السلام عليكم , ماهي مهام و و اجبات رئيس قسم الميزانيات في مؤسسة البترول الام او المشرفة علي كل الشركات النفطية في الدولة , وشكرا لكم ؟

إن مهام الميزانيات التقديرية يتكلف بها الأشخاص في مصلحة الميزانيات التقديرية بينما مهمة مراقبة الميزانيات لا يمكن إسنادها إلى نفس الأشخاص و يمكن إسنادها إلى أشخاص خارج المؤسسة مقابل ألقاب تسددها لهم المؤسسة ونظرا الأهمية الكمية و الكيفية لمهام الأشخاص المكلفين بإعداد الميزانيات التقديرية فيتوجب أن يكونوا ضمن مصلحة المستخدمين في المؤسسة فمصلحة الميزانيات التقديرية يمكن إن تكون تحت إشراف الشؤون الإدارية و المالية و بالتالي فهي ستكون تابعة في نفس الوقت للإدارة العامة و بلامركزية أكثر إلى مركز إنتاج 

إن استخدام نظام الموازنات التقديرية يؤدي إلى البحث عن الفرص التي تكون أكثر ربحية و إلى جانب هدا فان أسلوب الموازنات التقديرية يقدم ثلاث خدمات رئيسية للإدارة و هي التخطيط و التنسيق و الرقابة كما أوجدنا سابقا غير أن لهدا الأسلوب مزايا أخرى تتمثل فيما يلي 1 -إلزام الإدارة بتخطيط برامجها على أساس اقتصادي سليم بالنسبة للمواد و الأجور و المصاريف الرأسمالية و رأس المال العامل 2 -تنظيم تحديد المسؤولية لكل مستوى من مستويات الإدارة و كل فرد من أفرادها و تحديد مراكز المسؤولية تبعا لدلك 3 -إلزام كل فرد من أفراد الإدارة بوضع خطط تتناسب مع خطط الأقسام الأخرى 4 -إلزام الإدارة بدراسة أسواقها منتجاتها و أساليبها و هدا ما يساعد على اكتشاف الوسائل التي تمتن و توسع مجال نشاط المؤسسة 5 -يمثل أسلوب الموازنات التقديرية قوة تعمل على المحافظة على أموال المؤسسة لأنه ينظم حجم المدفوعات في حدود الإيرادات 6 -يلزم الإدارة على الدراسة و البرمجة من أجل الاستعمال الأكثر اقتصاد لليد العاملة و المواد الأولية و موارد المؤسسة 7 -يلزم الإدارة على وضع نظام جيد للمحاسبة العامة و المحاسبة التحليلية - 8يسهل الحصول على الائتمان في البنوك 9 -انه الوسيلة الوحيدة التي تبين مقدما كمية المبالغ التمويلية اللازمة و متى يتم الحاجة إليها -10 المساعدة على وضع سياسات واضحة مقدما -11 اشتراك جميع الإداريين في وضع الأهداف -12 يلزم المستويات الإدارية على المحافظة على المواعيد و عدم اتخاذ القرارات الإدارية قبل أخد جميع العوامل بعين الاعتبار -13 الوقوف على مدى تحقيق الأهداف الموضوعة -14 متابعة جميع النشاطات لبحث مدى التقدم في تطبيق الخطة أما فيما يخص حدود الانتفاع من نظام الميزانيات التقديرية فهدا الأخير هو أداة تستعملها الإدارة لمساعدتها في مجال اتخاذ القرارات و لكن لا يمكن اعتبارها بأنه علاج كامل لكل نواحي النقص في التسيير دلك أن هدا النظام يجب أن يستعمل في نطاق حدود معينة و دلك لأسباب آلاتية 1 -يعتمد إعداد الميزانيات التقديرية على التقديرات فقوة أو ضعف البرنامج المعد للميزانيات التقديرية يعود إلى صحة هده التقديرات الخاصة بمحيط المؤسسة لدلك فان الميزانيات المستنتجة من هده التقديرات يجب استعمالها بحذر مع تفهم حدودها و ما عليها من قيود 2 -إن الميزانية التقديرية هي أداة تستعملها الإدارة و لا يمكن لهده الإدارة أن تحل محل مستعملها 3 -يجب إدخال نظام الميزانيات التقديرية بطريقة ذكية بحيث نأخذ بعين الاعتبار النواحي البشرية المتعلقة بها 4 -يجب أن يكون هناك مبرر لتكلفة استخدام نظام الميزانيات التقديرية نظرا لكونها مرتفعة جدا 5 -يجب أن لا في تقدير نظام الميزانيات التقديرية التقليدي لأن هدا النظام التقليدي في الحقيقة لا يعطي الخطة المثالية للإنتاج و البيع أما بالنسبة لنواحي النقص التي تؤدي إلى إضعاف نظام الميزانية التقديرية نذكر فيما يلي بعض نواحي النقص التي تؤدي إلى إضعاف نظام الميزانيات التقديرية 1 -عدم كفاية النظام المحاسبي المالي و نظام محاسبة التكاليف في المنشأة 2 -انعدام روح التعاون التي ينبغي أن تسود المستويات الإدارية المختلفة 3 -عدم كفاية الدراسات الخاصة بالأسواق و حالة الطلب و أذواق المستهلكين 4 -عدم استخدام الكميات بجانب القيمة 5 -عدم مراجعة التقديرات و دراستها بمعرفة الإدارات المختصة 6 -عدم القدرة على تحليل النتائج و استقصاء أسباب الاختلافات و الانحرافات 7 -عدم مراعاة التنسيق بين المخزون السلعي و الإنتاج 8 -عدم مراعاة القدرة الملية للمشروع 

نلخص المراحل التي تمر بها إعداد الميزانية التقديرية فيما يلي 1* توضيح و تحديد الدور الاقتصادي و الاجتماعي للمؤسسة * جرد الموارد المالية و الفنية و البشرية للمؤسسة * توضيح العوامل الخارجية للمؤسسة -الظروف الآتية :الاقتصادية ، الاجتماعية ، السياسية -المنافسة المحلية و الوطنية و الدولية -سياسات الحكومة اتجاه النقد و الضرائب معدل الفائدة الإعانات ...الخ -معدل التضخم.* من المراحل السابقة يتم تشكيل الأهداف الطويلة الآجل للمؤسسة * من المراحل السابقة يتم تشكيل الأهداف القصيرة الأجل * إعداد السياسات و الوسائل لأجل تحقيق الأهداف القصيرة الأجل و الطويلة الأجل -سياسة الإشهار و الترقية -سياسة البحث و التنمية .-سياسة التسيير و الخصم -سياسة القرض -سياسة الأجور-سياسة الائتمان -سياسة التوسع الاقتناء فتح أقسام جديدة طرح منتجات جديدة ....الخ -سياسة التصدير -سياسة التكوين 7 -تحديد المسؤوليات داخل المؤسسة مع الوصف الدقيق لكل المهام 8 -تعيين لجنة الميزانية يجب أن يكون دورها وظيفيا فقط و متكونة من أشخاص دوي المستويات الإدارية العالية و يجب أن يكون من بينهم المراقب المالي كما يجب أن تكون كل المصالح ممثلة في هده اللجنة9 -إشعار كل الأشخاص الدين لهم مسؤولية على مركز تكلفة أو مركز ربح بهدف أو بسياسات المؤسسة -10 قبول أهداف و سياسات المؤسسة من طرف المسؤولين المكلفين بتطبيقها 

ان اهم دور للرقابة هو كشف مواطن الخلل لتصحيحها قبل تفاقم المشكلة ووصولها الى نقطة اللا عودة

في احد المشاريع فضل صاحب العمل لتخفيض النفقات اللجوء اللى شركة مقاولات بسعر رخيص ووجد انه لا داعي للاشراف الهندسي  و عند تسليم العمل الانشائي لاحظ وجود فراغات في بعض اعمدة الاساسات في الطابق الارضي 

وعند الفحص تبين ان الاعمدة غير صالحة لتحمل الاوزان في المكان ما ترتب عليه هدم المبنى كاملا وكان من الممكن تفادي هذا الشئ لو تمت عملية رقابة من خلال  اشراف هندسي