ما هو المقصود بتقسيم أوجه النشاط في وحدات إدارية؟

 

إن تقسيم أوجه النشاط في وحدات إدارية (إدارات،أقسام، وحدات) ليس بالشيء اليسر ولا يمكن أن يتم بناء على نزعات اعتباطية أو رغبات عاطفية وإنما تحكمه شروط تختلف أهمية كل شرط منها باختلاف الظروف. 1-         الاستفادة من التخصص. 2-         الحصول على التنسيق. 3-         ضمان إعطاء الاهتمام الملائم للعمل الهام(أو الأهم). 4-         المساهمة فى الرقابة. 5-         خفض المصاريف (التكاليف). اعتبارات خاصة مثل الظروف المحلية وطبيعة العمل. وسنعالج هذه الشروط كلا على حدة بشئ من التفصيل. 1-         الاستفادة من التخصص. إن الفوائد التي تعود على المنظمة من التخصص ظاهرة فالتخصص يزيد من المهارة ويقلل من التكاليف ويزيد من الإنتاج ويزيد من جودة السلعة أو الخدمة المؤداة وفى تقسيم الواجبات يراعى الإداري (أو المنظم) الاستفادة من التخصص أي يقوم بتجميع أوجه النشاط المختلفة التي تحتاج إلى تخصص معين بعضها مع بعض ففي مصنع كبير لا يمكن تجميع عمليات الصهر والسبك والتجميع في مجموعة واحدة، لأنه من الصعب العثور على فرد متخصص في عمليات الصهر والسبك والتجميع في نفس الوقت. 2-الحصول على التنسيق. عن الغرض الأساسي من التنظيم هو توحيد جهود الأفراد حتى لا يكون هناك تعارض أو احتكاك فعدم وجود المجودات المتعارضة والاحتكاكات بين الأفراد دليل على التنسيق الجيد والعكس صحيح فكلما زاد التعارض والاحتكاك بين الأفراد كان ذلك دليلا على عدم وجوده بين مجوداتهم والواقع أن عدم وجود التنسيق في أي مشروع من أهم الأسباب التي  تدعو إلى إعادة التنظيم ففصل الشراء عن البيع في متجر للتجزئة يسبب كثرا من التعارض والاحتكاك طالما أن الشراء هنا بقصد البيع أما إذا تم تجميع نشاطات الشراء والبيع في المتجر في قسم واحد (أي برئاسة فرد واحد)لأمكن تحقيق التنسيق بين نشاطات الشراء والبيع لارتباطهما ارتباطا وثيقا. ومن ناحية أخرى فانفصل النشاطات المتعلقة بشراء المواد الخام ( في أحد المصانع) عن البيع لا يؤدى بالضرورة إلى حدوث احتكاك لأن عملية الشراء بطبيعتها غير متصلة بالبيع فالشراء في المشروع الصناعي مرتبط بالإنتاج بعكس متجر التجزئة يكون الشراء لأجل البيع. 3-ضمان الاهتمام الملائم: كلما كان النشاط هاما في المنظمة كان ذلك داعيا لفصله عن النشاطات الأخرى وجعله في مجموعة أو إدارة منفصلة ليس هذا فحسب بل كلما كان النشاط هاما لنجاح المنظمة كان من الضروري وضعه في مستوى إداري أعلى في الهيكل التنظيمي فإذا كانت وظيفة الإعلان مثلا غير هامة في المنشأة لأمكن وضعها مع أي من الوظائف الأخرى أما إذا اعتبر الإعلان هاما جدا للوصول إلى أهداف المنشأة لكان من الضروري جعل الإعلان منفصلا ومديره مسئولا مباشرة أمام الرئيس الإداري الأعلى . ومبدأ الاهتمام الملائم ينبع من ميل الأفراد الطبيعي إلى عدم إمكان إعطاء الاهتمام الملائم لعمليات متعددة في نفس الوقت وبنفس الدرجة . 4- تسهيل الرقابة:- يفضل عند تقسيم أوجه النشاط أن يؤخذ في الحسبان تسهيل الرقابة (أي عملية التأكد من أن ما تم تنفيذه مطابق لما أريد عمله) فتجميع النشاطات في وحدات إدارية قد يسهل عملية الرقابة وقد يعرقلها ومن الأمور التي تسهل عملية الرقابة فصل العمليات التي تعتبر رقابية في طبيعتها عن بعضها فالسجلات التي تراقب حركة النقدية مثلا يفضل جدا أن تكون بإدارة غير إدارة الخزينة فليس من المعقول أن تكون النقدية والرقابة على النقدية في إدارة واحدة من اختصاص وسلطة فرد واحد. ومما يسهل عملية الرقابة أيضا أن تكون العمليات المختلفة التي تحمل طابعا واحدا من مسئولية شخص واحد فمن العمليات المختلفة عمليات النقل والتخزين لكنها تحمل طابعا واحدا وهى مسئولية إيصال البضاعة إلى المستهلك. ومن الأمور التي تسهل عملية الإشراف كذلك راحة الإشراف كأن توضع جميع العمليات التي تتم في طابق واحد (في متجر من عدة طوابق) تحت سلطة مشرف واحد لا أن تجمع عمليات مختلف الطوابق وتسند لشخص واحد. 5- خفض التكاليف:- لاشك أن إنشاء إدارة لكل نشاط يتطلب أموالا قد تكون هائلة ولذلك ف‘ن كثيرا من أوجه النشاط يتم تجميعها مع بعضها لا لأنها مرتبطة ببعضها ولكن لأنها تساهم في خفض التكاليف ويظهر ذلك مثلا في حالة إدماج عملية البيع النقدي مع عملية البيع بالتقسيط في المحال الصغيرة أو إدماج عمليات البريد الصادر والوارد مع عمليات حفظ الأوراق (الأرشيف) فى منشأة صغيرة. 6- اعتبارات خاصة مثل الظروف المحلية وطبيعة العمل:- عند تقسيم أوجه النشاط يجب مراعاة إمكان الحصول على الشخص الذي تتوافر فيه الصفات المطلوبة لملء المنصب فليس من المنطق تجميع عمليات البيع والنقل والتخزين والإعلان والترويج في وحدة إدارية واحدة إذا كان من غير الممكن الحصول على شخص مسئول عن هذه العمليات كلها ويجب ألا يفهم من ذلك أن تجميع الوظائف يجب أن يبنى حول الأشخاص وإنما يجب النظر إلى إمكان وجود الأشخاص في الظروف المحيطة. وقد يتم تجميع الأعمال غير المتناسقة لمجرد أن بعض هذه العمليات لا يكون عملا كافيا لشخص طوال اليوم كأن يتم إدماج المبيعات مع الخزينة بالرغم من أن ذلك يتعارض مع قاعدة الرقابة.  

 

أتفق مع جميع اجابات الزملاء

التنظيم هو وظيفة إدارية تهدف إلى تحديد وتجميع أوجه النشاط اللازمة لتحقيق هدف معين بأحسن الوسائل وبأقل التكاليف، ويقتضى تحديد اختصاص كل فرد في المجموعة أي تحديد العلاقات والسلطات، وبالتالي يظهر الهيكل التنظيمي للوحدة. ويتضح من هذا التعريف أن للتنظيم ثلاث عناصر أساسية هي:1- وجود هدف محدد متفق عليه.2- وجود مجموعة من الأفراد بينها علاقة محسوسة.3- اشتراك الأفراد في تحقيق الهدف.أصول وقواعد التنظيموللتنظيم أصول وقواعد علمية يرتكز عليها حتى يمكنه من تحقيق الأغراض المستهدفة بأحسن الوسائل وبأقل التكاليف. وهذه القواعد والأصول هي:أولاً: تقسيم العمل:حرصا على مساهمة الأفراد في إنجاز العمل بكفاءة تامة، ومنعاً للازدواج والتداخل في العمل، فإنه يتم نوع من تقسيم العمل إلى مجموعات إدارية أو وحدات تنظيمية على أسس علمية معينة مع مراعاة تحقيق التعاون بين الأفراد العاملين وأحكام الإشراف والتوجيه والرقابة من المدربين والرؤساء.ويعتبر تقسيم العمل من أهم المبادئ العلمية المعترف بها في مجالات التنظيم والإدارة في دوائر الأعمال (على المستوى الحكومي والقطاع العام والقطاع الخاص) ودعت الحاجة إليه اتساع الأعمال في الدوائر الحكومية وقيام المشروعات الضخمة ذات رؤوس الأموال الكبيرة والنشاط الواسع والأعمال المتشعبة، الأمر الذي تطلب توزيع الأعمال داخل هذه المشروعات توزيعا عادلاً يضمن حسن إنجازها واستخلاص أطيب النتائج منها، ويرمي التقسيم العلمي للعمل إلى:- نوع الأعمال المزمع القيام بها وفقا لسياسة المشروعات وحجم المعاملات.- تقسيم هذه الأعمال إلى مجموعات تضم كل مجموعة أعمال من نوع واحد تتقارب في الصفات والخصائص.- وضع المجموعة الواحدة تحت إشراف إدارة فنية واحدة متخصصة في نوع عملها.- إسناد عملية الإشراف والمراقبة على أعمال المجموعات المختلفة إلى الإدارة العامة للدائرة أو المنشأة بما يضمن حسن التوجيه والإرشاد والقيادة طبقاً للهدف المرسوم.- يدعو التقسيم إلى الاستقرار داخل الوحدة، كما يعمل على الاقتصاد في الجهد والتكاليف، وأن الدوائر الحكومية أو المنشآت التجارية التي طبقت مبدأ تقسيم العمل على أساس علمي سليم قد حققت الكثير من انتظام العمل واستقراره وزيادة إنتاجه والتخفيف من حدة المصادمات والازدواجية والتداخل الوظيفي والإقلال من المنازعات والحد من المشاكل التي تنشأ من اضطراب التوزيع.ثانياً: تحديد مصدر السلطات:- يعتمد تنسيق جهود في التنظيم على السلطة حتى لا يعمل كل فرد ما يحلو له وبذا يختفي التكامل في الجهود وتعم الفوضى.وهناك نوعان من السلطة: السلطة الرسمية وهي التي تمنحها القوانين واللوائح لرئيس العمل، والسلطة الشخصية وهي مجموعة مكونات شخصية المدير الناجح في عمله والتي تنتج عن ذكائه وخبراته وخلقه وخدماته وقدراته المختلفة.- أما المسئولية فهي النتيجة الطبيعية لقيام العلاقة بين الرئيس والمرؤوس، ويعبر عنها تعهد المرؤوس قبل الرئيس بالقيام بعمل محدد وتنفيذ الأوامر الصادرة إليه.- وتتدرج الواجبات على أساس درجات السلطة وما يقابلها أو ما يعادلها من مسئولية، وتسمى هذه الظاهرة في التنظيم بسلسلة التدرج، وتتميز بشكل واضح في الجهاز الحكومي بصفة خاصة، بمعنى أن المرؤوس مسئول دائماً أمام رئيسه المباشر عن القيام بواجبه وبأعباء وظيفته، كما أن الرئيس سيظل مسئولاً عن تنفيذ هذا الواجب وتستمر مثل هذه العلاقة من أسفل لأعلى حتى تصل إلى الرئيس الأول (الموجود في قمة خريطة التنظيم) الذي تقتضي سلطته أن يكون مسئولاً عن لتنظيم وعن الأعباء والواجبات والوظائف بأجمعها.وفي حالة تمتع المدير بحق الاستعانة بغيره من المرؤوسين له لأداء العمل فيجب أن يتحدد بوضوح ما يقوم به شخصياً من عمل ومقدار ما سيكلف بأدائه المرؤوس، كما يجب أن يكون هذا التفويض أو التوكيل وسيلة لتحقيق الكفاية في إنتاج العمل المراد أداؤه لا سبيلا إلى تعقديه واضطرابه.والمقصود بتفويض السلطة هو تنازل الرئيس عن بعض سلطاته للمرؤوس وإعطائه حق اتخاذ القرارات وإصدار التعليمات اللازمة لإنجاز العمل. ومن مزايا هذا التفويض تخفيف أعباء العمل عن كاهل الرئيس وإفساح مجال الترقي أمام المرؤوسين بتدريبهم على الأعمال القيادية.ولتطبيق نظام السلطة والمسئولية المناسب، هناك نظامان معمول بهما في دوائر الأعمال هما: "نظام المركزية – ونظام اللامركزية" .. والمركزية تقضي بعرض جميع الأعمال على الرئيس للبت فيها وليس لأحد من المرؤوسين حق التصرف في عمل دون موافقة الرئيس .. أما اللامركزية فمعناها توزيع السلطة على الموظفين بحيث يصبح كل منهم مسئولاً بقدر ما يتمتع به من سلطة وله أن يبت ويفصل فيما يحال إليه من أعمال دون الحاجة للرجوع إلى الرئيس.ولست هنا في مجال التفرقة أو التفضيل بين المركزية واللامركزية، فلكل منهما مزاياه، وتفضيل طريقة على أخرى يتوقف على نوع الوحدة أو المشروع الذي تستخدم فيه الطريقة، ومن المتفق عليه إلى حد ما أن نظام اللامركزية هو المفضل في المشروعات التجارية الكبرى، أما نظام المركزية فيصلح للأعمال غير التكرارية والمتباينة وفي بعض الدوائر الحكومية. ثالثاً: تحديد الاختصاصات الوظيفية:ويقصد بذلك التفرقة بين أنواع الواجبات والأعباء المختلفة، والاختصاصات الوظيفية يمكن تقسيمها إلى ثلاثة أنواع:- اختصاصات لتحديد هدف المشروع أو الوحدة الإدارية.- اختصاصات للوصول إلى تحقيق هذا الهدف.- اختصاصات لإصدار القرارات التفسيرية التي تتمشى مع قواعد التصرف.وهذه الاختصاصات جميعا يطلق عليها – على الترتيب: اختصاصات التحديد – اختصاص التطبيق – اختصاص التفسير.ولا شك أن هذه الاختصاصات عامة، إذ أنه لا يوجد أي واجب أو وظيفة من أي نوع لا تتضمن واحدة من ثلاثة: تحديد ما يجب عمله – القيام بهذا العمل اتخاذ القرارات بخصوص ما يظهر من استفسارات أو مشاكل أو أسئلة أثناء العمل.وبتناول تعريف كل واجب توضيح علاقته بالواجبات الأخر، ومن الطبيعي أنه إذا قام كل فرد في التنظيم بتفسير خاص لواجباته وأسس علاقاتها بغيرها من الواجبات كان لابد أن يحدث تعارض بين التفسيرات وتصادم بين الأفراد مما يؤدي بالتالي إلى نقص الكفاية الإنتاجية والقصور في تحقيق الأهداف.رابعاً: تحديد الخدمات الاستشارية:الخدمات الاستشارية في التنظيم هي تقديم النصيحة والمشورة، وتقديم الخدمة الاستشارية للسلطة التنفيذية بناء على المعلومات والبيانات التي تقوم بتجميعها، وعملية تقديم الخدمة الاستشارية في دائرة أو منشأة ما يجب أن تمر بالخطوات التالية:1-عندما يواجه مدير الوحدة أو المنشأة مشكلة معينة تحتاج إلى رأي ومهارة فنية يحيلها إلى الجهة الاستشارية لدراستها.2-تبدأ الجهة الاستشارية في فحص المشكلة في ضوء أسئلة واستفسارات إيضاحية هي: لماذا؟ وكيف حدثت ومن المسئول عن حدوث المشكلة؟3-قد يحتاج الأمر عقد اجتماعات بين الباحثين في الوحدة الاستشارية أو عمل زيارات إلى مناطق المشكلة للوقوف على الإجابات اللازمة لبعض الاستفسارات من مصدرها وعلى الطبيعة.4-إعداد التقرير الخاص بالمشكلة وظروفها وملابساتها والحلول المقترحة لحلها وتقديمه إلى المدير.5-متابعة ما يصدر من قرارات أو تأشيرات على التقدير المذكور فقد يحتاج الأمر إلى تفسير أو إرشاد.ولم تعد الخدمات الاستشارية مجرد وحدة صغيرة أو مستشار يعمل بإدارة أو منشأة معينة، بل أن هذه الخدمات قد تحولت إلى هيئات استشارية اتخذ بعضها شكل مكاتب دولية أو شركات عالمية وأصبحت تمثل جزءاً هاماً من التنظيمات الحديثة، وهي الآن تقدم استشاراتها إلى الحكومات والشركات الكبيرة على حد سواء في المشروعات التي تقدمها مثل هذه الهيئات والمكاتب تمثل جانباً كبيراً من أوجه النشاط في مثل هذه المشروعات، بل أن تحقيق هذه المشروعات أصبح يعتمد اعتماداً كبيراً على هذه الخدمات وبدونها ربما تعجز عن تحقيق هذه الأهداف.

اتفق مه اجابه الاستاذ ظفر جهاد zafer jehad

إجابات رائعة ليس لدي ما أضيف 

تحياتي للزملاء 

وشكراً للدعوة

اتفق مع اجابة ا. ظفر واستاذ/ خالد لاجاباتهم الرائعة والمميزة مثلهم