ماهي انواع نظم الرقابه الشامله لاي مؤسسة ؟

تعريف الرقابة كوظيفة إدارية

تعريف هنري فايول

التأكد ما إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المحددة ، وغرضها الإشارة إلى نقاط الضعف والأخطاء لمعالجتها ومنع تكرار حدوثها

تعريف المدرسة السلوكية

قدرة المدير على التأثير على سلوك الأفراد في تنظيم معين بحيث يحقق هذا التأثير النتائج المستهدفة

نظرة في تعاريف الرقابة

•        تهتم بقياس الاداء ومقارنتها بتلك المعايير التي تم تحديدها للخطة ومن ثم تصحيح الانحرافات السلبية وتدعيم الانحرافات الإيجابية عن تلك المعايير

•        الرقابة ليست وظيفة مستقلة عن الوظائف الأخرى بل هي مكملة للوظائف الأخرى

•        ضرورة وضع الخطة من أجل قيام الرقابة

•        الرقابة تكون لكل مستوى إداري

•        الرقابة على جميع الأنشطة في المنشأة

أنواع الرقابة الإدارية

النوع الأول = الرقابة من حيث توقيت حدوثها

1 – الرقابة الوقائية

هي الرقابة التي تقوم بالتنبؤ بوقوع الخطأ واكتشافه قبل حدوثه

2 – الرقابة المتزامنة

هي الرقابة التي تكون أثناء سير العمل ومقارنة ما ينفذ مع ما خطط له

3 – الرقابة العلاجية

هي الرقابة التي تتم بعد تنفيذ الخطة من أجل تطابق المعايير

النوع الثاني = الرقابة من حيث مستوياتها الإدارية

1 – الرقابة على مستوى الفرد

وهو تقييم أداء الأفراد العاملين ومعرفة مستوياتهم وسلوكهم مع المعايير الموضوعة

2 – الرقابة على مستوى الوحدة الإدارية

التقييم الفعلي لكل إدارة وفقا لما وضع من معايير

3 – الرقابة على مستوى المنشأة ككل

هو مدى قدرة المنشأة في تحقيق أهدافها المرجوة منها

النوع الثالث = الرقابة من حيث مصدرها

1 – الرقابة الداخلية

هي الرقابة التي تتم من داخل المنشأة

2 – الرقابة الخارجية

هي الرقابة التي تتم من خارج المنظمة

النوع الرابع = الرقابة من حيث نوعية الانحراف

1 - الرقابة الإيجابية

تحديد الانحرافات الإيجابية من أجل تدعيمها

2 – الرقابة السلبية

هو تحديد الانحرافات السلبية من أجل علاجها ومنع تكرارها

النوع الخامس = الرقابة من حيث تنظيمها

1 – رقابة مفاجئة

2 – رقابة دورية

مجالات استخدام الرقابة

•        في مجال الانتاج

•        في مجال الشراء

•        في مجال التخزين

•        في مجال المالية

•        في مجال الأفراد

•        في مجال التسويق

استخدام نتائج العملية الرقابية

•        تستخدم كتغذية عكسية في تعديل الخطط وتطويرها

•        تستخدم في الحكم على أداء الأفراد

•        تساعد في تحديد الرواتب

•        تساعد في تحديد قدرة المنشأة في إدارة الاموال

•        التأكد من مطابقة الإنجاز مع المعايير المحددة

مكونات نظام الرقابة وعوامل نجاحه

1 - الهدف

2 - المعيار

مواصفات المعايير

•        أن يكون المعار عادلا

•        أن يكون قابلا للتطبيق

•        أن يكون المعيار ملائما

3 - نوع الرقابة

4 - الأدوات الرقابية

أمثلة على الأدوات

•        الموزانات التقديرية

•        خرائط الانتاج

شروط الأدوات الرقابية

•        قدرتها على كشف الأخطاء

•        قليلة التكاليف نسبيا

•        مرنة وقابلة للتعديل

•        تتضمن اتخاذ إجراءات تصحيحية

5 - نظام جيد للاتصال

6 - تحديد المسوؤل عن اتخاذ القرار بمعالجة الانحراف

أهداف الرقابة وفوائدها

•        مساعدة المدراء في إدارة دفة المنشأة

•        التأكد من الأستخدام الأمثل لموارد المنشأة

•        رفع كفاءة الموارد المتعددة

•        تكشف المبدعين

•        تقليل المشاكل الناجمة عن الانحرافات السلبية

•        تكشف ولاء الموظفين

•        تقوية العلاقة بين المستويات المختلفة للمنشأة

1- وجهة النظر الماليه 

2- وجهة النظر الاداريه

3-وجهة النظر القانونيه

انواع الرقابه:

1- الرقابه النظاميه 

2-الرقابه الماليه

3-الرقابه الشامله

في الحقيقه هناك ثلاثه نظم اساسيه للرقابه الشامله لأي مؤسسة وبالاخص البنوك في اي دولة وبتوصيف بسيط هي 

1-رقابة داخلية :-  تهتم بالتدقيق والتأكد من عدم وجود اخطاء او غش في العمليات الجارية ومحوالة الاستفاده من الطاقه الانتاجيه للمؤسسة بالكامل

2- رقابة خارجية :- وهي الرقابة التي يفرضها نظام المؤسسة الداخلي عبر مجلس الادارة وجمعية المساهمين مهمتها تتمثل في المصادقه على البيانات والمعلومات الوارده في القوائم الختاميه للمؤسسة وابداء الرأي في مدى صحة هذه القوائم ومطابقتها للمعايير والاعراف المحاسبية

3- رقابة مركزية :- وهي الرقابة التي يفرضها القانون على بعض او كل المؤسسات الماليه او العامه بهدف التاكد من اللتزام هذي المؤسسات بالقوانين المنظمه والنافذه عليها ومثال ذالك رقابة البنك المركزي على البنوك المحليه لاي دولة

1- حسب المدي الزمني

- الرقابه المسبقه

- الرقابه المتزامنه

- الرقابه اللاحقه

2- حسب الاهداف

- الرقابه الايجابيه

- الرقابه السلبيه

3- حسب التخصص والنشاط

- الرقابه على الاعمال الاداريه

- الرقابه على المحاسبيه على الجهازالتنفيذي

- الرقابه الفنيه

- الرقابه على الانشطه الروتينيه

4- الرقابه على المشروعات العامه

1- الرقابة الوقائية

2- الرقابة المتزامنه

3- الرقابه العلاجية

من خلال الرقابة الداخلية والخارجية ومعوقات نظام التشغيل واصلاحة مع التقرير الدورية وانشاء برامج لتدريب العاملين والارتقاء بهم وتشجيع العامليين وتسجيل كل العمليات التى تمت بالدفاتر ولابد من تنظيم العمل وتحديد المسئوليات لاكتشاف الاخطاء وتصليحها 

الرقابة المسبقة

الرقابة المتزامنة 

الرقابة اللاحقة

الرقابة الإيجابية

الرقابة السلبية

الرقابة على الأعمال الإدارية

الرقابة المالية (المحاسبية ) على عمل الجهاز التنفيذي

الرقابة الفنية 

الرقابة الداحلية و الخارجية للمؤسسة  و اكون الرقاية الداخلية من خلال تظام الاسئلة و التشخيص  و اختبار برنامج المحاسبة  و اخراج النقاط الاجابية و السلبية لنطام 

شكرا على الدعوة

لقد اجابوا الاستاتذه وافاضوا

تحياتى واحترامى للجميع

1. رقابة المدخلات

تهدف الى كشف الانحرافات قبل التشغيل مثل ما يتم عند فحص المواد الخام وتحديد الاحتياجات التدريبية ومتطلبات الموازنة والتخطيط بالادارة بالاهداف

2. رقابة التشغيل

وتهدف الى كشف الانحرافات خلال عملية الانتاج وتعتبر كعملية غربلة لتحديد هل الوحدة المنتجة مقبولة ام لا ومن امثلتها عمليات رقابة الجودة  ونظم المعلومات الفورية والخطط الموقفية

3. رقابة المخرجات

وتهدف الى كشف الانحرافات بعد اتمام عملية الانتاج اذ تهتم بالانشطة التى تحلل المنتج النهائى او الخدمة النهائية ومن امثلتها تحليل التكاليف والتحليل المالى والمراجعات

اؤيد اجابة الاستاذ / عبد اللطيف