ما هي الاجراءات اللازم اتخذها عند اجراء الجرد واكتشاف وجود نواقص؟

الاجراءات اللازم اتخاذها عند اجراء الجرد هي 

1- قفل أرصدة الأصناف التي سيتم جردها في بطاقة الصنف.2- في حالة إتباع الجرد الكلي تقوم لجنة الجرد بإغلاق أبواب المستودعات.3- القيام بجرد الأصناف صنفا صنفا دفعة واحدة.4- إثبات الموجود الفعلي لكل صنف في الحقل المخصص لذلك في بطاقة الجرد.

5- إثبات الأرصدة القيدية من واقع بطاقات الصنف.6- تتم إعادة الجرد مرة أخرى في حالة وجود فروقات في رصيد أي صنف

في حالة وجود نواقص اثناء عملية الجرد

1- حصر المواد و مراجعتها طبقا لبطاقة الصنف

2- معرفة سبب النقص سواء كان نتيجة لعوامل طبيعية او سرقة او تلف متعمد او اخطاء تسجيل او الصرف بدون التسجيل في بطاقة الصنف او اخطاء في العد

3-تقدير قيمة العجز مع مراعاه ان السعر يكون طبقا لسعر السوق وقت العجز و سعر الشراء ايهما اكبر  و يتحملها امين المخزن

4- مناقشة المسئول عن المخازن ووضع ضوابط لحركة صرف و استلام الاصناف لعدم تكرار النقص و العجز مستقبلا 

5- عمل جرد مفاجئ لاكتشاف اي عجز او زيادة

6- تسجيل المواد سواء بالاضافة  او الخصم بشكل منتظم حسب المستندات الواردة بها

اجراءات عملية الجرد :

لضمان تنفيذ عمليات الجرد بكفاءة فإن على لجنة الجرد إتباع الإجراءات التالية:1- قفل أرصدة الأصناف التي سيتم جردها في بطاقة الصنف.2- في حالة إتباع الجرد الكلي تقوم لجنة الجرد بإغلاق أبواب المستودعات.3- القيام بجرد الأصناف صنفا صنفا دفعة واحدة.4- إثبات الموجود الفعلي لكل صنف في الحقل المخصص لذلك في بطاقة الجرد.5- إثبات الأرصدة القيدية من واقع بطاقات الصنف.6- تتم إعادة الجرد مرة أخرى في حالة وجود فروقات في رصيد أي صنف.7- تقوم لجنة الجرد بدراسة أسباب وجود الفروقات في المخزون والناتجة عن إحدى الأسباب التالية:• العوامل الطبيعية.• السرقة أو التلف المتعمد.• أخطاء الوزن أو العد.• أخطاء التسجيل.• الصرف بدون التسجيل في بطاقة الصنف.• أخطاء في عملية الجرد.8- إعداد تقرير نهائي بنتائج الجرد متضمنا التوصيات التي تراها لجنة الجرد لحل مشكلات المخزون

نقوم بتحرير كشوف بالعجز وتثمن وتخصم على امين المخزن بمعرفة اللجنة

1-حصر المواد التى بها العجز

2-تقدير تكلفة هذة المواد 

3-مراجعة المسؤل المباشر و مناقشتة عن امكانية حل العجز عن طريق issue / site return  للمواد

4-و لعدم حدوث العجز مرة اخرى عدم السماح بمغادرة البضائع بدون فتورة او اذن صرف من مقر المخزن

5-عمل جرد بصفة شهرية

6-عمل تخزين للمواد على رفوف بطريقة صحيحة حتى لا تسمح با الخطاء فى الصرف مرة اخرى