عادة، هل تقوم بتحضير قائمة بالمهام اليومية أو أنك تعمل على المهام التي تأتي في طريقك؟

في أي وقت هناك عدة انواع من المهام التي يتم العمل عليها في جميع الاحوال. أولا مهام اتمام التقارير الدورية والتي قد تكون سنوية أو ربع سنوية أو شهرية أو اسبوعية أو حتى يومية وهذه المهام تكون توقيتاتها معدة مسبقا وقد تم الاتفاق عليها مع الادارات المختصة أو المعنية وتكون بمثابة العناصر المحددة دائما في أي جدول أعمال، ولذلك يتم إبعاد أية مهام أخرى من شأنها التأثير على تلك المسئوليات

ثانيا: مهام المراجعة والفحص. تلك المهام في أغلب الاحوال يتم إدراجها في اسلوب العمل بشكل منتظم بحيث تكون على سبيل المثال في بداية الاسبوع أو نهايته أو في نهاية يوم العمل أو بعد اتمام مهمة محددة والتي بدورها يكون من السهل تنظيمها بالشكل الذي لايتعارض مع الاداء الوظيفي أو العملي

ثالثا: هناك مهام حضور الاجتماعات الضرورية والتي تمثل جزءا مؤثر لتنظيم العمل مع الادارات المختلفة أو مع عنصر خارجي، وتلك يتم تحديدها مسبقا ولذالك يتم الاخذ في الاعتبار الاوقات المسموحة لأداء تلك الادوار بما لايتعارض مع المهام الاخرى

رابعا: هناك الاحداث التي يمكن أن تطرأ على العمل والتي لايمكن التنيؤ بها ويتم التعامل معها طبقا لكل حالة على حدى

خامسا: وهذه أهم المهام الوظيفية وهي (مهمة الدعم النفسي وتطوير مجموعة العمل) والتي تنقسم الى شقين - الاول وهو تقييم الاداء والذي بدوره يكون ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي ومن ثم يكون تحديد المواعيد المناسبة سهل ولكن اختيار الوقت المناسب هو الاهم والشق الثاني وهو التدعيم والتشجيع أو التعقيب وذلك يكون في خلال أوقات العمل دون تحديد حيث أنه لايتطلب أكثر من التشجيع أو التوجيه أو التعقيب خلال سريان العمل وبالشكل الذي لا يتطلب وقت أو مجهود كبير ولكن في بعض الحالات والتي توجب التوجيه بصورة مركزة في الغالب تكون بعد اتمام الاعمال اليومية حيث أن التركيز والمناقشة المستفيضة تكون مطلوبة

ولذلك وفي اعتقادي الشخصي بناءا على تجاربي العملية تخطيط وتحديد الاعمال لليوم التالي أو لليوم الحالي في أغلب الاحوال لا تكون من الصعوبة على الشخص في حالة توافر التالي:

أولا: فهم متطلبات أداء الاعمال وأولوياته

ثانيا: المقدرة على إنشاء نسق بديل من خلال العاملين في الادارة لإكال بعض المهام اليهم والتي تساعد على تخفيف حدة تعارض توقيتات الاعمال إن وجدت وفي نفس الوقت تكون بمثابة تمرين لتطوير وتدعيم العناصر البشرية الموجودة داخل الادارة للمهام المستقبلية

أما من حيث طريقة التخطيط التنفيذية والتي يتم استخدام الاوراق أو الجداول أو المنبهات للتذكرة أو أية طريقة أخرى فهي تعتمد على كل شخص وما يكون مريح له في أداء الاعمال والتذكرة

نعم اقوم بذلك كي ارتب يومي الجديد بما يتسني ان ابء اولا وكيف

التخطيط الجيد هو مؤشر النجاح لذلك اقوم دائما بتحضير قائمه مهمات لليوم التالي في اخر يوم العمل لمواصله وتحقيق نتائج ايجابيه اعتمادا علي خطه العمل الزمنيه

يجب التخطيط لاي عمل ومهام ستقوم به . عدم وجود تخيطيط هو تخطيط للفشل

fail to plan is planning to fail

بخصوص المهام التي تاتي في طريقك يجب تصنيف اولوياتها بحبث تكون خططك اليومية مرنة للاضافة او التعديل عليها حسب الاولويات

شكرا للدعوة . اضافة الى اجوبة الزملاء الواردة اود ان اثبت ضرورة جدولة اعمالنا ومهامنا اليومية والقيام بانجازها على احسن وجه ممكن مع تخصيص وقت كافي للمهام الاضافية المتوقعة خلال العمل اليومي ليتم انجازها ايضا ضمن الوقت المحدد لذلك .

المهام اليومية هي عنصر اساسي ومفتاح يومك لذا من الضروري التحضير المسبق وعمل قائمة بشكل يومي لتسهيل كيفية سير العمل وتوفير الوقت والجهد الناتجان عن تزامن المهام التي تأتي في  طريقك 

التخطيط للمهام مهم لتنظمها وتفصيلها لحل مشاكلها قبل البداء بها وتقليل الوقت في ايجاد الحلول

بصفة عامة هناك تحضير مسبق بالمهام اليومية التي ساقوم بها في ذات اليوم ويكون ذلك في نهاية اليوم السابق اضافة الى المهام التي تاتي في الطريق وذلك من الافضل حيث ان التحضير المسبق يساعد على الانجاز الفوري بحيث ان انني مهيا نفسيا لما ساقوم بة واللة اعلم

طبعا التخطيط شىء اساسى فى الحياه الناجحه 

بالتأكيد  على كل موظف محترف أن يقوم بتحضير برنامجه اليومي والاسبوعي والشهري والسنوي مسبقا وإلا سيجد الفشل بإنتظاره

مهام العمل بالتاكيد ..عندم تكون لدي مهمة انظم ليستة بالاولويات