كيف يمكنني ان اعمل بدورة مستندية اليكترونية فقط دون الحاجة الى دورة مستندية ورقية وما هي اضرار ذلك على المخزن؟

ماعليك الا صناعة كرت صنف بالاكسل 

وارد      منصرف       بيان                تاريخ              رصيد    

              الرصــــــــــــــــــــــــتيد الافتتاحي                      1

2                         تفاح              -                3

           1              تفاح              -                2           

ان العمل بالدورة المستندية الالكترونية شئ رائع ولكن اهم شئ بها عدم الصرف او الإضافة الوهمية بمعنى عدم صرف او استلام البضاعة الا بوجود الاذون الالكترونية ولابد من وجود جهة مراجعة فعلية بشكل دورى على اذون الصرف والإضافة ووجود جرد عشوائى بصفة مستمرة لمطابقة الارصدة الالكترونية والفعلية

اولا انشاء جدول للمخزن عبارة عن  table  لاى نوع database به رقم المخزن -رقم الصنف -رصيد اول المدة - رصيد اخر - كود وحدة الصنف(عدد -كيلو-طن-.....الخ )

انشاء ملف حركة عبارة عن رقم المخزن ورقم الصنف داخل المخزن ووضع كود الصرف/الاضافة -  تاريخ الحركة(اضافة/صرف/ارتجاع) -رصيد اول الحركة - الرصيد بعد الحركة - وحفظ الرصيد السابق للحركة بعد كل عملية - تخيل ان هذا جدول وهذه العناصر السابقة رؤوس الاعمدة لهذا الجدول وان ملف الحركة متصل(عن طربق مفتاح key ) بالملف الاساسى (المخزن) 

أتفق بشكل كبير مع الأجابة السابقة وشكرا لدعوتكم للمشاركة 

شكراً علي كريم الدعوة الطيبة ... هي بلا شك سلاح ذو حدين بحسب جودة الإستخدام والتصميم وبحسب متانة وقوة البرامج المستخدمة ولكن في الغالب ما يتم اللجوء إلي الدورة المستندية الورقية بجانب الألكترونية من أجل عمليات المراجة إذا أن الدورة المستندية في الغالب يكون فيها التوجيه بتنفيذ مهام محددة ولأشخاص محددة (توقيعات وتعليق وأختام) والتي يصعب تطبيقها / أو يسهل تزويرها مما يعرض لكثير من المشاكل الإدارية والمالية , أما فيما يتعلق بالمخزون فبغض النظر عن الدورة المستخدمة ففي الغالب ما يتم مطابقة الموجود فعلاً بالذي في البرنامج أو الدفاتر وكذلك خضوع هذا المخزون إلي التقييم وفق مؤشرات السوق أو القيم الدفترية , فلا تأثير إلا في حالات الإختلاسات من هذا المخزون بتسجيل عمليات سحب وهمية علي البرنامج بدون مستندات داعمة.