إذا كنت تعمل في فريق عمل يديره مدير عن بعد (عن طريق الهاتف) ومن صفات هذا المدير هي ( النسيان) , كيف تتصرف؟

حل مبدأي :

تذكيره هاتفيا 

ارسال رسائل نصيه  افتراضيه

حل اخر

تحديد مهامه الوظيفيه ومن ثم اعطاءها لغيره اذا امكن

او

(اذا كان هناك مهام صعبه اقترح الاجتماع به مع مجلس الاداره )

من الطرق المجربه فى هذه الحاله التسجيل الصوتى للمكالمات حتى يتم الجوع اليها وقت الحاجه ............ ثم فى بدايه تلقى الأتصال  يتم اخبار المدير بكتابه ما يريد ان يمليه عليى خوفا من انا الذى انسى المعلومه  وليس هو وبالتالى ضمان سير العمل على وجه طيب ........... تالثا عن طريق الأميل ....... رابعا عن طريق الرسائل القصيره عبر الهاتف ........  عبر شخص موثوق به للطرفين ويكون هو الموثق للمعلومه مع تحياتى 

حسن سالم

التعامل عن بعد هو وسيلة تسهل المهام على المدير و ذلك لتعدد مهامه و مسؤولياته ، في حالة النسيان  اقترح تدوين كل المعلومات في ملف Excel  ( شهريا) مع تحديد اليوم ، الساعة ، الموضوع، الملاحظة (إنجاز ، تأجيل ، إلغاء ...) و الإكتفاء ببعث الصفحة للمدير ، هناك إقتراح آخر بالنسبة لمستعملي Outlook يضم نظام يسمح بتسجيل موضوع الإتصال مع تحديد الساعة وغيرها من المعلومات و مشاركتها مع المدير و بذلك قد تظهر في وقت محدد مع كل المعلومات المسجلة عنده كوسيلة للتذكير . 

النسيان سمه طبيعية للمدير وخاصة الشركات الكبيرة  تعرضت لمثل هذه الشخصية. وعندما حدث موقف ما وكانت المواجهه بيني وبينه (أنا اعلم انه نساي). أقنعته تمام انئ دائم النسيان وهذا يسببلي مشاكل كثير ولكن بدأت احسن هذه الصفة بالتوثيق  للأحدالأكون عند حسن الظن  فوجدته هو أيضاً يخبرني بصفه النسيان الموجودة لدية وأخبرني ان اذكره دائماً بالمواقف والأحداث كي لا يظلم احد. ومتأكد انه بدا يدرب نفسه هالي التعامل بتأني في حاله نسيانه

أهم شئ هى معرفة المسئوليات و السلطات من اللحظة الاولى لقبول العمل و قبل الوافقة على العمل أيضا و ذلك بالسؤال بطريقة مباشرة حتى لا تقع بعد ذلك فى أخطاء ساذجة ...

أما بالنسبة للنسيان فأنا تعلمت من مديرى أن أشترى الأجندة الخاصة بالسنة و التى مدون على رأس كل صفحة فيها تاريح كل يوم بالميلادى و الهجرى و أن أفتح الصفحة الخاصة بكل يوم و أدون فيها كل شئ مطلوب منى حتى لا أنسى ....حيث كان هذا المدير عندما نسأله عن أمر قد سألناه من قبل يقول لنا أنتظر لحظة واحدة ثم يفتح الأجندة و يقول لى أنت طلبت كذا كذا و أنا أتنصلت بفلان و قالى لى كذا و سوف ينتهى من الأمر يوم كذا ...بشكل دقيق و محدد ....

كتابة كل التعليمات وجميع الاحتياجات والاستشارات المطلوبة وتذكيره بها أولا بأول

Documentation is the best solution, you have to document every single task by sending him an e-mail with what you did, even the smallest tasks..e.g. if you made an important phone call, send him an e-mail telling him that you did that call, and give him a report to it.

لابد و لازما أولا تحديد مهام كل عضو فى الفريق و هناك مثل إيطالى يقول ( la carta canta) و يعنى أن ما يتم تسجيله كتابيا لا يمكن نسيانه

و الحل الأمثل هو إقتراح إستقبال التكليفات بالعمل كتابيا و الرد على هذه التكليفات كتابيا و هذا هو الأسلوب الأمثل للتعامل لسد ثغرات إختلاط

الأمر على المدير.

اولا يجب التاكد من مدى صلاحياتى والعمل عليها  اذا كان التعامل عن بعد فيجب محاولة جزب الانتباه عن طريق فعل شئ مميز والعمل على كتابة التقارير او حفظها فى رسائل او ابلاغ اقرب الاشخاص للمدير لتاكيد الحدث اذا لزم الامر 

النسيان من صفات المدير  يعرض فريق العمل كله لضغط وعدم إمكانيه لإنجاز الأعمال كما يجب وعليه يجب التعامل معه بتقارير موثقه ومدعومه كإرسال الإيميلات أو توقيعه على المذكرات لكي لا يكون النسيان عائق

فرق العمل لاتدار بالهاتف لأنها مصممة على اسا الحضور الدائم والتقييم اليومي والاسبوعي ولكن سأتعامل معه بوساطة التقارير المكتوبة في الايميل وغيره