Inscrivez-vous ou connectez-vous pour rejoindre votre communauté professionnelle.
تعريف
هو موظف في شركة يقوم بدعم السلطة التنفيذية، الرئيس التنفيذي، أو المدير، وله القدرة على اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة في الوقت المناسب. وإدارة المكاتب بصورة شاملة من الألف الى الياء وحضور الاجتماعات أو المؤتمرات بدلا عن السلطة التنفيذية في بعض الاحيان ان تطلب الأمر.
الوصف الوظيفي الدقيق لهذه الوظيفة
تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب
جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن
إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
إعداد التقارير الإحصائية.
إدارة جداول البيانات.
استقبال الزوار وتحيتهم.
إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا
العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر
اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها
فإذا كنتَ أو كنتِ تقوم بهذه المهام على اكمل وجه اذن انت سكرتير تنفيذي ناجح جدا بل قيادي ناجح
• مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .
• ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها .
الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :
أولا الصفات الشخصية :
أن يكون صادقا أمين يحفظ أسرار المنشأة
أن يتميز باللباقة وحسن التصرف
أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة
أن يكون قوى الثقة بنفسه
أن يكون حسن المظهر
أن ينجز العمل بإتقان ودقة
أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع
ثانيا : الصفات العلمية :
أن يكون حاصلا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية
أن يكون واسع الاطلاع على ما يستجد في مجال عمله
أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة
أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المتبعة داخل المنشأة
أن يطلع على الأعمال الحكومية المتعلقة بأعمال المنشأة
ثالثا الصفات العملية :
الطباعة
الإملاء
النسخ
معالجة البريد الوارد والصادر
استعمال الهاتف
معالجة المعلومات والبيانات
مهارات الاتصال
مهارات تحديد المواعيد والاستقبال
إنك لم تصبح سكرتيرة أو سكرتير تنفيذى أو إداري لأن لديك قدره على النسخ على الكومبيوتر او الآله الكاتبه الكهربائيه أو لأن ابتسامتك مبهره ، لكن هناك خطوات ضروريه تمر بها لتحصل على تلك الوظيفه . ولكن صدقوني كل واحد يمكنه أن يصل إلى ذلك الهدف ، ويتعلم كيف يكون أحد الممتازين فى هذا المجال. إذا أخذت دورة فى أعمال السكرتاريه , سوف تتعلم الأساسيات التى تساعدك.ولكن لتتمكن من الحصول على الاعتراف بك كسكرتير والوصول إلى الهدف من أن تصبح سكرتير تنفيذي ، ستحتاج الى تطوير نوعيات معينة من الصفات، فى هذا المقال سوف تجدهم ، وأنا متأكده أنك سوف تكون سكرتيره أو سكرتير تنفيذى موضع إحترام لكفائته العاليه.
أولا : المحافظه على السريه :السرية هي الصفه الرئيسيه للسكرتير التنفيذي الجيد . من دون هذه الثقة بين رب العمل والموظف لن يكون هناك ثقه بعد الآن. خلال سنوات عمله و الخبرة في العمل كسكرتير يتطور الموظف ، ويتعلم كيفية المحافظه على سريه الامور. صدقوني هناك الكثير من السلوكيات التي يمكنك تجنبها لتحافظ على سريه العمل منها الآتى :ــ
· الحديث عن وظيفتك و تفاصيلها خارج العمل أو ما يحدث أثنائها ــ التحدث عن رئيسك أو قرارته أو أين يذهب ، اوالغرض من أى رحلة يقوم بها ــ الاستماع الى محادثة سرية عن شيء ثم تقوم بنشرها و التعليق عليها مع باقى العاملين أو حتى أحدهم . إذا كنت لا تستطيع منع نفسك من النميمة أو حب الإستطلاع لا يمكنك أن تصبح سكرتير تنفيذى أو إدارى و هذه الوظيفه ليست مكانك على الإطلاق لأنك شخص لا تستطيع أن تحفظ سر.
ثانـيــا : الأمـــانة الأمانه مع السرية معا من الصفات العظيمة التى تجعلك سكرتيرا متميزا. هناك طرق كثيرة لتكون أمينا الآتى بعض الأمثلة الوقت الذى تقضيه فى الدردشة أو اللعب على الكمبيوتر ينبغي القيام به في وقت فراغك ، ووقت الغداء أو في المنزل و ليس فى أوقات العملأي شىء ملك الشركة عليه البقاء داخل الشركة ما لم يكن لديك الإذن لأخذهما يوجد داخل الخزينه من مال هو ملك المنشأه لا يمكنك أخذ شىء منه دون إذن ، إنه لا يخصك فلا تأخذ منه مهما كان لديك عذرا أو حتى إذا كنت تنوى في إعادتهإذا كان لديك عمل مطلوب إنجازه لابد من الوفاء به فى الميعاد المحدد و لا تؤجله لاى سبب. لا تغادر المنشأه الا فى الميعاد المحدد للمغادره. لا تخرج مبكرا الا بإذن.مكافأة أن تكون أمينا ، هى إنك سوف تكسب المزيد من التقدير لعملك ، وقد تحصل على ترقيه أو زياده فى المرتب. وستحصل أيضا على الترقيه اللازمه للوصول الى هدفك كسكرتير تنفيذي مشهود له بالكفاءه و الإحترام
ثالثـــــا : المعرفـــه :المعرفة ، والحفاظ عليها ، هي مصدر كبير للحكمة. تعلم ، واحصل على مزيد من المعرفة ، وإهتم بتعلم مهارات جديدةمن المدهش أنه يبدو أنه لا نهاية للتعلم , العلم يجري أسرع من التعلم. إذا كنت قادرة على أن تكون قابلا للتعلم في عملك كسكرتير سوف تصل الى الهدف أن تكون سكرتير تنفيذي. إقنع نفسك بفكره ''يمكننى ان افعل ذلك
هناك حاجة إلى مجموعة واسعة من الصفات والمهارات لتكون سكرتير تنفيذى ناجح: انها بالتأكيد ليست الوظيفة التى يستطيع الوافد حديثا يستطيع مباشرة أن يصبح سكرتير تنفيذى. لذلك فإن الخطوة الأولى هي الحصول على ما لا يقل عن عامين من الخبرة في مجال تعزيز وتحسين معلوماته فى اعمال السكرتارية و إجاده المهارات الأساسية. و بصراحة ، المؤهلات الأساسية في اللغة الإنجليزية والرياضيات وطريقة الملبس الجيدة و التعامل مع الهاتف و الزائرين بشكل صحيح من أساسيات العمل كسكرتير عادى و أهم للسكرتير التنفيذى بالاضافه لما ذكر أعلاه. القواعد اللغويه الصحيحه ، الإملاء واستخدام اللغة الانكليزية ضرورة لوسائل الإتصال المكتوبه ، سواء كان عن طريق البريد الإلكتروني أو العادي ، ولكن أيضا فى كتابه التقارير والمقترحات. كما يطلب العديد من السكرتاريه التنفيذيه تحمل بعض المسؤوليات المالية ، وبالتالي يجب أن يتم تدريبه على التعامل بالأرقام. مهارات الكمبيوتر, وليس فقط معالجة النصوص ولكن أيضا إدارة قواعد البيانات وجداول البيانات ، والبحث في الإنترنت ، وحتى في هذه الأيام يجب معرفه وسائل الاعلام الاجتماعية.
مهارات التواصل , بما ان السكرتير التنفيذى هو أول من يقابل الزائرين , فان اللباقة والدبلوماسية و القدره على التفاهم ضرورية لأن معظم المديرين مشغولين لذلك الاعتماد على السكرتاريه التنفيذيه تصبح مهمه جدا, خاصه التعامل مع المكالمات التليفونيه والتحضير لعقد الاجتماعات. قد يكون من الجيد أن السكرتير التنفيذى قادر على التعامل مع المواقف الطارئه من دون الحاجة إلى الرجوع إلى رئيسه و التعامل مع هذه المواقف بكياسة ، وفي تكتم واقتدار. كما إنهم في حاجة الى فهم مفصل لمنتجات الشركة وعملياتها حتى يجيب على أى سؤال يوجه له . وبالتالي لذلك يحتاج السكرتير التنفيذى إلى مستوى أعلى من التعليم إذا كان منتج المنشأه ذات تقنية عاليه أو عاليه التخصص
منصب السكريتار التنفيذي هو منصب يوجد في المستوى التنفيذي او التشغيلي من مستويات الادارة .
بطاقة الوصف الوظيفي:
1- الوصف لمتطلبات المنصب الوظيفي:
الاسم الكامل: سكريتار تنفيذي
النوع: تنفيذي
القسم: إداري
2- المسؤوليات الكبرى:
الرد على الهاتف
تسجيل الطلبيات
المهام:
تنظيم الاجتماعات
أعمال السكريتاريا اليومية وتهيئة الملفات.
دراسة الاحتياجات و البريد وغيرها من الاعمال المكتبية.
3- العلاقات الوظيفية:
علاقات افقية: تتمثل في التنسيق بين جميع الأقسام في نفس المستوى الإداري
علاقات عمودية: تكون مع المدير المشرف
4- وصف مواصفات المرشح:
التكوين على تكنولوجيا العمل الجديدة.
التجربة والتأهيل الجامعي في مجال إدارة الاعمال
السلام عليكم ورحمة الله...
اتفق تمام مع الاخت سهير والاخوه محمد وحمدن الله فى اجابتهم الموجزة كفيتى ووفيتى وماتركتولى شئ اقوله ماشاء الله ههههه ... جزاكم الله خيرا ... واحب ان اضيف الى ذلك حسب رايي وخبرتى المتواضعين ان الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي يختلف حسب من شركة لشركة ولكن ذلك لا ينفي اشتراك جميعها فى المبادئ الاساسية المعروفة فى مجال الادارة والسكرتارية بصورة عامة .. وشكرا
تقبلو خالص تحياتى ..
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
طبعا وكالعادة اجابتي تعبر عن وجهة نظري لا اكثر ولا اقل
السكرتير التنفيذي وبشكل مبسط ومختصر هو امين سر مدير القسم الذي يعمل به من حيث المحافظة على اسرار العمل والعاملين
وطبعا نعرف ان هذا التعريف ينطبق على كل سكرتير ولكن السكرتير التنفيذي يختلف او بمعنى اصح يتميز بأن له الصلاحيات الكامله من مديره بأن ينوب عنه احيانا في البت والتصرف في بعض الامور والقرارات الخاصه والتي من شأنها مواصلة عمل المنشأة والعاملين بها دون تأخيير سير العمل
واشكرك جدا على سؤالك المتميز
مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .
• ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها .
باختصار السكرتير التنفدي يعتبر الذراع اليمين للمدير اي يجب ان يغطي جميع ثغرات او النقاط التي يقوم بها المدير وذلك كون المدير يكون دائما منشغل بامور كثيرة ويترب على شخص ما القيام بالتغطية والتواصل معه ومع الجميع .
ما شاء الله لم اجد اجابة بعد اجابة الزملاء الاكثر من رائعة على السؤال المميز
دمتم بود
بإختصار شديد رايح اعرفه لان وجدث اكثر الاجابات والمشاركات على هذا السؤال وافية جدا لذلك رايح اعبر ان السكرتير التنفيذي هو المتسبب في نجاح جميع الاعمال المكتبية والتنظيم الجيد وإدارة الوقت بنجاح لمجلس الادارة بالمنشاة