ماهي الأفكار والأساليب الجديدة التي ترفع من قيمة الإبداع والفعالية في الإشراف على المستودعات أو المخازن ؟

التنظيم الادارى لادارة المخازن التبعية الادارية يتم تحديد التبعية الإدارية لإدارة المستودعات بحسب نظرة إدارة الشركة أو المصنع لهذه الإدارة وحسب حجم الشركة سواء كانت كبيرة أو متوسطة...الخ. ووفقا لاختلاف طبيعة المهام فإن هناك أكثر من تنظيم إداري يحدد تبعية إدارة المستودعات ومن تلك التنظيمات أو النماذج ما يلي: أولاً: التبعية المباشرة لمدير عام الشركة أو المؤسسة: في هذا التنظيم تتبع إدارة المستودعات مباشرة للمدير العام. ثانياً: التبعية الإدارية لإدارة الإنتاج: في بعض المصانع أو الشركات تتبع إدارة المستودعات مدير إدارة الإنتاج وذلك لارتباط مهام إدارة المستودعات بشكل مباشر بالعملية الإنتاجية وهي إحدى الجهات التي تضمن استمرار العملية الإنتاجية . ثالثاً: التبعية الإدارية لإدارة المشتريات: نظراً للارتباط الوثيق بين إدارة المشتريات وإدارة المستودعات؛ فإن عدداً من الشركات والمؤسسات تقوم بربط المخازن / المستودعات بإدارة المشتريات . رابعاً: التبعية الإدارية لإدارة المواد: التوجه الحديث للإدارة هو ربط إدارتي المشتريات والمستودعات بإدارة واحدة هي إدارة المواد وذلك لتتولى هذه الإدارة التنسيق بين الإدارتين بما يضمن تأمين المواد والأصناف للإدارات ووحدات الإنتاج بشكل سريع ومناسب وبأقل تكلفة وتتلخص المهام الخاصة بقسم المستودعات وفقا لهذا التنظيم فيما يلي: • استلام الأصناف: وهي المهمة التي يتم من خلالها قبول المواد والأصناف الواردة من جميع الموردين أو وحدات الإنتاج داخل الشركة أو المصنع. • التخزين: وتتمثل عملية التخزين فيما يلي: - إدارة المخازن والساحات التابعة لها. - تشغيل واستخدام معدات النقل والمناولة. - المحافظة على المخزون. • صرف المواد: وتمثل هذه المهمة في صرف المواد المصنعة للعملاء أو تزويد الوحدات الإدارية داخل الشركة بالمواد والأصناف التي تحتاج إليها للقيام بمهامها. أسلوب المركزية واللامركزية: مفهوم مركزية التخزين: يقصد بمركزية التخزين وجود مخزن مركزي واحد يقوم بتموين كافة الإدارات والوحدات داخل الشركة أو المصنع باحتياجاتها من المواد والأصناف. مفهوم لامركزية التخزين: يقصد بلامركزية التخزين وجود أكثر من مخزن أو مستودع في مواقع مختلفة تابعة لجهات الاستخدام داخل الشركة أو المصنع. ويؤثر على اختيار الشركة والمؤسسة لأحد الأسلوبين المركزية أو اللامركزية أو الجمع بينهما عدد من العوامل والاعتبارات يمكن تلخيصها فيما يلي:1- تنوع الأصناف المخزنة: عندما تتعدد الأصناف المخزنة بكميات ضخمة فإن وجود مخزن مركزي واحد يمكن من استيعابها بدرجة أكبر من وجود مستودعات صغيرة متعددة في ظل لا مركزية التخزين.2- مراقبة المخزون: عندما يتم استخدام الأسلوب المركزي في حفظ المواد؛ فإنه يمكن إحكام الرقابة على المستودع بشكل أكبر بكثير من استخدام أسلوب اللامركزية، حيث يمكن بسهولة اكتشاف المواد الراكدة والتالفة داخل المستودع.3- مساحة المستودعات: تحتاج الكميات المخزنة الضخمة إلى مساحات أقل عند تخزينها في مستودع كبير واحد بدلاً من حفظها في أكثر من مستودع، فعلى سبيل المثال لن تتكرر المساحات المتخصصة للممرات، وقد يصعب على الشركة توفير مستودع كبير مما يجعلها تقوم بإنشاء أكثر من مستودع.4- طرق ومعدات المناولة: يرتبط هذا العامل بوجود عدة مستودعات، حيث يتطلب ذلك توفير معدات مناولة بعدد المستودعات الموجودة مما يضاعف تكاليف التخزين لذلك قد يتطلب الأمر الاكتفاء بمستودع واحد لتخفيض التكاليف.5- الفحص والاختيار: عند تعدد المستودعات فإن ذلك يتطلب وجود أكثر من جهة أو لجنة تتولى عمليات فحص واختبار المواد المستلمة، مما يساهم في رفع تكاليف الفحص والاختيار.6- التنميط: يساهم وجود مستودع مركزي واحد على ضمان تنميط المواد المخزنة داخل المستودعات، كما يساهم في كشف المواد المتشابهة مما يسهل عمليات توحيد الأصناف المخزنة بينما في حالة تعدد المستودعات فإنه يصعب على إدارة المستودعات كشف الأصناف المتشابهة بسهولة.7- تقليل رأس المال المستثمر في المخزون: بشكل عام فإن حفظ الأصناف والمواد في مستودع مركزي واحد سوف يقلل من رأس المال المستثمر في المخزون بدلا من حفظ الصنف في أكثر من مستودع.8- تكاليف النقل: عادة ما ترتفع تكاليف نقل المواد وشحنها في حالة وجود أكثر من مستودع.9- الأمن والسلامة: بالرغم من التطور الكبير في مجال الأمن والسلامة ومعدات إطفاء الحريق على سبيل المثال، إلا أن تجميع المواد في المكان يجعلها عرضة لأية حادثة حريق قد تودي بجميع المواد المخزنة، مما يعني أن حفظ المواد في أكثر من مستودع قد يقلل من التكاليف أو المخاطر التي قد تنتج في حالة حدوث أية كارثة للمستودع المركزي. مزايا المركزية1- تمكن من الاستفادة من خبرات المختصين في مجالات التخزين.2- تخفيض رأس المال المستثمر في المخزون.3- سهولة اكتشاف الأصناف الراكدة وبطيئة الحركة والتالفة.4- القدرة على فحص واختبار المواد بكفاءة.5- إمكانية تنميط المواد بسهولة.6- استخدام معدات وطرق المناولة الحديثة.7- استغلال مساحة المستودع إلى أقصى حد ممكن.8- تجميع المواد التالفة والراكدة والخردة في مكان محدد يمكن من التصرف فيها بسهولة. مزايا اللامركزية.1- سرعة تزويد الإدارات والوحدات باحتياجاتها من المواد المطلوبة.2- إحكام الرقابة على المخزون في حالة حفظـه في مستودعات صغيرة.3- تقليل المخاطر في حالة حدوث حرائق أو كوارث.4- تقليل الإجراءات الإدارية في الحصول على المواد. علاقة إدارة المخازن بالإدارات الأخرى: كي تتمكن إدارة المخازن من ممارسة مهامها ومسؤولياتها بكفاءة؛ فإنه يجب أن تكون علاقات إدارة المخازن مع الإدارات داخل الشركة أو المؤسسة وفقا لما يلي: إدارة المخازن و إدارة الإنتاج • تزود ادارة المخازن إدارة الإنتاج باحتياجاتها من المواد وقطع الغيار اللازمة لإتمام عملية الإنتاج. • تزود ادارة المخازن إدارة الإنتاج بمعلومات وافية عن مستويات المخزون وأية تغيرات قد تحدث. • تستلم ادارة المخازن الوحدات المنتجة لحين اتمام بيعها. • تنسق ادارة الانتاج مع إدارة المستودعات حول أية تغيرات قد تحدث في برامج إدارة الإنتاج. • ترسل ادارة الانتاج المواد المنتجة لإدارة المستودعات لحفظها. • ترسل ادارة الانتاج مخلفات عمليات التصنيع / الإنتاج لإدارة المستودعات إدارة المخازن و إدارة المبيعات • تستلم ادارة المخازن البضائع المنتجة وتهيئتها لعمليات البيع. • تحفظ ادارة المخازن قطع الغيار الخاصة بخدمة أهداف البيع. • تقدم ادارة المبيعات معلومات عن معدلات البيع والمواد التي يجب تهيئتها لعمليات الصرف. • تزود ادارة المبيعات ادارة المخازن بالتعليمات الخاصة بحفظ قطع الغيار والكميات المناسبة للتخزين. إدارة المخازن وإدارة مراقبة المخزون • توفر ادارة المخازن التسهيلات اللازمة لعمليات التفتيش والفحص. • إبلاغ مراقبة المخزون بالأصناف الجديدة التي يتم استلامها لتشارك في عمليات الفحص. • تقديم المعلومات اللازمة لمراقبة المخزون عن المواد المخزنة وحركتها. • تحدد ادارة مراقبة المخزون الأصناف المرفوضة والمقبولة. • تحدد ادارة مراقبة المخزون مستويات التخزين والكميات المناسبة للتخزين. • قيام ادارة مراقبة المخزون بعمليات جرد المستودعات ومطابقة سجلات المخزون. إدارة المخازن وإدارة الخدمات والصيانة • تخزن ادارة المخازن المواد وقطع الغيار والمعدات الخاصة بالخدمات والصيانة • توفر ادارة الخدمات والصيانة المعلومات الخاصة ببرامج الصيانة. • توفر ادارة الخدمات والصيانة المعلومات والتقارير الخاصة بقطع الغيار والمواد الخاصة بالإدارة. إدارة المخازن وإدارة الحركة • توفر ادارة المخازن المعلومات والتقارير الخاصة عن شحنات نقل البضائع. • توفر ادارة المخازن المعدات اللازمة لعمليات الشحن وتفريغ المواد والبضائع المخزنة أو المستلمة. • توفر ادارة الحركة الشاحنات الخاصة بالنقل. • تنظم ادارة الحركة عمليات نقل الشحنات والمواد. إدارة المخازن وإدارة التمويل • تقدم ادارة المخازن التقارير الخاصة بتفاصيل القيود الدفترية وكميات المواد المخزنة. • توفر ادارة المخازن المعلومات الخاصة بتكلفة المواد ورأس المال المستثمر في المخزون. • تقدم ادارة التمويل التقارير الدورية عن رأس المال المستثمر في المخزون. • تدعم ادارة التمويل برامج التخلص من المخزون الراكد والمخزون التالف. العاملون في مجال المخازن: تختلف مسميات العاملين في إدارة المخازن بحسب حجم المستودعات التي تملكها الشركة أو المؤسسة وأهمية المواد المخزنة وطبيعة عمل المنظمة، وفيما يلي أسماء ووصف وظائف العاملين في مجال إدارة المخازن. مدير المخازن: التبعية : الشئون الإدارية الهدف و الغرض من الوظيفة: تخطيط وتنظيم كل الأمور المتعلقة بالمخازن (خامات ، منتج نهائي ، منتج تحت التشغيل ، والمساحات التخزينية) وتحديد الاحتياجات المطلوبة وتنظيم دخول وخروج المخزون طبقاً للإجراءات المعتمدة الرئيس المباشر:1- المدير الإداري2- ممثل الإدارة لنظام الجودة (كجهة إستشارية لأخذ الرأى فقط و كمقيم أداء مباشر) تحدد الواجبات والمسؤوليات التي يقوم مدير المخازن بمايلي: - المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات - المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة - المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة - مسئول عن التخطيط و البرامج التنفيذية الخاصة بالمخازن و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة - الإشراف على تخطيط وتنظيم وتوزيع العمل في المخازن ومتابعة تنفيذه. - إعداد التقارير عن العمل وعن الموظفين وتقدير إنتاجيتهم وتحديد الاحتياجات التدريبية الملائمة لهم من عدمه. - المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بالمخازن مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط توكيد الجودة - مسئول عن متابعة أعمال التخزين وإصدار القرارات بكيفية التخزين بما يتوافق مع طبيعة المخزونات - إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين وتبسيط أداء العمل - إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين الأداء المخزني - إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن فى حدود إمكانيات المنظمة - رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب - مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية - مراجعة احتياجات الجهات والوحدات الإدارية الطالبة ومدى توفرها في المستودعات من عدمه. - مسئول عن إصدار طلبات الشراء لإدارة المشتريات - متابعة عمليات تأمين الأصناف لإدارات والأقسام الطالبة. - الإشراف على عمليات استلام الأصناف والتاكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة. - الرقابة على مستويات المخزون وضمان عدم زيادتها أو نقصانها عن الحدود المسموح بها. - تنظيم عمليات الاستلام والتسليم والتعبئة والشحن وتهيئة وسائل النقل والمناولة المناسبة. - الإشراف على تسجيل وحفظ البطاقات والنماذج المستودعية وضبط حركة الأصناف. - المشاركة في عمليات الجرد الكلي والجزئي والدوري. - التنسيق مع مراقبة المخزون بشأن تسجيل الإحصاءات والبيانات اللازمة عن الأصناف الراكدة والمكدسة ورفعها للرئيس المسؤول. - المحافظة على أمن وسلامة المخازن وتوفير الإجراءات اللازمة لذلك. - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن - أية مهام أخرى يكلف بها في مجال عمله. نطاق المسئولية و الإشراف: مدير المخازن مسئول عن كل ما يخص إدارته و عن سلامة نظام المخازن بالتضامن مع المدير الإدارى و مسئول عن جميع المستندات التى يعتمدها و القرارات التى يتخذها مسئولية كاملة ويجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:1- منسقي المخازن2- أمناء المخازن3- عمال المخازن السلطات و الصلاحيات: - لمدير المخازن الحق الكامل و السلطة المطلقة فى محاسبة و مراجعة أعمال و توقيع الجزاءات الإدارية و إصدار أمر صرف المكافآت و الحوافز لكل من:1- منسقي المخازن2- أمناء المخازن3- عمال المخازن - مدير المخازن هو الجهة المسئولة عن إصدار واعتماد طلبات الشراء المؤهلات الدراسية: مدير المخازن يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية: - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى) - بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (عربي) - بكالريوس تجارة – قسم محاسبة (إنجليزي) الدورات التدريبية: مدير المخازن يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:1- مفاهيم نظم الجودة2- المراجعة الداخلية الخــبرات: مدير المخازن يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية: - خبرة بأعمال إدارة المخازن لا تقل عن سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية) - خبرة ثلاث سنوات كمنسق مخازن (خبرة داخل الشركة) - خبرة ثلاث سنوات كمدير مشتريات (خبرة داخل الشركة) اللـغــات: - اللغة العربية بطلاقة تحدثاً و كتابة - اللغة الإنجليزية يفضل جيد على الأقل تحدثاً و كتابة المهــارات: مدير المخازن يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:1- صياغة و تحديد الأهداف2- التخطيط الفعال3- إعداد البرامج التنفيذية للخطط المعتمدة4- إتخاذ القرارات بناءاً على الحقائق5- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى و خصوصاً برامج قواعد البيانات6- التعامل مع الأجهزة المكتبية7- مهارات القيادة و الإدارة بشكل عالى8- الدراية بنظم التخزين المتبعة فى المؤسسات الصناعية9- مهارات الإتصال و التواصل مع الأخرين10- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء11- مهارات التنبؤ و قوة الملاحظة السمات الشخصية: يجب أن يتحلى مدير المخازن بالسمات التالية:1- الإنضباط فى المواعيد2- التركيز و المنطقية فى التفكير3- معدل ذكاء عالى جداً4- هادىء الطباع و غير إنفعالى5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز8- حسن المظهر والأناقة9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة10- تحمل المسئولية و مواجهة تبعات القرارات بثبات11- قوة الشخصية و رباطة الجأش و الحزم12- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير المخازن عن سنة و لا يزيد عن سنة مدة العمل فى الوظيفة: لا تقل مدة العمل فى وظيفة مدير المخازن عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن سبع سنوات الترقـيات: بعد إنتهاء مدة عمل المدير الإداري، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة المدير الإداري معايير التقييم:1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات المخازن من خلال إدارة نظام الجودة2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها مدير المخازن لرئيسه المباشر (المدير الإداري)4- تقرير الرئيس المباشر (المدير الإداري منسق إدارة المخازن: تتلخص الواجبات والمسؤوليات التي يقوم منسق ادارة المخازن فيما يلى: - ينوب عن مدير المخازن فى حالة عدم تواجده بسبب الأجازات أو المرض أو السفر أو خلو المنصب - المشاركة فى التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لإدارة المخازن - الإشراف على تنفيذ الخطط و البرامج التنفيذية الخاصة بإدارة المخازن - مسئول عن تحرير طلبات الشراء لإدارة المشتريات - مسئول عن تحرير السجلات المخزنية ومتابعة أعمال التخزين وتحرير أذون الصرف والإرتجاع والإضافة - مساعدة مدير المخازن في إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن - تدريب الأفراد العاملين بإدارة المخازن على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب - إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته - تنفيذ جميع المهام التى يطلبها مدير المخازن فى حدود العمل بإدارة المخازن - رفع تقرير أسبوعى إلى مدير المخازن لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن - منسق إدارة المخازن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء إدارة المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية - منسق إدارة المخازن مسئول عن كل ما يتم تكليفه به من أعمال و مسئول عن جميع المستندات التى يحررها أو يراجعها مسئولية كاملة و يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:1- أمناء المخازن2- عمال المخازن أمين المخازن: تتلخص الواجبات والمسؤوليات التي يقوم بها أمين المخازن فيما يلي: - استلام وفحص وتخزين المواد التي ترد للمخازن. - صرف طلبات الصرف الواردة من الجهات الطالبة بعد التأكد من استيفائها للشروط النظامية للصرف. - المحافظة على الأصناف من الضياع والتلف والحريق. - إعداد تقارير وبيانات دورية عن حركة الأصناف ومستويات التخزين في المخازن. - مسك بطاقة الأصناف للمواد المتوفرة في المخازن. - المشاركة في لجان فحص الأصناف. - تجهيز المواد والأجهزة وقطع الغيار للجهات الطالبة مع ضمان وصولها في الوقت المناسب. - أية مهام أخرى يكلف بها في مجال عمله. كاتب بطاقات الصنف: يتبع كاتب بطاقات الصنف لرئيس المخازن ويقوم بالواجبات والمسؤوليات التالية: - قيد حركة الأصناف في بطاقات الصنف. - حفظ المستندات الخاصة بالمخازن في الملفات الخاصة بها. - إبلاغ إدارة المخازن بوصول الصنف لحد الطلب. - أية مهام أخرى يكلف بها في مجال عمله. مأمور استلام أصناف: وتتلخص المهام والواجبات التي يقوم بها مأمور استلام الأصناف بمايلي: - الاستلام المؤقت للأصناف الموردة في ساحة الاستلام المخصصة لذلك. - تعبئة النماذج الخاصة بالاستلام المؤقت للأصناف. - تسليم الأصناف المقبولة لأمين المخازن. - المشاركة في لجنة فحص الأصناف المستلمة. - أية مهام أخرى قد يكلف بها.