ما هو الأفضل و النظامي في ما يخص ملفات الموظفين؟ الارشفة الالكترونية , ام الارشفة اليدوية المتبعة ؟

. لابد من الاثنين معاً وذلك حفاظاً على مستندات الموظفين من الضياع أو التلف ، ولسهولة الرجوع للملفات عند الحاجة وتنظيماً لجودة العمل 

الأفضل  الارشفة الالكترونية من الارشفة اليدوية. تزداد المسندات الورقية في عددها زيادة هائلة نتيجة لزيادة النشاط في المؤسسات الحكومية والخاصة,كما أن زيادة عمر المؤسسة ينتج عنه أعدادا أكثر من تلك المستندات نتيجة للزيادة

المطردة في أنتاج واستخدام المستندات,ومع استخدام النظم اليدوية التقليديه في حفظ واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات , أدى هذا إلى ظهور العديد من المشاكل التي تقف حائلا أمام الحفظ وتطبيق النظم العملية لإدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التي يمكن أن يتطلبها نظام العمل في المؤسسة,ومن هذه المشاكل مايلي :

المكان

الوقت

العاملون

ألاعتبارات الأمنية للأرشفة 

وفي نقاط مختصرة نبذه أهم السمات الرئيسية لبرنامج الأرشفة الاكترونية:

القضاء على مشكلات الحفظ وتوفير المساحة المكانيه

 تقليل الإعمال الورقية كمرحلة أولية في اتجاه الحكومة الالكترونية

ارتفاع مستوى الأمن والسرية للوثائق وسهولة التحكم بالصلاحيات

تخزين الصور والوثائق وتنظيمها وربطها في نظام الفهرسة اليا حسب حقول خاصة

الحصول على جميع أنواع التقارير والإحصائيات بطرق مبسطه جدا