ماهي الإجراءات المتبعة لعدم تكرار الإضافة لفاتورة واحدة أكثر من مرة في حالة عدم دخول الأصناف للمخازن مباشرة كالسلف المؤقتة والمستديمة ؟

يتم التوقيع من قبل أمين المخزن بـ تم التوريد ويضع تاريخ اليوم وطبعا في حالة وجود ختم أصل تختم الفاتورة بالاضافة إلى أن كل فاتورة لها S.N مع التوقيع من قبل الشخص الذي اشترى بأن تم الشراء بمعرفتي ثم تأخذ الفاتورة دورتها المستندية ويتم وضع رقم الاضافة وتاريخها على الفاتورة وتوقيع كاتب الشطب عليها

اولا يتم جرد البضاعة المستلمة وبعد التاكد من مطابقتها للفاتور يتم التوقيع بالاستلام والختم واخد صورة منها للحفظ فى الارشيف الوارد ويسجل رقم الفاتورة و تاريخها والجهة التى وردت منها البضاعة في التقرير اليومي وبالتالي تكون عملية المراجعة بسيطة واحتمال الخطا ضئيل ودللك بالرجوع الى التقرير اليومي المؤرخ

لابد من مطابقة رقم الفاتورة ومراجعتها بالفواتير المحفوظة لعدم تكرار الاضافة وهذا ابسط اجراء لامين المخزن دة بخلاف خبرة طبعا امين المخزن واسلوبة فى العمل

يمكن إسناد برنامج إعلام آلي للمشتريات حيث يكون فيه رقم فاتورة الشراء وحدوي أي أن البرنامج لا يقبل إعادة رقم الفاتورة مرتين , فيرفض الشراء بمجرد إدخال رقم فاتورة موجود سابقا ليبث رسالة تقول فاتورة الشراء موجودة سابقا .... فيسهل بذلك العمل عن البحث اليدوي و مهما كان العامل فإن الإنسان بشر قد يخطيء و لايلحظ رقم فاتورة موجود سابقا لكن الآلة لا تخطيء

تم عمل توريد للمخازن وتم كتابة كود مسلسل على التاريخ اليوم

ضرورة العمل ب رقم مسلسل الفاتورة Invoice SN و أيضا رقم مسلسل للإذن إضافة المواد لعدم التكرار , وكذلك في حالة توفر نظام محاسبي ERP  يكون التحكم أسهل لأنه يقوم بالتنبيهات في حالة عدم التكرار 

لا علاقة بين الفواتير أو المخازن وبين السلف والعهدلكل له حساباته وطبيعته وطريقة تسجلية ومراجعتهوبخصوص موضوع اضافة الفواتير فهي تمر بسلسة اجراءات ومراجعات يصعب اعادتها او تكرارها اذا كانت الشركة تقوم بنظام رقابة وتسجيل جيد

السؤال غير واضح

اولا اذا كانت البضاعة لم تدخل للمخزن وصرفت مباشرة بيكون فيه امر صرف مرفق مع امر التوريد وعلية رقم التوريد وقم الصرف مع مراجعة رصيد الصنف وبيان حركته بصفة دورية

ثانيا كل امر توريد وامر صرف بياخد رقم مسلسل فيكون بكده مفيش اى مجال لتكرار التوريد والصرف اكثر من مره ايضا مراجعة الرصيد الفعلى والدفترى للاصناف بصفة دائمة

اتمنى انى اكون فهمت السؤال

يجب استخدام نظام محاسبي باستخدام الحاسوب يضبط التسلسل الرقمي للفواتير الصادرة بحيث يمنع الحاسوب تكرار اصدار نفس الفاتورة مثل برنامج SAP