ما هي مهارات الامن في مجال خدمة والاستقبال؟

  إن موظف( او موظفه) مكتب الاستقبال بمثابة الواجهه للمنشأه. فهو الشخص الأول ، والوحيد في بعض الأحيان ، الذي يلتقي الضيوف فى المنشاه . جزء أساسي من عمل موظف الاستقبال هو إعطاء انطباع أول ودائم من شأنه أن يمثل المنشاه التي يعمل بها كافضل ما يكون. انها واحدة من واجبات الاستقبال الكثيرة التي ينبغي أن تعطى القيمة الصحيحة للشركة والمنتج كذلك. لذلك فان موظف الاستقبال يحتاج الى قدر كبير من المهارة في أداء العديد من المهام . كما يجب أن يكون لديه مهاره التواصل مع الآخرين و القيام ببعض المهام الإداريه.  كما يجب أيضا أن يتفاعل بشكل مريح مع الأفراد على جميع المستويات المهنية داخل المنشأه.

هناك اشياء يجب ان يتحلى بها موظف الاستقبال اينما كان موقعه وهى :-

• •           الحفاظ على الوجه المبتسم دائما :

الإبتسامه يمكنها أن تفعل المعجزات و تزيل الغضب من وجه زائر ثائر. مقابله الكثير من الزائرين من المهمات المرهقة لذلك على موظف الإستقبال محاولة الحفاظ على هدوئه ،و ان يكون واجهة ودية في كل وقت. ويمكن لابتسامة أن ترسل رسالة إلى الضيوف بأنهم موضع ترحيب وأنك سعيد لكونك عونا لهم. لا تظن أن الإبتسام غير مهم على التليفون, لان صوتك يعكسها للطرف الآخر و يسمعها فى صوتك.

• •         مراعاه الوقت :

لا تجعل الزوار فى الاستقبال أو على التليفون ينتظروا أكثر من اللازم.  مع الاحترام والمجاملة وفر احتياجاتهم في أسرع وقت ممكن. قد لا تكون قادرا على التوصل الى حل مبكر لمشكله ما, أو الموظف المطلوب مشغول عليك الإعتذار بادب للعميل و إشرح سبب التأخير 

• •   تنميه مهارات الاتصال :

إعطى العملاء المعلومات المفيده لهم, بدلا من الانغماس فى محادثة طويلة لا لزوم لها لا تساعدك على تحقيق مهامك. الأصح أن تكون متوازنا فى محادثتك معهم. الإجابه السريعه  المهذبه تقوم بهذه المهمة نيابة عنك.كما سيكون من الأفضل أن  تعرف البيانات والمعلومات المتعلقة بالمنتج والمنشاه التي تعمل بها لترد على أي استفسار يوجه لك.

• •       رفع حجم الاستعداد الإدارى :

العمل مع الجمهور يتطلب منك ان تضع الامور في نصابها. بخلاف التفاعل مع العملاء ، سيكون لديك أيضا العمل بالتعاون مع الموظفين داخل المنشأه . عليك الالتزام بأي وسيلة للإبقاء على تدفق مستمر للعمل من أجل الموظفين بجانب الإستجابه لطلب العملاء.  علاوة على ذلك ، يتعيين عليك أيضا تسجيل المواعيد والجداول الزمنية و تحديثها بالنسبة لهم لاتباعها من أجل إنسياب العمل بسلاسه.

• •          ممارسة فن تعدد المهام :

أحيانا ، قد تتمنى لو كنت تملك بعض القوى الخارقه لتنفيذ أكثر من عمل في وقت واحد. مرة أخرى ، مع التمسك بالمجاملة والاحترام, يجب أن تعرف أولوياتك وكيفية ترتيب المهام طبقا لآهميتها. بواسطة هذه الطريقة يمكنك أن تصبح قادرا على تصنيف المهمة التي يجب عليك القيام بها في هذه اللحظة ، والتى تعطيها الاهتمام بعد الانتهاء من الاولى.

 احترام مسئولي العمل من إدارات ومراكز، واحترام الترتيبات المتعلقة بسير النشاط.– الحفاظ على الهدوء والسكينة داخل مرافق ووحدات الموقع– تقديم المساعدة لكل من يطلبها، .– تسليم المفقودات التي يعثر عليها إلى رئيسه المباشر دون العبث بها.– الدقة في نقل كل ما يصل إليه من معلومات لرؤسائه وعدم الإدلاء بمعلومات خاطئة.

القيام بالواجب الامني دون احداث ضجة او ارتباك عند الزبائن

دارة الأمن والسلامة في المؤسسة تعتبر الإدارة المنوط بها المسئولية بأمن المؤسسة على مستوى الأفراد، وعلى مستوى المنشأة. وإدارة الأمن والسلامة تعتبر من أهم الإدارات، التي يجب أن تحقق أهدافها، لان فشلها في تحقيق أهدافها، يعنى الفشل في إيجاد بيئة آمنه والعكس صحيح. أهداف إدارة الأمن والسلامة: لكل إدارة أهداف تطمح للوصول إليها، وتعمل جاهده من خلال التطوير والتدريب وتطبيق معايير الجودة للوصول إليها.. ومن ابرز هذه الأهداف: -تحقيق بيئة آمنة ومحصنة وخاليه من المخاطر، أو تمنعه أو تقلل من مخاطرة. – المحافظة على صحة وأرواح رواد المؤسسة والعاملين فيها. – المحافظة على الممتلكات الخاصة بالمؤسسة أو المنشآة. – المحافظة على سلامة البيئة المحيطة بها. – اعتماد المعايير الدولية في السلامة المهنية. – نشر الوعي في السلامة لدى كل فرد. – إزالة الخطر من منطقة العمل، أو تقليل الخطر إذا لم تتم إزالته. – توفير جو العمل المريح للنشاط. – اختيار معدات الوقاية الشخصية المناسبة لنوع الخطر. أهمية إدارة الأمن والسلامة (الحراسات) : تنبع أهمية إدارة الأمن والسلامة من أهمية الدور المناط بها على مستوى المؤسسة برمتها، حيث تتمثل أهميتها البالغة في حماية الأرواح والممتلكات والبيئة والقيادة والتوجيه والإرشاد ووضع القواعد، ونشر الوعي الوقائي. لذا فهي تعد من أهم الإدارات في المؤسسة أو المنشآة، ويجب أن توضع من ضمن الخطط التي يجب أن تتضمنها أي استراتيجيه لأي مؤسسه أو منشآة، سواء أكانت صناعية أو زراعيه أو تعليمية أو ترفيهية أو بيئيه أو خدماتيه بأشكالها المتنوعة. وتسعى إدارة الأمن والسلامة إلى التحقق من الآتي: أ‌- التأكد من تطبيق اشتراطات السلامة في المنشآة أو المؤسسة. ب‌- التأكد من التزام الموظفين بالتعليمات الأمنية في المنشآه أو المؤسسة. ت‌- التأكد من فعالية الإجراءات الأمنية في المنشآه أو المؤسسة. ويتطلب هذا السعي توفير الأمن والسلامة زمنيا: – قبل وقوع الخطر: (الوقاية من المخاطر) – أثناء وقوع الخطر: (الحماية أثناء العمل) – بعد وقوع الخطر: (الإنقاذ والإخلاء بعد الخطر) أولا- الأمن والسلامة من المخاطر قبل المشروع: وهي الوقاية المسبقة قبل البدء في المشروع، أي تحديد المخاطر مسبقا قبل وقوع الخطر..ثم العمل على الحيلولة دون وقوع الخطر، أو العمل على التقليل من نتائج الخطر، أو إنهاء الخطر. – التعرف على المخاطر، وعلى الأسباب التي تنشئها. – والتعرف على العوامل المؤثرة في المخاطر، والعوامل التي تزيد منها. – وتعميم المخاطر على العاملين، ورواد المشروع.. وفهم الموظفين لهذه لمخاطر المحتملة. – والتثقيف والوعي بالمخاطر والتهديدات وأنواعها مسبقا، وكيفية التعامل معها. – وتحديد التهديدات، والتهديدات الأكثر توقعا، وأثرها على العاملين والوارد للموقع. – وتحديد المعلومات المطلوبة، والأدوات المطلوبة للحماية والسلامة. – واختيار المكان المناسب البعيد عن مصدر الخطر، أي كان مصدرة ونوعه – والأدوات المطلوبة لمواجهة المخاطر وأنواعها. – والتدريب على استخدام أدوات ووسائل السلامة.

حراست المشات والشركات والمنازل