ماهي مهام مدير المشتريات؟

1/ وضع سياسات مناسبة للشراء وتطويرها

2/ القيام بالدراسات والبحوث المختلفة مثل:

·         التنبوء وجمع المعلومات عن الأسواق والحالة السوقية والتنافسية.

·         جمع المعلومات المتعلقة بالمواد ومستلزمات العمل والإنتاج المتوفرة في الأسواق التي تحتاجها المنظمة.

·         دراسة اتجاهات أو مستويات الأسعار المتعلقة بالمواد والمستلزمات.

·         دراسة كميات المواد في الأسـواق ومستويات الجـودة والمواصفات المتعلقة بها.

·         دراسة البدائل والمستلزمات البديلة (ذات الكفاءة الفنية والاقتصادية).

3/ مراجعـة طلبات الشراء الواردة لها من الوحدات المختلفة في المنظمة.

4/ الجدولة التنافسية الزمنية للمشتريات: 

5/ تحديد مستويات المخزون الثلاثة (الحد الأعلى ونقطة إعادة الطلب والحد الأدنى).

6/ إصدار أوامر التوريد (الشراء

7/ مراجعة وتدقيق عقود الشراء: للتأكد من سلامتها بالتعاون مع الشئون القانونية بالمنظمة وتوقيعها مع الموردين.

8/ إقرار مصير المواد الموردة: حيث يتم إقرار القبول أو الرفض للبضاعة الموردة نتيجة عمليتي الاستلام والفحص بالتعاون مع المختصين في هـذا الشأن.

9/ تنظيم السجلات لحفظ جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بعميلة الشراء. 

10/ تصريف الأصناف المخزونة التي لم يعد لها حاجة ومخلفات الإنتاج بالشكل وبما يحقق الفائـدة للمنظمة.

المشتريات تمثل الجزء الاكبر من التكلفة وبالتالي يجب مدير المشتريات المفاضلة بين اقل الاسعار واعلي جودة .اضافة الي توافر المواد الخام بصفة دائمة في المستودعات .

المهام التي يقوم بها مدير المشتريات بختصار التواصل مع قسم المبيعات في شركه وماهي احتياجات السوق من بضاعه لتواصل مع الموردين في الخارج .. وأيضاً لا بد أن يعرف جودة المنتج وان يوصله بسعر مناسب إلى داخل قسم المبيعات ليتم بيع البضاعه وإدخال ربح أفضل.. وأيضاً يتابع دايماً المنتجات وماهي نسبة الكبيره الي يحتاجها السوق وماهي المنتجات التي لا جوده منها ليأتي بمنتجات أفضل

من اولويات مدير المشتريات هى وضع خطة وسياسة الشراء للمنظمة ودراسة وتنبوء عن اسعر المواد داخليا وخارجيا

- المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات

- المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة

- المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة

- مسئول عن التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية الخاصة بالمشتريات و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة

- مسئول عن التخطيط لتوفير الاحتياجات عن طريق الموردين المعتمدين لدى الشركة الذين يتم قيدهم وتقييمهم و إعتمادهم

- مسئول عن إصدار سجل قيد للموردين يوضح به جميع بيانات المورد والبحث الدائم عن موردين جدد للوصول لأقل الأسعار بما يصب في النهاية في صالح المؤسسة

- مسئول عن التأكد من قدرات المورد على الوفاء بمتطلبات أوامر الشراء و طلبات عروض الأسعار و إستبيان الخامات وذلك قبل اعتماده

- مسئول عن متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة المشتريات

- تدريب الأفراد العاملين بإدارة المشتريات على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب

- المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بإدارة المشتريات مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة

- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته

- إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين النظام بإدارة المشتريات

- إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المشتريات فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات

- رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المشتريات

- مدير المشتريات مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المشتريات و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

تطوير سياسة الشراء وتكيفه مع واقع المبيعات 

البحث عن افضل المصادر واقل الاسعار ومتابعة حدالكفايه للمخزون

يجب على مدير المشتريات وضع استراتيجية تبدا بشراء المواد الاولية وتنتهى بارضاء كل من المشترى ومالك المنشاة