ماهي الاساليب التي يتعين علي الشركه اتباعها حتي تقوي النظام الداخلي والخارجي لها وتحقق التميز؟

المحور الأول : نتائج الدراسات السابقة بشأن دور وحدات المراجعة الداخلية فى تحقيق الرقابة الوقائية ورفع كفاءة الأداء.

            أجريت دراسات عديدة على تطوير دور وحدات المراجعة الداخلية لتحقيق الرقابة الوقائية ورفع كفاءة الأداء وإضافة قيمة للمنشأة، نذكر منها على سبيل المثال ما يلى:

1-  دراسة (John & Duane , 1991) ( 1 )  :

ركزت هذه الدراسة على سبل رفع كفاءة وتطوير مستويات الأداء المهنى للمراجع الداخلى بما يضيف قيمة للمنشأة فى القطاع المصرفى، وانتهت الدراسة إلى أن مدخل القيمة المضافة يتطلب من المراجع الداخلى ضرورة التركيز على هدفى البناء والحماية، وأن هدف البناء يتحقق بدعم ومساندة المستويات الإدارية المختلفة بالمنشأة بالخدمات الاستشارية لمساعدتها على الاضطلاع بمسئولياتها والتصدى للتحديات التى تواجهها، أما هدف الحماية فيتحقق من خلال ممارسة المراجع الداخلى لعمله الأصيل المتمثل فى أعمال الفحص والمطابقة والتأكيد وإضفاء الثقة.

•         إعداد وصياغة رؤية ورسالة الدائرة وتحديد قيم مؤسسية

وأهداف واضحة لها .

•         إيجاد ثقافـة مؤسسيـة تضمن تحقيـق أهداف الدائرة من

خلال تقديم القدوة الحسنة في الأداء والسلوك.

•         التعريف برؤية ورسالة الدائرة لجميع المعنيين وحشد

الجهود من أجل تحقيق هذه الرؤية والرسالة، وتشجيع نشر

مبادئ ومتطلبات تطبيق الجودة والتميز.

•         مراجعة مستوى الأداء والمهارات القيادية ومدى تطويرها.

•         المشاركة في المجموعات المهنية المتخصصة وفي المؤتمرات والندوات خاصة تلك المتعلقة بالتميز والجودة.

•         المشاركة الشخصية الفعالة في تشجيع عمليات التطوير والتعلم المستمر وضمان الاستفادة من النتائج المترتبة عليها.

•         تشجيع روح الفريق والتعاون على كافة المستويات في الدائرة وخاصة بين الوحدات التنظيمية فيها.

•         وضع الهيكل التنظيمي الملائم لتنفيذ السياسة والاستراتيجية.

•         ضمان إيجاد وتطبيق أنظمة فعالة لإدارة العمليات.

•         تحديد الجهات المسؤولة عن العمليات الرئيسية في الدائرة.

•         ضمان إيجاد نظام فعال لإعداد وتطبيق ومراجعة وتحديث السياسة والاستراتيجية.

•         ضمان إيجاد نظام فعال لقياس ومراجعة وتطوير نتائج الأداء المؤسسي الرئيسية.

•         ضمان إيجاد وتطبيق وتحديث أنظمة لتخطيط وتحديد وتعزيز عمليات التحسين المستمر.

•         ضمان إيجاد نظام فعال للحكمانية في الدائرة.

•         التعاون مع الدوائر الأخرى للقيام بمشاريع ومبادرات تطوير مشتركة.

•         إجراء مراجعة منتظمة لأهداف وممارسات الدائرة المتعلقة باحتياجات جميع الفئات المعنية وكيفية تلبيتها والاستجابة لها .

•         إيجاد قنوات اتصال فعالة ومباشرة ومنتظمة للقيادة مع جميع المعنيين.

•         الاطلاع على نتائج استبيانات رأي الفئات المعنية وعلى تظلماتهم والاقتراحات المقدمة منهم ومراجعتها والتعرف على مؤشراتها والعمل على تحسين نتائجها .

•         تقدير الجهود والمساهمات المتميزة لجميع الفئات المعنية سواء كان هذا التقدير موجهاً لفرق عمل أو أفراد من هذه الفئات.

•         المشاركة الفعالة في مبادرات موجهة لخدمة المجتمع.

•         الجهود الشخصية للقيادة في تحفيز ومكافأة وتقدير إنجازات الموارد البشرية وفرق العمل بالأسلوب والتوقيت الملائم، بما في ذلك ضمان التقييم العادل والدقيق للأداء السنوي للموارد البشرية.

•         اتصال القيادة مع الموارد البشرية والاستماع إليها والتحاور معها والاستجابة لمتطلباتها

•         مساندة القيادة للأفراد على تحقيق خططهم وأهدافهم.

•         المساهمة الشخصية للقيادة في نشاطات تنمية الموارد البشرية بما في ذلك مشاركة القادة كمتدربين أو محاضرين أو رعاة في برامج التدريب وفي المؤتمرات والندوات المتخصصة .

•         تشجيع الموارد البشرية على المشاركة في عمليات التطوير والتحسين المستمر، وتأكيد حرص القيادة على  تفويض الصلاحيات والتمكين الوظيفي للموارد البشرية.

•         إعداد جيل جديد من القادة القادرين على تحمل المسؤولية والخدمة بما في ذلك منهجية اختيار هؤلاء القادة وتنميتهم وتدريبهم .

•         توفير الموارد اللازمة للإبداع.

•         تشجيع وتحفيز المبدعين.

•         تشجيع تبادل الآراء والنقاش البناءّ.

•         تقديم القدوة الحسنة في مجال الإبداع.

•         فهم العوامل الداخلية والخارجية المحركة لعملية التغيير في الدائرة.

•         تحديد واختيار التغييرات الواجب إجرائها في الدائرة وفي علاقاتها الخارجية.

•         قيادة خطط التغيير في الدائرة.

•         تخصيص الموارد والدعم اللازمين لعملية التغيير.

•         إدارة النتائج والمخاطر المترتبة على برامج التغيير.

•         الإدارة الفعالة لعملية التغيير وإدارة تأثيراتها على جميع المعنيين.

•         شرح عمليات التغيير ومبرراته إلى الموارد البشرية وإلى جميع المعنيين.

•         دعم وتمكين الموارد البشرية من الإدارة الفعالة للتغيير.

•         قياس ومراجعة فعالية التغيير وضمان مشاركة واستفادة جميع المعنيين من المعرفة المكتسبة الناجمة عن التغيير.

•         تجميع وتحليل معلومات كافية تضمن فهم ومعرفة بيئة العمل الحكومي والظروف المحيطة بالدائرة.

•         معرفة ومراعاة والاستجابة لاحتياجات وتوقعات جميع المعنيين.

•         مراعاة وفهم التطورات المستقبلية ومدى تأثيرها على الدائرة وعلى جميع المعنيين.

•         الاستفادة من نتائج مؤشرات الأداء المؤسسي الداخلية.

•         الاستفادة من نتائج عمليات التقييم الذاتي المؤسسي.

•         الاطلاع والتعرف على افضل الممارسات المطبقة وضمان الاستفادة منها.

•         فهم والاستفادة من نتائج/ تأثيرات المتغيرات الاقتصادية والاجتماعية والتقنية

•         وما شابه.

•         الاستفادة من المعلومات والاقتراحات المقدمة من جميع المعنيين، ومن نتائج آراء جميع المعنيين ونظرتهم إلى الدائرة.

•         إعداد وتطوير السياسة والاستراتيجية بما يتفق مع رؤية ورسالة وقيم الدائرة.

•         توازن السياسة والاستراتيجية بين متطلبات وتوقعات جميع المعنيين.

•         تتضمن السياسة والاستراتيجية بدائل وسيناريوهات وخطط بديلة لمواجهة المتغيرات والمستجدات.

•         تتضمن الاستراتيجية تحديدا لعوامل النجاح.

•         تتضمن الاستراتيجية تحديداً للفرص الحالية والمستقبلية.

•         تتوافق السياسة والاستراتيجية مع الرؤية والتوجه المستقبلي للحكومة الإتحادية.

•         تجسد السياسة والاستراتيجية مفاهيم التميز وأفضل الممارسات.

•         تتضمن السياسة والاستراتيجية تحديدا للجهات المسؤولة عن الأعداد والمراجعة والتحديث .

•         تقوم الدائرة بانتظام بمراجعة وتحديث السياسة والاستراتيجية والتأكد من مدى ملائمتها وفعاليتها.

•         مدى مراعاة الشفافية في إعداد ومراجعة وتحديث السياسة والاستراتيجية.

•         تحديد وشرح الإطار العام الذي يتضمن سلسلة العمليات/ الإجراءات الرئيسية اللازمة لتطبيق السياسة والاستراتيجية.

•         شرح السياسة والاستراتيجية لمختلف المستويات الوظيفية في الدائرة والتعريف بها لجميع المعنيين خارج الدائرة وتقييم مدى معرفتهم بها واستيعابهم لها.

•         اعتماد السياسة والاستراتيجية كأساس لتخطيط النشاطات وتحديد الأهداف على جميع المستويات في الدائرة.

•         المواءمة وتحديد الأولويات والاتفاق على وإيصال الخطط والأهداف لجميع المستويات المعنية، ومتابعة مدى تحقيق الإنجازات المترتبة على ذلك.

•         إعداد آلية متكاملة للتقارير ومتابعة التقدم في الإنجاز.

•         المناهج والأساليب التي تطبقها الدائرة لتحديد احتياجاتها الحالية والمستقبلية من الموارد البشرية اللازمة .

•         كيف يتم ضمان التوافق والمواءمة بين خطط الموارد البشرية وبين متطلبات التطبيق الفعال للسياسة والاستراتيجية والهيكل التنظيمي للدائرة.

•         كيف تضمن الدائرة اختيار وتوظيف أكثر المتقدمين كفاءة وملائمة للعمل بالدائرة.