كيف يمكنني تسهيل عملية شراء المنتجات كل شهر بطريقة إستراتيجية توفر التكاليف؟

من خلال طرح مناقصة عامة فى بداية كل عام مالى للمنتجات المستخدمة بصفة مستمرة والتى لا ينبغى الأستغناء عنها وذلك بعد معرفة  المخزون المتباقى بالمخازن ومعرفة ودراسة الاحتياجات المطلوبة كل شهرولمدة عام ومعرفة الميزانية المتاحة خلال العام المالى لهذه المنتجات ومعرفة سعر السوق ومن ثم الأشتراط بكراسة الشروط والمواصفات على الموردين الذين تم الترسية عليهم بتوريد الأصناف المطلوبة على 12 دفعة خلال السنة ويتم التوريد شهريا للكميات المطلوبة خلال الشهر وعلى ان يصرف مستحقات الموردين بعد التوريد والفحص للكميات التى يتم توريدها فقط شهريا

القيام بعمل اتفاقيه  مع الموردين وضمان عدم رفع الاسعار لمده لا تقل عن سنه ومجاراة انخفاض السلع مما لا يمكن الموردين من القيام برفع الاسعار  ومجاراتهم بنفس الوقت على خض الاسعار  وبذلك نكون قد حصلنا على سقف اعلا لا يمكن تجاوزه وضمان عدم الزياده بالتكلفه .

ضرورة تنوع الموردين كل شهر وعلي فترات متباعدة لضمان تنافسهم المستمر وبالتالي استفادتنا منه وعلي فترات متباعدة لضمان استفادتنا من كل فتره وما تحويها من ثبات اسعار في ظل تغيرات السوق ولتقليل تكلفة البحث والمفاضله مع ضمان ضروريه استمرار المتابعة والرقابة والمرونه اوجود احتماليات تغيير الخطة الاستراتيجيه طبقا لحاله الشركه ومواكبتها مع معطيات ومتطلبات السوق وضمان استمرار التقدم نحو النجاح

تبدا عملية الشراء الصحيحه بداية من عمل خطه مشتريات سنويه دقيقه مبنيه علي خطة انتاج ومبيعات سليمه

ويتم تقسيم خطة المشتريات الي خطط  شهريه حسب الاحتياجات محدده بجداول زمنيه للتوريد

ويتم تحديد اكثر من  مصدر للشراء المواد المطلوبه حسب افضل سعر وجوده وشروط توريد وسداد  مع تحديد بدائل للمواد ومصادر توريدها

مع الاخذ في الاعتبارالا نتعدي الحد الادني لرصيد المواد بالمستودع والحفاظ علي رصيد كافي بالمستودع لحين وصول الدفعه التاليه بوقت مناسب يحافظ علي خطه الانتاج ويعطينا وقت كافي لتوفير بديل

ولا تتم كل هذه الاجراءات الابتوفير مصدر تمويل مناسب للشراء

اولا لابد ان يوجد خطة احتياجات صحيحة ومؤكدة على الاقل بنسبة 90% من احتياجات الشركة او المنشأة وان تكون طويلة الاجل على الاقل 3 اشهر بنسبة تغير لا تتعدى 10% بالزيادة او بالنقص وان يتم افادة الموردين المعتمدين لدى الشركة بتلك الاحتياجات وان يتم الاتفاق معهم بالتوريد عن طريق جدول زمنى على مدار الشهر وان نوافيهم بالاصناف الاكثر حرجية او ذات الاولوية لوضعها بالاعتبار وتلك الاصناف التى يتم سحبها بكميات كبيرة وبانتظام وبناء عليه من الممكن ان يتم التعاقد مع الموردين بشكل ربع سنوى وفى هذة الحالة يتم الحصول على عرض اسعار ممتاز ومنافس للسوق لان فى هذة الحالة سيتم التعاقد على كميات كبيرة ولكن لابد ان يتم الاتفاق مع الموردين بوجود نسبة تغير فى اوامر الشراء او الاحتياجات الشهرية بنسبة 10% بالزيادة او النقصان وبعد فترة من التعامل مع هؤلاء الموردين يصبح هناك ثقة متبادلة ومن الممكن فى هذة الحالة ان يتم ابرام اتفاقية مع الموردين بالاحتفاظ بكيمة من الاحتياجات الشهرية كمخزون لديه يكون تحت تصرف الشركة (العميل)ولكن لا يكون محسوب عليه كمخزون بالمستودعات الخاصة به والمقصود هنا هو العميل او الشركة المتعاملة مع الموردين.

من خلال التواصل المستمر مع الموردين لمعرفة اخر تحديثات الاسعار ومن ثمة مقارنتها مع اسعارها السابقة

1- تنوع الموردين 

2-عقد عقود بين الموردين لالتزام بالاسعار و الكميات

3-مراقبة الواردات وجودة السلع الواردة باستمرار

4-متابعة الاسعار الخارجية للموردين والسوق

عمل دراسة للسوق والحصول على متوسط لسعر هذه المنتجات خلال فترات السنة سواء ربع سنوية او نصف سنوية والحصول على عقود شراء من موردين بضمان ثبات السعر  خلال الفترة المطلوبة .

عمل جدول بالمواد المتوقع طلبها خلال الشهر والعمل على تأمين افضل اسعار تناسب الجودة المطلوبة وتأمينها في مكان العمل قبل الوقت التي يتوجب العمل فيها 

المقارنه بين السعر والضمان والخامه والجوده الخاصه بالمنتج المطلوب شرائه

اذا كانت هناك منتجات مشابهه للمنتج المتداول لدى فيجب مراعاة كل مايلى 1- البائع 2- الضمان 3- خدمه ما بعد البيع 4-السعر 5- طرق الدفع 6-توافر المنتج 7- مدى مطابقه منتجى للمواصفات و القياسات العالميه 8- تاريخ المنتج