ماهي الدورة المستندية لإدارة المخازن ؟

اولا لو اضافة اصناف تكون على النحو التالى <1>الفحص والاستلام من اصل الفواتير او العقد التوريد ويقوم قسم الفحص والاستلام بالاجراءت المتبعة من مطابقة الاصناف من حيث المواصفات الفنية او تاريخ الصلاحية والتميم عليها بعد ذلك يحرر مستندات الاضافة الى المخازن ويتم تسليمها الى المخازن بعد انهاء اجراءت الفحص وبعدها يقوم امين المخازن ايضا بعملية التخزين والاضافة على حسب النظام المتبع <2>اذا كانت خصم اوصرف يتوجهة مندوب الصرف الى قسم الاجراءت المخزنى وتحرير مستند الخصم من المخازن الى المندوب ويتوجهة المندوب الى المخازن بالمستندات يقوم امين المخازن بصرف الاصناف وتسجيلها بالخروج فى دفتر المنصرف اليومى 

1. الإستلام

2. الفحص

3. الإضافة ( النظام الإلكتروني والدفتري )

4. الصرف ( مستهلك / مستديم )

5. الإرتجاع

1. محضر الفحص والاستلام ... يحرر محضر الفحص والاستلام عند معاينة واستلام البضاعة الواردة من أي مورد مع مطابقتها فنياً وكمياً مع المواصفات المطلوبة وبواسطة لجنة مشكله لإجراءات الفحص والاستلام . · يحرر محضر الفحص والاستلام ü الأصل يسلم للإدارة المالية ليرفق مع إذن الإضافة والفاتورة . ü صورة للمشتريات للمتابعة والمطابقة مع امر التوريد . ü صورة ثابتة بالدفتر ولأمين المخزن . 2. إذن الإضافة ... يحرر إذن الإضافة للأصناف الواردة التي يتم قبولها بإنتهاء إجراءات الفحص على أن يقوم أمين المخزن بإضافة الأصناف بعهدته وإثبات استلامه النهائي لها وقيد إذن الإضافة في كارت الصنف . · يحرر إذن الإضافة ü الأصل يسلم للإدارة المالية مرفق به محضر الاستلام والفحص . ü صورة لأمين المخزن للقيد بكارت الصنف . ü صورة ثابته بالدفتر . 3. إذن الصرف ... يحرر إذن الصرف أمين المخزن طبقاً لأصل طلب العميل الوارد له من موظف الاستقبال . · يحرر إذن الصرف ü الأصل يسلم للإدارة المالية ليرفق به فاتورة البيع الواردة من قسم المبيعات . ü صورة لأمين المخزن للقيد بكارت الصنف . ü صورة لقسم المبيعات مرفقاً بها صورة طلب العميل . ü صورة ثابتة في الدفتر . 4. إذن الإرتجاع ... يحرر إذن الإرتجاع في حالة ارتجاع أي بضاعة سبق وأن حرر لها إذن صرف . · يحرر إذن الإرتجاع ü الأصل يسلم للإدارة المالية لتخفيضه من حساب العميل بدفتر العملاء ومن كارت أو دفتر مراقبة المخازن . ü صورة لأمين المخزن لإجراء إضافة الأصناف المرتجعة بكارت الصنف . ü صورة ثابتة في الدفتر . 5. كارت صنف ... يتم إثبات كافة عمليات إضافة أو صرف أو ارتجاع البضاعة في كارت الصنف على أن يخصص كارت لكل صنف على حده .