كيف استطيع ادارة مؤسسة؟

التخطيط:

التخطيط هو أساس الإدارة البارعة ، ولكن قبل أن تضع خطة تحدد فيها ما يتوجب عليك القيام به ، يجب أن تكون على بينة من هدفك المنشود ، لذا انتبه إلى الأمور التالية:

     موقفك في البداية قبل بدء التنفيذ .

     هدفك الحقيقي وأين تود أن تكون .

     ما هي الطريقة التي ستستعملها لبلوغ الغاية المرتجاة

     كيف ستعلم انك وصلت إلى الهدف المطلوب

إن معرفة أهدافك المعينة، يساعدك في التخطيط لتحقيقها عبر الوسيلة الصحيحة، فمتى توفق في إنجاز أولوياتك، تكون قد أنجزت مهامك تدريجياً، وفي التوقيت المحدد لكل منها، وللتخطيط عليك أن تكون ماهراً في الأمور التالية:

     فهم وتحليل الوضع الراهن

     التنبؤ بما عليك القيام به .

     إعداد طريقة معينة لتأدية العمل الذي تود إنجازه .

     تقييم التقدم وإعطاء الاقتراحات الجديدة 

بهذه الطرقة المنظمة ، تمعن النظر بالأزمة المستعصية، تتخذ موقفاً، تكتشف المشكلة، وتبدأ بوضع خطة واضحة تقتضي حل الأزمة أو المعضلة المحيطة بل قبل استفحالها.

التأسيس:   

لوضع خطتك قيد التنظيم الفعال ، عليك أن تقسم العمل وتحدد الموارد المطلوبة سواءاً كانت مادية أو إنسانية ، وتوزع المهام الأساسية بالطريقة الصحيحة ، وللتأسيس عليك ان تفكر بالأعمال التي ينبغي أن تقوم بها محدداً النقاط التالية:

      المهام التي يتوجب عليك إنجازها .

      المواد التي ستستعملها لإتمام كل جزء من المهمة .

      تحديد من عليه أن يقوم بهذه المهام للتأسيس أيضاً عليك  أن    تكون ماهراً في

     التفكير المنطقي .

     تنظيم مواردك

     اتخاذ القرارات الصائبة

ومثالاً على التأسيس إليك المستنقع الذي ترغب في تجفيف مياهه، علينا أولاً أن نقضي على الزواحف، وثانياً أن نزيل الأشجار المتشعبة الأغصان، وللقيام بذلك نحتاج إلى مضخات، حبال، شباك فؤوس، مجارف وأشخاص أقوياء القلب والجسد.

التوجيه:

يحتاج العاملون تحت إمرتك إلى الإرشادات المتواصلة ، فإن أردت أن تكون أعمالهم بناءة ، عليك التأكد من أنهم يعرفون المعلومات التالية:

v     الهدف الكلي  .

v     المهام التي يجب عليهم القيام بها .

v     إدراك النتائج المتوقعة إزاء إتمام هذا العمل . .

عندما يفهم العمل الأسباب الكامنة وراء تنفيذ عمل ما يندفعون لإتمام أعمالهم بفاعلية طبقاً للمقاييس المحددة ، مستعملين طاقاتهم لأقصى درجة ممكنة ، يتطلب التوجيه مهارة في التعامل مع الآخرين بقدر ما يعتمد على البراعة في التحليل حين تضع خطة ما ، وبإمكانك أغن تخطط وتؤسس بقدر ما تشاء ، فإن لم توجه عملياتك سينجز القليل ويلقى الباقي على أكتافك ، للتوجيه عليك أن تكون ماهراً في الأمور التالية:

      قيادة الناس إلى الطريق الصحيح .

      إطلاع الآخرين بما عليهم القيام به .

      بعث الحماس في العمال ليؤدوا أعمالهم بطريقة ممتازة.

لتوجيه عملية تجفيف المستنقع مثلاً ، عليك أن تلعب دور الرئيس الذي يعطي المعلومات والإرشادات بوضوح وتوسيع ، كما يتوجب عليك بعث الحماس في نفوس العاملين عن طريق العبارات المشجعة ، خاصة إن لاحظت أن عدد التماسيح سيفوق عدد العاملين.

السيطرة:

لتسيطر على سير الأعمال، عليك أن تبقى متيقظاً لكل ما يحدث، وكيفية حصوله، فالسيطرة هي الوظيفة التي تنظم الخطة وتحدد زيادة الجهود أو كبح الفرامل عندما تدعو الحاجة إلى ذلك السيطرة على عمل ما تتضمن تنفيذ الخطوات التالية:

        يجب أن تفهم العمل الذب ستؤديه وتعرف ، حالته أو نوعيته وما سيؤول إليه .

        يفترض بك أن تبقي عينيك مفتوحتين على كل شاردة وواردة في التفاصيل  .

        يجب أن تقيم تصرفات العمل وتحكم على عملهم 

لإحكام السيطرة والتمرس بها عليك مراقبة العمل ، مقارنة العمل المنفذ مع المقاييس المخطط لها سابقاً ، بالإضافة إلى تحديد الأعمال الضرورية

ومثالاً على السيطرة في إدارة مشروع تجفيف المستنقع ، يفترض أن تبقي عينيك مفتوحتين لإعطاء الملاحظات ، متأكداً من طريقة إنجاز المهام ومدى التقدم في ذلك ، مقارناً نسبة الوقت والتكاليف المعمول بها مع الخطة الموضوعة سابقاً.

خلاصة الادارة السياسية:

تعرف الإدارة على أنها معرفة ما علينا فعله وإنجازه إلا أن هاتين الوظيفتين تتطابقان أحياناً ، بالرغم من تباعد مفهومها، لتتأكد أن كل شيء يسير على ما يرام عليك إتمام الوظائف التالية:

      التخطيط للأعمال التي تود إنجازها ن بالإضافة إلى تحديد الأهداف والوسائل الكفيلة بإنجازها حسب المواصفات المطلوبة .

       تقسيم الأعمال ، وتوزيع المهام المختلفة على العاملين الذين سيؤدونها ، توزيعاً منظماً .

       التوجيه ، ويعني إطلاع العاملين على واجباتهم والتأكد من تأديتهم لها غير منقوصة ، وذلك  باتباعهم أفضل الوسائل المتاحة

       المراقبة المتواصلة لضبط سير الأعمال حتى يتم لك الحصول على النتيجة النهائية وفقاً لبرنامج منظم يطابق بين المدة والنفقات المحددة سابقاً والنتيجة الكلية .

يبقى أن نذكرك بأن الإدارة أمر بسيط ، يتطلب كل ما ذكرناه من الأمور سابقاً

اسئلة تطرحها على نفسك:

راجع كافة المهام المهام الإدارية واسأل نفسك الأسئلة التالية : ـ  

·        عندما أنوي تحقيق أهدافي ، هل أضع خطة لتنفيذ ذلك ؟

·        هل أحدد وأنظم الموارد التي أحتاجها لتنفيذ خطتي ؟

·        هل أعين المهام التي يتوجب إنجازها ؟

·        هل أوزع الأعمال على ألأشخاص المناسبين ؟

·        هل أراعي تعميم الشروط المطلوبة على العمال لكي أضمن النجاح في النهاية ؟

·        هل أملك السيطرة الكلية على ألأمور التي تقع مسئوليتها على عاتقي ؟

ستكون أفضل إذاَ:

·        عرفت بوضوح ما تود تحقيقه .

·        وضعت خطة لتنفيذ أهدافك .

·        نظمت العمل والموارد محدداً من سيقوم بكل مهمة معينة .

·        أطلعت العمال على تحديد مقاييس العمل بالتفصيل ، وما يتوجب عليهم القيام به .

·        تنبأت بكل ما سيحدث في فترة معينة .

·        قمت بإجراء تعديلات بخطة العمل ، طبقاً لمستوى النتيجة المطلوبة بغية إجراء المزيد من التقدم بتلك التعديلات .

يجب ان تتوفر لدي 4 مهارات للاداره ...

التخطيط/ هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيميه

التنظيم/ باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة. يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.

التوجيه/ إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة.

الرقابه / الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.