كيف يمكننا الاستفادة من برامج الاكسيل والاكسس والربط بينهما فى الاعمال المالية والمحاسبية؟

من المعروف أن برنامج إكسل من عائلة مايكروسوفت الشهيرة والتي تتكون من برنامج معالجة نصوص وبرنامج قواعد بيانات وبرنامج نشر مكتبي وآخر لنشر صفحات معلوماتية على الشبكة الدولية للمعلومات (الإنترنت) عرض شرائح علمية وبرنامج الإكسل كبرنامج ينتمي إلى هذه العائلة البرمجية يعتبر كذلك من برامج الجدولة الإلكترونية للمعلومات حيث يمكن استخدامه في إعداد جداول إحصائية للأنشطة تجارية ، يعتبر تصميم الإكسل تطويرا غير تقليديا لبرنامج اللوتس الذي سبقه في تقديم خدمة الجدولة للمستخدم والذي استخدم بشكل واسع في الثمانينات وأوائل التسعينات من القرن الماضي . ويكثر استخدام الإكسل في الجوانب المالية في الأنشطة التجارية لمرونته في المعالجة الرياضية للأرقام وتعدد خيارات الإقترانات الرياضية بحيث تناسب أكثر من خلفية معرفية للمستخدم الواحد أو لأكثر من مستخدم . يقسم الإكسل إلى أوراق عمل ، وكل ورقة عمل تحتوي على محورين وأرضية عمل ، المحور الأول ينقسم إلى أعمدة قد تصل إلى16384عمود ، والمحور الثاني ينقسم إلى سطور قد تصل إلى 1048576 سطر ، وتقاطع عامود مع سطر يعطي ما يسمى خلية والتي تسمى نشطة إذا كانت ملئي ببيان مكون من حروف أو أرقام أو معادلة ما

جميع أوراق العمل في الإكسل تنقسم لثلاثة مجموعات : المجموعة الأولى تسمى صفحات العمل والثانية صفحات المخططات والثالثة تسمى صفحات المايكرو .

البدأ في استخدام برنامج الإكسل يكون في تسمية ملف عبارة عن كتاب جامع لصفحات العمل والمخططات ، وطريقة إدخال البيانات النصية والرقمية يعتمد على ذوق المستخدم من حيث حجم الخط ولونه ونوعه وتبرز أهمية برنامج الإكسل في سهولة الإعداد لورقة العمل المحاسبي وسهولة التعديل عليها وإمكانية التعاطي مع أكثر من ملف في نفس الوقت . وخلايا الإكسل المستطيلة الشكل والمرنة المكونة لصفحات العمل يمكن أن تحتوي على نصوص وأرقام كما أسلفنا بالإضافة لإمكانية احتوائها على معادلات باستخدام حسابات رياضية ، حيث أن المرئي من الخلية التي تحتوي على معادلة رياضية هو حاصل العملية الحسابية فقط ، وتجدر الإشارة إلى أن الخلية التي تحتوي على معادلة يمكن أن تكون مرتبطة بخلايا إدخال أخرى في نفس الصفحة أو في صفحات عمل أخرى بحيث أن أي تغيير يتم على محتويات تلك الخلايا يؤثر على النتيجة المرئية في الخلية ذاتها والتي تحوي المعادلة ، وهذه في الحقيقة ميزة برنامج الإكسل الأكثر بروزا على سطح العمل المكتبي والأكثر نفعا في مجال المحاسبة بكافة فروعها العلمية ، فمثلا في مجال التخطيط المالي يبرز دول الإكسل في أداء التحليل المتأثر والذي يستخدم في صنع التنبؤات المالية يعتمد كثيرا على المرونة التقنية التي يوفرها الإكسل . فدراسة علاقات المتغيرات مع بعضها البعض تعتمد بشكل كبير على تلك المرونة التقنية ، فمثلا دراسة علاقة الأسعار بكميات الإنتاج ودراسة علاقة الإيرادات بالمصاريف وبكميات الإنتاج ودراسة علاقة الربحية بالأسعار وغير ذلك من دراسات تسبق إعداد الموازنات التقديرية والخطط المالية ودراسات الجدوى التي شرح مبدؤها في مقالة سابقة في هذه الزاوية الفكرية ، ولا شك أن هذه المرونة التقنية تتوافر أيضا في صفحات المخططات حيث يمكن دراسة تحركات المؤشرات في الرسومات البيانية والهندسية إثر التغير الحاصل في صفحات العمل التي تحتوي على الأرقام المدخلة في خلايا صفحات العمل وهذا يشكل فائدة كبيرة لدعم قرارات الإدارة العليا في منشأة الأعمال . والمرونة التقنية تنقلنا لموضوع آخر يعطي المحاسب مرونة إضافية في عمله وهي الإقترانات الرياضية والتي من أبرزها الشرط ( ماذا لو؟) حيث استخدام هذا الاقتران يساعد في إعداد جداول إحصائية تتأثر بمتغيرات عدة مثل إعداد جدول الرواتب الذي يتأثر فيه الراتب الصافي بمتغيرات عدة فراتب المتزوج يختلف حسابه عن راتب الأعزب ، وراتب المعيل يختلف عن غير المعيل وهذا يؤثر على حساب الراتب الصافي لكل موظف وخصم ضريبة الدخل من رواتب الموظفين ، فباستخدام اقتران (ماذا لو؟) يفيد كثيرا في هذه الحسبة وغير ذلك في فرع محاسبة التكاليف .

برنامج الإكسل واسع في استقلاليته عن عائلة مايكروسوفت ويمكن أن يتكامل معها مثل استخدام قاعدة بيانات معمولة بالأكسس في كتاب مكون من عدة صفحات عمل في إكسل وكذلك يمكن لمستخدم الإكسل نشر صفحة عمله على الشبكة الدولية للمعلومات (الإنترنت) بالاستفادة من برنامج النشر ألمعلوماتي (الفرنت بيج ) ، وهذا يقودنا لتناول علاقة برنامج الإكسل بالإنترنت ، فيمكن في مجال الإدارة الإلكترونية (الإدارة عن بعد) التشارك بالأعمال المنجزة ضمن فريق عمل واحد وذلك باستخدام برنامج إكسل من خلال خادم موزع ، فيمكن لمحاسب أن يعد جداول مالية ورسومات تخطيطية في بلد ويشاهدها المدير المالي للمنشأة في بلد آخر . ويمكن كذلك إضافة وصلات إرتباطية لمواقع إلكترونية على الإنترنت بصفحات عمل معدة في الإكسل .

ويمكن إعداد برامج محاسبية متكاملة تتناول خطوات الدورة المحاسبية الخاصة بعمل المحاسب المبتدئ ، مثل القيد والترحيل والترصيد والتجميع بالإضافة لعمل المحاسب المتقدم كإعداد التقارير المالية والتحليل المالي ، و علاوة على ذلك يمكن استخدام صفحات المايكرو في جعل برمجية المحاسبة المستندة لبرنامج الإكسل مستقلة تماما عن بيئة عمل الإكسل بحيث يمكن لمحاسب مبتدئ أن يتعامل معها بطريقة سهلة وروتينية ، وأكثر من ذلك يمكن لتكون البرمجية تحتوي على رسومات مالية ونتائج تحليل مالي تساعد في دعم قرارات الإدارة العليا بطريقة سهلة وسريعةكما انه تم دعم الإكسيل بلغة الفيجوال بيسك كي يكون قادرا تمام القدرة على إعداد البرامج المتكاملة والمستقلة بنفسها دون اى ربط أخر فلك أن تتخيل أن يكون برنامج كامل على ملف إكسيل قادر على أدارة عمل شركة بالكامل والعمل على الشبكة والمشاركة بالعمل بنفس الوقت وغيرها من المزايا الكثير.