ماذا يحدث فى حالة عدم وجود مراقب وثائق بالشركات؟

عدم وجود مراقب وثائق يؤثر سلبا فقط في حال كان هو الشخص الوحيد الذي يقوم بأرشفة الوثائق وتصنيفها مع عدم مشاركتها مع أي موظف أو إدارة أخرى بالتالي عدم وجوده يسبب إهدار الوقت سواء في البحث على الوثائق المطلوبة أو أرشفة الجديد منها، أيضا عدم تمييز الوثيقة المهمة من غير المهمة بالتالي فقدان معلومات ضرورية لإنجاز العمل بشكل أسرع.

أما في حال كانت أرشفة الوثائق متشاركة وطريقتها موحدة بجميع الإدارات فغيابه أو عدم وجوده لن يؤثر سلبا بدرجة كبيرة.

كل هذا يعتمد على حجم الشركة أو المؤسسة ونظامها المتبع، فالشركات الصغيرة يسهل حتى على مديرها حفظ وثائقه والاستغناء عن تعيين مراقب وثائق، اما الشركات الواسعة النطاق يتوجب أن يتوفر لديهم نظام حفظ وثائق موحد وموظفين مؤهلين للقيام بذلك حسب النظام المطلوب والمتبع لدى الشركة وشركاتها التابعة ان وجد.

تلف للوثائق وصعوبة الحصول عليها وارشفتها وفقدانها

   في حالة عدم وجود مراقب وثائق فهذا يسبب الفوضى في العمل و ضياع للوقت و بالتالي تراجع في المردودية 

من وجهة نظري لا داعي لوجود مراقب للوثائق مع ضرورة تعيين شخص مؤهل للقيام بعملية ادارة الوثائق من الالف الى الياء ويتم الاطلاع عى خبرته وكفاءته من خلال تحويل وحفظ الوثائق وتداولها ما بينه وبين الدوائر والاقسام

الاصل ان نرسي ثقافة الارشفة في كل اقسام المؤسسة وعند كل الموظفية فإذا تم هذا فإن غياب مراقب الوثائق لا يسبب الكثير من الخلال.

مع انه من الافضل أن يوجد مراقب وثائق مع وجود ثقافة الارشفة في كل المؤسسة

في حالة عدم وجود مراقب للوثائق في الشركات تحدث فوضى كبيرة و سوء تسيير الارشيف و لا نستطيع الوصول الى المعلومات و الوثائق بسهولة .

احتماليه التعرض للمخاطر العمليه بنسبه كبيره جدا

تتراوح الخسارة ما بين مادية وقانونية 

ضياع حقوق الشركة مع الشركات الاخري 

ضياع حقوق موظفين وعدم القدرة علي تقييم الاداء وحساب الجزاءات 

انها الفوضي حال عدم حفظ الوثائق وادارة ذلك وتصنيف الوثائق بدقة 

يقوم مراقب الوثائق على مساعدة الشركات الالتزام بسياسات ونظم الحفظ للوثيقة ، وحماية المعلومات بها واسترجاع البيانات بشكل أكثر فعالية. وعلى الوجه الاخر فان الشركات والمنظمات تعمل فى التواصل مع مراقبين الوثائق ليصبحوا أكثر وكفاءة، وكما القوانين والمبادئ الارشادية للشركات تشجع على حماية المستهلك واتاحة السجلات والوثائق التى تخصه ..وبالتالى نرجع نقول لابد  من وجود مراقب وثائق وارشفه

اصبحت عملية توثيق البيانات من اهم اولويات الشركات والمؤسسسات وذلك نظرا لاهميتها فالدائرة المسدندية تنتهي بالتحديد بالسجلات والوثائق فالقائمين عليها لهم دور بارز في توثيق البيانات والحفظ عليها الي جانب ادخال تطورات جديدة كالميكروفيلم للحفاظ في هذه الوثائق