ما هي الرقابة الغير معلنة و كيف ينبغي أن تمارس لتكون فعالة؟

أولًا: الجهة التي تقوم بالرقابة:

هناك جهات داخلية وأخرى خارجية تمارس الرقابة في منظمات الأعمال؛ فكل رئيس لمجموعة من الأفراد يقعون تحت رئاسته يمارس عليهم نشاط الرقابة سواء كان هذا الشخص يشغل أعلى مستوى وظيفي بالهرم التنظيمي كمدير المنظمة، أو أدنى مستوى بالهرم كمشرف عمال فكلاهما كمديرين يتحتم عليهما القيام بالرقابة الداخلية.

يضيف د. زكي محمود هاشم: ( وتمارس الرقابة كنتيجة حتمية لتطبيق مبدأ تفويض السلطة حيث تتحرى المستويات الإدارية العليا في المشروع من أعباء التفصيلات الروتينية وتعهد بها إلى المرؤوسين من المديرين في المستويات الأدنى مع تفويضهم السلطات اللازمة للنهوض بها، ولما كان المدير المفوض لسلطته لا يعفى من مسؤوليته عن أعمال المفوض إليهم، لذلك فهو يحتفظ لنفسه دائمًا بحق الرقابة على أداء المرؤوسين حتى يتأكد من أن السلطات المفوضة قد استخدمت استخدامًا سليمًا في إطار الخطط الموضوعة والسياسات المقررة، ومن ناحية أخرى فإن توافر أساليب ووسائل محكمة للرقابة يساعد على تفويض السلطات ).

وفي الوقت نفسه قد تكون هناك جهات أخرى ترد من خارج المنظمة لتمارس الرقابة على الأداء لاعتبارات نظامية أو قانونية وذلك بمعرفة مفتشي التصرفات المالية أو باحثي المواصفات والجودة الذين يتبعون الأجهزة المركزية للمحاسبات كديوان المراقبة العامة، أو هيئة الرقابة على المواصفات القياسية، أو الهيئات العالمية لمنح شهادات الكفاءة الدولية كشهادات الأيزو (Iso Certifications) وغيرها.

ثانيًا: فوائد الرقابة:

تقدم الرقابة مزايا عديدة يمكن تصنيفها لمزايا (أو فوائد) تعود على المنظمة، وأخرى تعود على الأفراد سواء العاملين داخل المنظمة أو خارجها كما يلي:

أ‌-    فوائد الرقابة للمنظمة:

-         التأكد من مدى تحقيق الأهداف العامة والفرعية للخطط المرسومة المعتمدة.

-         التأكد من مدى مطابقة الأداء الفعلي للمسارات التي تفرضها الخطط المرسومة.

-   اكتشاف الانحرافات السلبية ( والإيجابية غير المرغوب فيها ) تمهيدًا لتناولها بالدراسة والتشخيص لمسبباتها الرئيسة والفرعية، وبالتالي اقتراح أوجه العلاج المناسبة في الوقت المناسب.

-   التأكد من مدى مناسبة كل من الموارد البشرية ( العاملين ) والمادية ( الأصول الثابتة كالآلات والمعدات، والأصول المتداولة كالمواد والنقدية ) لمتطلبات الخطط كمًا ونوعًا ووقتًا.

-         التأكد من الاستخدام الكفء لكل من الموارد المتاحة والمرتقبة بما يتفق ومتطلبات الخطة.

-         التأكد من أن الأداء التنفيذي يسير وفقًا للسياسات والإجراءات التفصيلية المفسرة للخطة العامة.

ب‌-                       فوائد الرقابة للأفراد:

-   اطمئنان العامل الكفء لعدالة عملية المراقبة عند تقويم أدائه الفعلي بما يسمح له بحصوله على مختلف أشكال الإثابة الممكنة ( المكافآت المادية أو المعنوية المعروفة ).

-   اطمئنان العامل المقصر لعدالة عملية المراقبة عند تقويم أدائه الفعلي بإتاحته الفرصة لتجديد مهاراته ( بالتدريب المناسب ) الذي يكفل له تجنب كل صور العقاب الممكنة كالخصم من الأجر، أو الحرمان من الترقي أو الترف.

-   حفظ الحقوق لأفراد جمهور المتعاملين مع المنظمة فيما يتعلق بعدالة أو مساواة حصولهم على الخدمات أو المعاملات المستهدفة بالجودة المناسبة وبالسعر الملائم.

ثالثًا: عيوب الرقابة الإدارية:

غير أنه يعيب الرقابة الإدارية إنها ليست كافية لحماية الحقوق والحريات العامة ولضمان مبدأ المشروعية، وذلك للأسباب الآتية:

1-تختلف هذه الرقابة من حيث قوتها ومداها تبعًا لاختلاف النظام الأداري السائد في الدولة، فإذا كان نظامًا مركزيًا كانت الرقابة قوية متسعة، نظرًا لتمتع الرؤساء الأداريين في هذا النظام بسلطة رئاسية قوية تتناول المرؤوسين في اشخاصهم وأعمالهم، مما يمكن الرئيس من فرض رقابته الشاملة على تصرفاتهم، بينما في نظام اللامركزية الإدارية، وهو الاتجاه السائد في العديد من الدول حاليًا، تتمتع الهيئات اللامركزية باستقلالها في مباشرة اختصاصاتها الادارية، بحيث لا يكون للادارة المركزية سوي رقابة وصائية مفيدة ومحصورة في نطاق معين لا يجوز لها تجاوزه وإلا تعرض عملها للطعن، فهي اما أن تصدق على العمل كما هو في جملته، وإما أن ترفض العمل برمته مع احتمال الطعن ضد هذا الرفض، ومعنى ذلك أنها لا تملك سلطة التوجيه أو اصدار الأوامر والتعليمات الملزمة لهذه الهيئات، كما لا تملك أن تلغي اعمالها أو تسحبها أو تعدلها أو تعدل آثارها كلها أو بعضها كما لا يجوز لها من باب أولى الحلول محلها في ممارسة اختصاصاتها.

2-إن الرقابة الإدارية هي رقابة ذاتية، فهي ليست رقابة من هيئة محايدة مستقلة، ويؤدي ذلك إلى جمع الإدارة بين صفتي الخصم والحكم بالنسبة لأعمالها محل الرقابة، مما لا يحقق العدالة التي ينشدها الأفراد، خاصة وأن اعتراف الأدارة بما يقع من أخطاء أو انحراف هو أمر عسير التحقق في كثير من الاحيان، إذ الغالب أن تتشبث الإدارة بعملها رغم تيقنها من عدم مشروعيته، وذلك ما دام هذا العمل يحقق مصلحتها ولو كان ذلك يؤدي إلى الأخلال بقواعد المشروعية.

3-وعليه فالغالب أن الأدارة إنما تسعى أساسًا، حتى في نطاق ممارسة الرقابة الذاتية على أعمالها، إلى تحقيق مصالحها حتى لو أدى ذلك إلى التحلل من قيود المشروعية، مما يزيد من احساس الأفراد بعدم الاطمئنان على حقوقهم إذا ترك الأمر لحكم هو خصم لهم في نفس الوقت دون أية ضمانات تكفل لهم تحقيق العدالة والحصول على حقوقهم.

فمن هذه الأسباب يتضح أنه لا يجوز أن تقتصر الرقابة على أعمال الإدارة على تلك الرقابة الذاتية، ولعل خير الحلول هو أن نكمل هذه الرقابة الإدارية، برقابة هيئة محايدة مستقلة، تكون لها من الضمانات ما يكفل حقًا تحقيق العدالة بين المتنازعين دون تحيز لأحدهم، وهو ما يتحقق بتقرير حق القضاء في الرقابة على أعمال الإدارة.

رابعًا: خصائص الرقابة الفاعلة:

يقصد بالرقابة الفاعلة تلك الرقابة التي تستطيع الإدارة من خلالها أن تتحرى بوادر العقبات أو الأخطاء الفعلية التي تعترض الأداء بشرط أن تكون مهيأة لمواجهتها بالأساليب والأدوات والوسائل التي تكفل لها سرعة اتخاذ الإجراءات العلاجية للتصدي لها فوريًا وجذريًا بأقل التكاليف.

ومن ثم فمن أهم الخصائص التي يجب أن تتوافر في نظم الرقابة الفاعلة هي:

1-أن تكون المعايير الرقابية والوسائل المستخدمة مناسبة؛ فعلى سبيل المثال لا يجوز أن تطبق الإدارة أساليب رقابية مستحدثة كالرقابة الآلية في حين أن نظم العمل المطبقة في المنظمة مازالت تستخدم النظم والأساليب اليدوية بدرجة كبيرة كما هو الحال في المزارع البسيطة، والعكس بالعكس.

2-أن تكون الوسائل الرقابية المطبقة اقتصادية بقدر الإمكان، فليس هناك ما يدعو لاستخدام أساليب رقابية باهظة التكاليف طالما توجد وسائل أرخص تؤدي الغرض نفسه، وذلك لتقليص التكاليف الكلية بقدر الإمكان.

3-أن يكون المراقب ملمًا بكيفية استخدام هذه الوسائل أي تتوافر لديه المهارة الفعلية على تطبيقها وهو ما يمكن تحقيقه من خلال التأهيل العلمي المناسب أو من خلال التدريب على استعمالها.

4-أن تعدد وتتنوع الوسائل والأدوات الرقابية المستعملة حيث لا توجد وسيلة رقابية واحدة تصلح مع كل الأفراد أو لكل التصرفات والمعادلات أو لكل الأنشطة أو لجميع المنظمات؛ فكل طرف من هذه الأطراف ينبغي أن يكون له وسائله الملائمة له.

5-أن تكون النظم الرقابية مرنة أي قابلة للتغيير لمسايرة التغيرات التكنولوجية التي تستحدث على الأداء الفعلي لتحقيق المزيد من الفاعلية سواء للمراقبين أنفسهم ( اختصار الوقت والجهد المبذول )، أو الواقعين تحت المتابعة (سرعة لفت أنظارهم إلى الثغرات أو الأخطاء المحتمل الوقوع فيها مبكرًا).

ويضيف د. سامي جمال الدين: ( فهي رقابة مرنة وميسرة، تلجأ إليها الإدارة من تلقاء نفسها او بناء على تظلم الأفراد، وهي لا تتطلب من الأفراد اتباع اجراءات قد تتسم بالطول أو البطء أو التعقيد ).

6-أن يتم مراعاة التوازن بين كل من اعتباري الكم والنوع عند صياغة المعايير المخططة؛ فموجبات الإجادة تقضي بعدم ترجيح أحد هذين الاعتبارين على الآخر؛ فاعتبارات الكم والنوع من متممات اكتمال العمل وكفاءته.

7-قدرة النظام الرقابي على تصحيح الانحرافات، ويعني ذلك شمولية النظام لهدفين رئيسين هما: اكتشاف الخطأ بالطرق والاساليب المناسبة، واستخدام الأساليب والوسائل الكفيلة بتصحيح الخطأ أو الانحراف، ولكن يجب التنبية هنا إلى أن النظام الرقابي ليس دائمًا يهتم بالاساليب والأدوات التصحيحية، وذلك بسبب صعوبة التنبؤ بطبيعة الأخطاء والانحرفات التي تستوجب في كثير من الاحيان تحديد اساليب وطرق وادوات التصحيح بعد اكتشاف الاخطاء.

وأخيرًا نختم بما قالة بيتر دراكر: ( تقع الرقابة الحقيقية للمؤسسة على أساس السلوك وسبب الفعل والعمل، إن الناس تتصرف طبقًا لما ينالونه من مكافآت وجزاءات، إذ بالنسبة إليهم يعتبر هذا المعبر الحقيقي للمؤسسة عن القيم وعن غرضها وواجباتها الفعلية، ونظام الرقابة الذي لا يتلاءم مع رقابة المنظمة الحاسمة الفعالة التي تقع في قدرات أناسها، لن يكون فعالًا بالمرة، وفي أسوأ حالاته سيسبب صراعات لا تنتهي، وسيدفع المنظمة خارج نطاق الرقابة، وعند تصميم أجهزة رقابة لمنظمة ما، علينا أن نتفهم ونحلل الرقابة الفعلية للعمل وقرارات رجاله، وإلا فسنكون بهذا قد صممنا نظامًا لأجهزة رقابية لا تؤدى إلى أي رقابة، وعلينا أن نتحقق من أن أقوى مجلس إدارة كامل بمعدات الكمبيوتر وأبحاث العمليات، يعتبر ثانويًا بالنسبة للرقابة النوعية المختفية في أي منظمة إنسانية، وهي نظامها في المكافآت والجزاءات، ونظامها الخاص بالقيم والمحرمات).

اتفق مع اجابات الاستاذ/ احمد كمال

مع تحياتى