ماهي مهام السكرتيره في حضانة الاطفال؟

معالجة البريد

يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:

• استلام البريد اليومي.
• عرض البريد على المدير.
• توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
• تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
• توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
• حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
• تسجيل البريد الصادر.
• حفظ صورة عن البريد الصادر.
• إرسال البريد الصادر.

معالجة الاتصالات الهاتفية

• إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
• استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
• معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
• تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
• إجراء الاتصالات للمدير.
• تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.

إعداد المراسلات

• تحرير المادة المكتوبة.
• طبع المادة المُحررة.
• إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
• تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
• تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.

تنظيم الاجتماعات

• حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
• توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
• تجهيز قاعة الاجتماع.
• استقبال المُشاركين في الاجتماع.
• تدوين الملاحظات في الاجتماع.
• توزيع أوراق الاجتماع.

تنظيم مواعد المدير العام

• تسجيل بيانات الزوار.
• عرض الأجندة على المدير.
• تجهيز البيانات للمدير.

ترتيب السفريات

• جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
• عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
• إعداد ملف السفر.
• إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
• إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.

تنظيم محفوظات الإدارة

• تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
• تصنيف المحفوظات.
• ترميز المحفوظات.
• فهرسة المحفوظات.
• إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
• جلب الملفات عند طلبها.

متابعة أعمال الإدارة

• تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
• الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
• اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
• حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

• مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
• تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
• إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
• تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
• إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
• تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
• مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

• إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
• تنسيق إجازات العاملين.
• رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
• تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.

الاشراف على قيود التسجيل والتواصل مع الاهالي