ماهي الاطوار التي تمر بها الوثيقة الارشيفية؟

تأتي الوثيقة من الجهة المختصة بها ليحتفظ بها في مكانه المناسب ، فتبدأ بعلمية الفرز ثم التصنيف وبعدها الفهرسة .. وتضع في الوحدة  االأرشيفية الخاصة بها إن كانت حالتها جيدة ، اما إن كان بها عيب معين أو تحتاج ترميم ترسل إلى مركز الترميم والصيانة بعد تحديد المخزن والرف الخاص بها وبعد الترميم ترسل إلى قسم المسح الضوئي ليعمل لها Scan  وتأخذ كود أرشيفي يكتب على غلاف الملف أو السجل .الذي 

يتم استلام الوثيقة من الجهة المختصة - يتم فحص وضوحها (واذا لم تكن واضحة يتم تصويرها على آلة التصوير الورقية ) يتم تحديد مرفقات الوثيقة ومن ثم تحديد حجم الوثيقة يتم نزع الدبابيس من الوثيقة (ان وجدت)  تم مسح الوثيقة الكترونيا مع المرفقات على الماسح الضوئي حسب حجمها ويتم تنزيل الصورة على البرنامج المخصص للأرشفة ، ثم يتم ادخال بيانات الوثيقة على النظام لاسترجاعها عند الحاجة ، يتم تدبيس الوثيقة واعادتها الى مصدرها الرئيسي او اعادتها الى الديوان لحفظها ورقيا . مع الأخذ بعين الاعتبار برنامج الصلاحيات الممنوحة لكل موظف للإطلاع عليها كل حسب طبيعة عمله