دور الارشيفي الجيد في حفض وسترجاع الوثائق ؟

الحفاظ على السجلات محدثة من جميع الوثائق والرسومات المعتمدة وتوزيعها بشكل واضح.

الحفاظ على الوثائق والرسومات في مكتب مراقبة الوثائق تحت حراسة آمنة دون أي ضرر أو تدهور مع سهولة التتبع.

الحفاظ على الملفات والسجلات كما هو مطلوب من قبل المشروع

 

هاي واجبات الارشيفي المترتبه عليه سواء كان جيد ام غير جيد

وستعمل على تحويل العمل او قسم الارشفه الى روتين 

ما اطلبه بالسؤال هو كيف يتميز او ما يميز قسم الارشيف في العمل وتغيره من وضيفه روتينيه الى عمل ابداعي او تطوري يرتقي بارشيف المؤسسه ونعلم انه اذا ارتقى قسم الارشيف ترتقي المؤسسه جميعها 

(اعتذر عن عدم توضيح السؤال بما يكفي )

- فرز ومعالجة التحويلات العشوائية إن وجدت - تحديد مدد حفظ الوثائق في الفترة الشبه نشطة باعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق - تنظيم الملفات داخل الحافظات ووضع ملصقات عليها عدد التحويل والعدد الرتبي للحافظة وموضع الخزن - ترفيف الحافظات مع الأخذ بعين الاعتبار أمن وسلامة الوثائق ومتابعة الإشراف على مدة حفظها - إعداد سجلات خاصة بعمليات التحويل والترحيل والإتلاف التي تم القيام بها. - إعداد سجلات خاصة بآجال التحوبل والترحيل والإتلاف المزمع القيام بها وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق. - القيام بالإحصائيات حول حجم الوثائق المحولة ونسبة تطورها سنويا والوثائق المتلفة والمرحلة إلى مؤسسة الأرشيف الوطني قصد توظيفها في حسن التصرف في الموارد البشرية والمادية وتوزيع العمل بالإدارة - ترحيل الأرشيف المعد للحفظ الدائم والقيام بعمليات الانتقاء للوثائق التي تتطلب ذلك وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق للمساهمة في إثراء الذاكرة الوطنية والحفاظ عليها لغايات البحث العلمي والتاريخي. - الإتلاف المقنن للوثائق بعد مصادقة المصلحة المنشئة ومؤسسة الأرشيف الوطني وذلك للاستغلال الأمثل للفضاءات والتصرف فيها وما يترتب عنه من ربح مادي للإدارة. - الإشراف على عملية الإتلاف إلى حين رسكلة الوثائق لضمان أمن المعلومات الإدارية. إتاحة واسترجاع الوثائق - تنظيم عمليات الاطلاع على الأرشيف والتي تقتصر على المصلحة المنشئة دون غيرها. - إعداد وتوزيع استمارة اطلاع على الوثائق توضح صفة الشخص الذي طلب الاطلاع والبيانات المتعلقة بالوثائق المطلوبة وكيفية الاطلاع سواء على عين المكان أو استرجاع الوثائق. - فتح سجل لعمليات الاعارة والاطلاع. - الحرص على متابعة عمليات الاتاحة واسترجاع الوثائق عند انتهاء المدة المحددة للاطلاع وإرجاعها إلى أماكن حفظها