ماهي أهم الامور التي يجب كتابتها داخل رسالة البريد الإلكتروني؟

لابد في الرسالة الإلكترونية من أخذ بعض الأركان الأساسية في الإعتبار كالتي سنذكر الآن، لأنها تجعل البريد الإلكتروني محترفا ومفهوما ومنسقا وجيد الأسلوب:

1- عنوان أو موضوع الرسالة ويكتب في خانة Subject.

2- سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوما مع وضع كلمة Hi أو Dear إلي آخره، وفي حالة عدم معرفة الإسم يمكن كتابة Hi There أو Dear Sir/Madam.

3- سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل التمنيات بيوم سعيد أو أن كل شئ يسير بشكل جيد، مثل Good Day, أو Good Morning. ثم إن كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة مقدمة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطرا ونصف علي الأكثر لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.

4- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، مثلا مطلوب قطع غيار سيارة تويوتا بمواصفات كذا، بكمية كذا، إلي دولة كذا بنظام تعاقد كذا، إلي آخر التفاصيل. أو في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإن كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.

5- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدما، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل قوية وطويلة الأمد مع شركتكم الموقرة، مثل Thanks in advance, and looking forward to establishing a long term business relationship with your esteemed company.

6- سطر الرسالة الأخير، توقيع مرسل البريد (كما بالمثال لاحقا) يحتوي علي كلمة مثل Regards أو Best Wishes أو Yours أيا منها، ثم الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان ثم الموقع ورقم الهاتف أو تفاصيل الإتصال.

طبعا واكيد اسم المرسل وعنوانه والغرض من الرساله وثانيا اسم المرسل له وعنوانه وايضا اختصار الرساله يعنى ماقل ودل واستخدام كلمات بسيطه ومعبره وغير مبهمه وعدم استخدام مسطلحات غير مفهومه من قبل المرسل وايضا الدخول فى موضوع الرساله مباشرا بدون تطويل وذكر الارقام والحروف وشرح ايضا اهمية الرد 

- عنوان أو موضوع الرسالة

2- سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوما مع وضع كلمة Hi أو Dear

3- سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل Good Day, أو Good Morning. ثم إن كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة مقدمة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطرا ونصف علي الأكثر لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.

4- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، مثلا مطلوب قطع غيار سيارة تويوتا بمواصفات كذا، بكمية كذا، إلي دولة كذا بنظام تعاقد كذا، إلي آخر التفاصيل. أو في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإن كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.

5- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدما، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل قوية وطويلة الأمد مع شركتكم الموقرة، .

6- سطر الرسالة الأخير، توقيع مرسل البريد (كما بالمثال لاحقا) يحتوي علي كلمة مثل Regards أو Best Wishes أو Yours أيا منها، ثم الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان ثم الموقع ورقم الهاتف أو تفاصيل الإتصال.

الاول / البريد الالكترونى (الاميل) للمرسل الية 

الثانى / عنوان البريد المرسل

الثالث /  موضوع البريد المرسل

الرابع / اى مرفقات كملفات (word) او (excel)

التحية 

المباشرة بالامر المطلوب

الوداع

المعلومات الشخصية من اسم المرسل 

كذلك اسم المرسل اليه

الموضوع

العنوان

1-البريد الالكترونى (الاميل) للمرسل الية

2-سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل Good Day, أو Good Morning. ثم إن كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة مقدمة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطرا ونصف علي الأكثر لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.

3-موضوع البريد المرسل

4-سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدما، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل قوية وطويلة الأمد مع شركتكم الموقرة

سطر الرسالة الأخير، الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان أو تفاصيل الإتصال.-5

و إرسالها بالبريد الإلكتروني هي عملية سهلة و ممتعة : تكتب عنوان المرسل إليه و موضوع الرسالة وصلب الرسالة (الرسالة نفسها) ثم النقر على الإرسال (Send) . هذا كل شيء . الخطوات المفصلة التالية تشرح كل نقطة على حدة .

     انقر على أيقونة برنامج الآوت لوك اكسبرس من سطح المكتب ليتم تشغيله .

ن لم تكن متصلاً بالإنترنت فإن البرنامج سيطلب منك الاتصال للتأكد من وجود رسائل جديدة لك .

     تم فتح نافذة برنامج الآوت لوك اكسبرس . انقر على زرNew mail  الموجود على شريط الأدوات لفتح نافذة تأليف الرسالة (أو File, new mail message أو Ctrl +M) .

     اكتب عنوان المرسل إليه في خانة  to:. لإرسال رسالة إلى عدة أشخاص اكتب عناوينهم مفصولة بفاصلة ","  .

إذا رغبت بإرسال نسخ عن هذه الرسالة إلى شخص أو أكثر اكتب عناوينهم داخل المربع :Cc (carbon copy) أو نسخة مستترة داخل المربع Bcc (blind carbon copy) (لن يرى مستلمو الرسالة من خلال mail to & Cc  أصحاب الرسالة Bcc ولكن مستلمو رسالة Bcc يرون عناوين الآخرين ولا يستطيعون رؤية عناوين الBcc  الأخرى) .

     اكتب موضوع الرسالة في خانة الموضوع (Subject) .

     اكتب صلب الرسالة ثم انقر ارسل Send .

لا تكثر من إرسائل البريد الإلكتروني إن كنت بائعا، لأن الكثير منا يملون هذا الأمر وقد يستقبل الواحد منا عشرات الرسائل يوميا لكن لايقوم بفتح جميع الرسائل بالطبع نظرا لضيق الوقت.

عنوان أو موضوع الرسالة ويكتب في خانة Subject.

2- سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوما مع وضع كلمة Hi أو Dear إلي آخره، وفي حالة عدم معرفة الإسم يمكن كتابة  Sir/Madam.

3-إن كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة مقدمة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطرا ونصف علي الأكثر لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.

4- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإن كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.

5- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدما، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل قوية وطويلة الأمد مع شركتكم الموقرة

6- سطر الرسالة الأخير، الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان أو تفاصيل الإتصال.

المرسل اليه

عنوان الرسالة

مضمون الرسالة