ماهي الشروط التي يجب ان تتوفر في مضيفة الاستقبال لكي تكون ناجحة؟

شكرا على الدعوه الكريمه

بجانب ما ذكره الزملاء وإجادتها للعمل الفنى الذى يتم تكليفها به أن تتصف بما يلى 

حسن المظهر 

اللباقه وحسن التصرف

الهدوء والصبر

إجاده إحدى اللغات العالميه على الأقل بجانب لغتها الأصليه

قوة الشخصية  معرفة صياغة الحديث باسلوب محايد وجميل  

حسن المظهر والسلوك والباقة وحسن التصرف .

حسن ونظافة الهندام 

اتقان اكثر من لغة 

اللباقة وحسن الحوار 

البشاشة والابتسامة للزبون وعدم التكشير في وجهه 

سرعة المعاملة مع الزبون 

محاولة جذب الزبون وتقديم له كل وسائل الراحة اللازمة وعدم تنفيره 

الاكثار من كلمة مرحبا بك وشكرا لك والكلام الجميل 

حسن المضهر وحسن التصرف مع الابتسامة العريضة تحت كل الضروف

اللباقة في استقبال العملاء ولديها أيضا الصدر الرحب لكافة الاستفسارات

تكون حسنة المظهر ويكون لديها إبتسامة ولباقة لإستقبال العملاء ولديها أيضا جميع الحلول لجميع الأسئلة

أن تكون إجتماعية تستطيع التعامل مع جميع الأصناف

أول شخص يقابل الضيوف هو موظف الاستقبال - والانطباع الأول هو ما يدوم لاحقًا. لذلك موظف الاستقبال المتميز لا غنى عنه.

يجب ان يكون لديه المهارات اللازمه لذلك ومنها

المهارات التنظيمية من الدرجة الأولى. موظف الاستقبال هو الشخص المسئول عن تمثيل واجهة الشركة، ومن يلجئ العملاء للتحدث معه، ومن يسأله زملاء العمل عن المعلومات الخاصة بالشركة. وبجانب الرد على الاتصالات الهاتفية واستقبال الزوار، تكون مسئوليته هي التعامل مع العملاء، وتنظيم الأحداث، وترتيب الاجتماعات.. إلى آخره. مع كل هذه المسئوليات، فإن موظفى الاستقبال يكونون في حاجة ضرورية إلى مهارة التنظيم أثناء التعامل مع المهام المطلوبة منهم في نفس الوقت. لن تقدر على البقاء في هذه المهنة لفترة طويلة إذا كنت تفتقر إلى القدرة على إدارة العديد من الأشياء معًا، أو كنت تعجز عن التعامل مع مهام عملك بطريقة منظمة. 

• طريقة جيدة للبقاء منظمًا، هو أن تضع لنفسك نظام التدوين والتسجيل المناسب. من الضروري أن تعرف الأوراق والمعلومات التي يحتاجها مديرك، وزملائك في العمل، والعملاء. حافظ على هذه المعلومات في مجلدات منفصلة، سواء كانت مجلدات ورقية أو على الحاسب الآلي. قم بتنظيم ذلك الأمر بالطريقة التي تناسبك. إذا تطلب الأمر إضافة الملاحظات اللاصقة مع كل مجلد، فافعل ذلك.
• أن تكون منظمًا، يعنى أيضًا أن تكون لديك دوافعك الذاتية الخاصة. لا تحتاج إلى شخص آخر يقوم بتوجيهك أو مراقبتك للتأكد من أنك تسير بالشكل الصحيح. إذا كنت منظمًا من تلقاء نفسك، فإنك سوف تعرف المهام المطلوب منك تنفيذها في كل يوم، والمهام ذات الأولوية بالنسبة لك.
• زيادة ما تعرفه من معلومات تقنية يكون في صالحك. الأولوية الأولى لازمة المعرفة والتي لا غنى لعامل الاستقبال عن التميز في التعامل معها، هي الهواتف والقدرة على التحكم في الأزرار وخطوط الاتصال المختلفة. مهارات إتقان الحاسب الآلي كذلك في غاية الضرورة لعامل الاستقبال. يجب أن يعرف كيفية استخدام البريد الإلكتروني في العمل، وإتقان مهارة الكتابة على لوحة المفاتيح. من الجيد أيضًا معرفة القيام بالمهام المتعلقة بجداول البيانات Spreadsheets، وبالطبع استخدام أي برنامج لازم ومتعلق بنشاط الشركة التي يعمل بها. 
  • كن جديرًا بالثقة. موظف الاستقبال يعول عليه كثيرًا في الشركات. تتأثر أي بيئة عمل بشكل سلبي، إلا لم يوجد شخص مسئول عن الرد على الهاتف، أو إذا تواجد طابور من العملاء في حاجة للمساعدة بدون أي تقدم ملاحظ في تلبية احتياجاتهم. عليك أن تكون الشخص الجدير بالثقة لإتمام هذه المهام بالطريقة الأمثل. معرفة مدير عملك أنك جدير بالثقة وعلى قدرة دائمة لتقديم المساعدة للعملاء بالطريقة المثالية أو تنفيذ مهام عملك بأفضل شكل ممكن، يجعلك شخص لا غنى عنه بداخل منظومة العمل.
  • التمتع بمهارة الاستماع الجيد. جزءًا ضروريًا من أن تكون موظف استقبال جيدًا هو أن تكون قادرًا على الاستماع للآخرين بكفاءة. سواء كان ذلك عبر الهاتف، أو لأحد أسئلة العملاء الموجهة لك، أو لمجموعة من المعلومات التي تُنقل لك. القدرة على الاستماع الجيد سوف تجعلك أكثر فاعلية في إتمام عملك. ستكون قادرًا على حل المشكلات بطريقة أسرع، بعد أن تستمتع وتفهم الشخص من أول مرة. وستكون كذلك قادرًا على إيصال العميل للشخص المناسب بطريقة سريعة.
  • أخذ الملاحظات حول كل شيء.إذا طلب منك مديرك في العمل القيام بشيء ما، فقم بأخذ الملاحظات الدقيقة حول الأمر. إذا اتصل أحد العملاء، فتأكد من تسجيلك للمعلومات الخاصة به (الاسم، بيانات الاتصال، الأمر المطلوب.. وغير ذلك). أخذ الملاحظات طريقة فعالة للبقاء منظمًا ولتذكيرك بكل الأشياء الصغيرة التي تحدث أثناء اليوم. حافظ على هذه الملاحظات في دفتر مناسب واجعله بالقرب منك في كل الوقت. سوف تتفاجئ بمدى التأثير الناتج عن اتباع هذا الأمر، خاصة عندما تحتاج إلى تذكر ما الذي احتاجه الشخص الذي اتصل بك قبل أيام أو حتى منذ خمس ساعات ماضية. .
    • تأكد من كتابتك للرسائل بالتفصيل وقراءة ما كتبته. والأهم هو تلاوة نص الرسالة وبيانات الاتصال على الشخص المتصل، حتى تتأكد قبل إغلاق الخط أنك أخذت المعلومات الصحيحة التي تقدر على الاعتماد عليها.
  • قم بالرد على الهاتف بطريقة متأدبة. 
  • وجه التحية لموظفى التوصيل بنفس المهنية والأدب مثل بقية الزوار.
  • التعامل مع العملاء بكفاءة وأدب.
  • تقديم النفس والتعامل بسلوك إيجابي والترحيب بطريقه ودوده والاهتمام بالمظهر وارتداء الملابس المناسبه والحفاظ على مظهر انيق متألق دائما

من الشروط التي يجب ان تتوفر في مضيفة الاستقبال لكي تكون ناجحة اولا اسلوب لائق في الكلام و ابتسامة للزبناء ولباس متناسق