كيف يتم تنظيم الارشيف الجاري’ كيف تتم عملية الاتلاف؟

يعتبر الارشيف همزة الوصل بين مصالح المؤسسة لدرجة انه وصف بانه قلب المؤسسة النابض ومتنفسها وهو تاريخها ايضا  فهو ذاكرة المؤسسة خاصة وذاكرة الوطن عامة وينقسم الى ثلاث الارشيف العادي وهو المحفوضات التى لا يزيد عمرها عن سنة تكون متواجدة على مستوى كل مصلحة لتستطيع المصلحة المعنية الرجوع لها فى اي وقت للمحافضة على الوقت وعدم اهداره الارشيف الحي هو كل وثيقة ارشيفية  يكون عمرها من سنة الى خمس سنوات يجب ان تتواجد على مستوى مصلحة المكلف  بالارشيف ليقوم بعملية الفرز والتنضيم حسب المصالح للمؤسسة وهذا هو افضل نضام معمول به لان الانضمة السابقة لم  تهتم بترتيب المصالح بل بنضام تاريخ اصدار الوثيقة ولا يهم اي مصلحة تتبع وايضا على المصالح عندما تسلم ارشيفها الذي يزيد عمره عن سنة يجب ان يكون مرتب ومنضم حسب تاريخ الصدور فى علب ارشيف مرقمة ومسجلة وببطاقات الجرد وايضا على المكلف بالارشيف ان  يقوم بدورات تكوينية او دوريات تفقدية من  اجل تحيين عملية تنضيم  الارشيف على مستوى مصالح المؤسسة حتى لا يستلم مستقبلا كومة وثائق غير مرتبة لان هناك بعض الغير  ملتزمين اما الارشيف النوع الثالث هو الارشيف التاريخي ويسمى ايضا الارشيف الميت الذي يمتد من خمس سنوات الى ثلاثين سنة او اكثر لست الان بحاجة الى تعريفه فقط عملية تنضيمه كما شرحت سابقا فهو يكون على مستوى مكتب المكلف بالارشيف فى غرفة الخزانة كونه كنز المؤسسة اما  ان كانت المؤسسة هي فرع من مؤسسة الام فيجب ان يرسل لها كل ارشيف عمره اكثر من خمس سنوات مرتب ومرقم وببطاقات الجرد عبر جدول ارسال ممضي بحسب النضام المعمول به داخل المؤسسة ’ اما بخصوص عملية الاتلاف للمحفوضات فهي عملية جد حساسة وتتطلب دراسة معمقة لكل وثيقة تفرز اما هي ارشيف عادي او الحي او تاريخي او الميت فان لم تكن لها اي اهمية اطلاقا مباشرة او غير مباشرة فيقرر  المكلف بالارشيف تصنيفها على انها يجب ان تتلف ويقوم بعملية جردها فى محضر الاتلاف الذي يقوم بعمل نسختين منه ويوقع بالنضام التسلسلي المعمول به داخل المؤسسة او تلك السلطة ويسلم نسخة للمدير ويمسك نسخة لديه ويحضر عملية الاتلاف كل من وقع بالختم على محضر الاتلاف .

يتم تنظيم الارشيف الجاري عبر القيام بالجرد و هو العملية التي ستساعدنا على حصر انواع الوثائق و الملفات المتداولة لدي المؤسسة.

تتم عملية الاتلاف من خلال تطبيق جدول مدد استبقاء الوثائق و تحديد الوثائق المعدة للاتلاف