ماهي المرونة التنظيمية و دورها في تحقيق الاهداف التنظيمية؟

التوجه السريع للحكومة الاتحادية نحو الحكومة الذكية، كان بقصد ايجاد أفضل الخدمات والممارسات في مجال الأداء المؤسسي، بحيث توفر مرونة وسلاسة في آلية تنفيذ المعاملات والإجراءات، ولذلك فإن للمرونة المؤسسية أهمية بالغة في تحسين العمل وزيادة الانتاجية، فبها تقلل التكاليف وتسهل المعاملات وتزيد الكفاءة.

ففي أحيان كثيرة قد يحتاج الموظف لتقليل وقت بعض المعاملات دون المساس بجودة الخدمة المقدمة، وهذا يتطلب تواجد موظف ذو خبرة ومدرب بشكل جيد، يمكنه تحليل الموقف والمهمة المطلوبة من المعاملة، واتخاذ القرار الصحيح في تبسيط الاجراءات، أو رفع مقترح للإدارة الأعلى حول كيفية تسهيلها.

وتختلف آليات تحقيق المرونة ومستوياتها من مؤسسة إلى أخرى، معتمدة على قدرات وإمكانيات موظفيها من حيث سرعة الاستجابة لطلب تسهيل الاجراءات، وتشجيع ممارسات المرونة بصفة عامة، وتوفر عنصر بعد النظر وسعة الأفق، والقابلية للتكيف وتعديل الأوضاع، وأخيراً تواجد روح المبادرة والقدرة الإبداعية.

ويجب استخدام المرونة في المؤسسات باعتدال، ودون الاخلال باجراءات العمل المتبعة، والتي تكمن أهميتها في تحقيق الكفاءة والدقة والرقابة، وتوحيد العمل وعدالة توزيع المهام، والبعد عن الفوضى والإهمال، وضمان تنفيذ المهمة المكلفة وتوثيقها.

وفي المقابل فالجمود والتمسك بتنفيذ الأوامر دون التفكير المطلق في تسهيلها، من شأنه تأخير الخدمات وتعقيدها، وإضاعة الوقت، وخلق جمود مقاوم للتغير، وتحول السلوك الإداري لعملية روتينية.

إذاً المرونة ضرورة لتحسين الأداء وليست رفاهية، فالمؤسسات بحاجة إلى تطبيق المرونة دون تفريط أو افراط، وحتى تحقق مرادها كمؤسسة لتسهيل المعاملات ورفع رضا المتعاملين وتسهيل الإجراءات وتحسين الخدمات وتمكين المؤسسة وموظفيها، واختصار الوقت مع زيادة الكفاءة والانتاجية، أما ايجابيات المرونة على الموظفين فتكمن في التخفيف من الإرهاق الفكري، وتوفير الوقت والجهد، وزيادة التحفيز والرضا، ورفع الروح المعنوية، وتحسين علاقات العمل.

ولكل ما ذكر سابقاً، فالحاجة إلى تطبيق المرونة بعقلية محترفة، تدرك واقع المؤسسة وإجراءاتها، ولا تكف عن التفكير في أي مخرج سريع لأي اجراء معقد، باتاً مطلباً مهماً وضرورياً من أجل بلوغ التميز الحكومي والوصول بالمؤسسة إلى مكانة مرموقة.

مفهوم المرونة

المفهوم العام للمرونة هو الحل الأيسر أو اللين واليسر أو القابلية للتغيير إلى الأحسن والأفضل ومنهم من يرى المرونة في تقبل الآخرين وأفكارهم.

أما تعريف المرونة المؤسسية فهي تلك المساحة المسموح فيها للموظف أو المؤسسة بتسهيل وتبسيط بعض المهام الوظيفية والمعاملات دون تجاوز الإجراءات والتعليمات أو الإخلال بالمهام الوظيفية واللوائح التنظيمية.

ضرورتها

1.      سلاسة الإجراءات

تهدف المرونة إلى التخلص من بعض الخطوات الروتينية الزائدة والتي لا يؤثر إلغاءها على القيود والإجراءات المطلوبة. جودة ودقة الخدمة المقدمة.

2.      تنفيذ المهام الوظيفية بأقل مجهود

بتطبيق المرونة يمكن للموظف المختص اختصار وقت الإنجاز لكل مهمة مطلوبة، وبالتالي توفير الوقت، وزيادة الانتاجية.

3.      تقليل التكلفة التشغيلية

هناك علاقة بين طول خطوات المهمة الوظيفية وبين التكلفة التشغيلية، والمرونة تقلل الخطوات وبالتالي تلغي الكثير من المصاريف التشغيلية.

4.      زرع الثقة في الموظف

 تمكين الموظف من بعض الصلاحيات التي تحقق المرونة من شأنه تعزيز مكانته في المؤسسة وبالتالي زيادة ثقته بنفسه من حيث المعرفة والإنجاز. يحس أنه له بصمة واضحة في مقر عمله.

5.      إكتساب القدرة على التطوير

 فتح الباب أمام المرونة المؤسسية من الأسباب التي تدفع للاستجابة والتفاعل وبالتالي لظهور الكثير من الأفكار المبتكرة التي ينتج عنها تسارع عجلة التطوير والتميز المؤسسي. 

كيف تتحقق المرونة لدى مؤسساتنا الحكومية

1.      قابلية القيادة للإستماع إلى آراء الموظفين من مختلف الفئات الوظيفية، ومحاولة تطبيق الإجراءات المقترحة للتأكد من فاعليتها.

2.      قابلية إجراءات العمل واللوائح التنظيمية للتغير وفقاً للمتغيرات في المجتمع.

3.      الاحتفاظ بالموظفين الأكفاء الذين يمكن الاعتماد عليهم في تطبيق المرونة دون تجاوز النظام العام. 

4.      نشر ثقافة المرونة المؤسسية بين الموظفين.

5.      توضيح الإجراءات الثابتة واللوائح التنظيمية التي على الموظف إتباعها وعدم تجازوها.

6.      تمكين الموظف للقيام بأكثر من مهمة واحدة، ويفضل شمولية إلمامه بكل الخدمات والإجراءات المتوفرة، حتى لا يكون غياب موظف ما سبباً في تعطل خدمةٍ ما.