ما هي اهم المشاكل التي قد يتعرض لها فريق العمل وأسبابها وكيف يتم التغلب عليها؟

عوامل التغلب على المعوقات

مع كل المعوقات والسلبيات التي تعترض عمل الفريق وتؤدي إلى فشله إلا أن المعرفة الجيدة بهذه المعوقات والأسباب التي تقود غليها ، يؤدي إلى الحد منها والتـالي إمكانية التوصل إلى نتائج أكثر إيجابية لأعمال هذه الفرق ، وعلى الرغم من جميع الخبرات التي نستطيع قرع بابها والاستئناس بها ، إلا أن الدروس المستقاة من النجاح والفشل ، ومن تطوير الفرق ذاتية الإدارة ، ليس قائماً بذاته فقط ، بل ضرباً من الفنون كذلك ، عندما تحاول مواءمة العملية مع موقع بعينه ، ومتطلبات خاصة للعمل وشخصيات متباينة وتواريخ .

وعند تنفيذك لفرق العمل ، أفسح المجال لتأويلات مختلفة ، تجنب إلقاء اللوم ، تحرك حسب ما يحيطك ، نفّذ العمل خطو خطوة ، والاقتراحات والعوامـل التالية سوف تمكّنك من إزالة العقبات ، وتجنّبك الانحراف عن خط سيرك نحو الفرق ، مع العلم أن بعض هذه المقترحات قد تكون سبباً في التغلب على واحد أو أكثر من أسباب فشل فريق العمل ، ومن هذه العوامل :

- التخطيط لأولي .

- تطبيق الخطط .

- الإعداد المادي .

- إيجاد مبررات لإنشاء الفريق .

- كن قدوة لفريق العمل .

- وازن بين التفاؤل والواقع .

- توزيع الأدوار .

- مقاومة السلبيات .

التخطيط الأولي :

عندما تجتمع مع مدرائك لمناقشة مبادرة فرق العمل كن محدداً بشأن المستقبل جرّب الطريقة التالية : أعطهم مهلة (5) دقائق أو نحوها ، ليكتب كل منهم وصف للكيفية التي سيعمل بها القسم الذي يديره على أساس الفرق ، ما الذي سيقوم به فرقه ؟ وكيف سترتبط فرقه وتنسّق مع الفرق في الأقسام الأخرى ؟ ثم اجعل كل مدير يقرأ وصفه للآخرين ، وبعد الانتهاء من ذلك ، تناقش المجموعة التباين في وجهات النظر ؛ مستخدمين ذلك النقاش لتنقيح توقعاتهم حيال تلك المبادرة .

إن سوء التفاهم ، واختلاف وجهات النظر هو النتيجة المترتبة أحياناً في توصيل المعلومات ، فالإدارة قد توفّر القليل من التدريب لموظفيها حول عملهم كفريق : كيفية التواصل ، وعقد الاجتماعات ، وحل المشكلات ، والتعامل مع الخلافات ، وما إلى ذلك . ولكن عند الوصول لمرحلة المهام ، والأدوار الفعلية ، فإما أن يلجأ للمدراء مباشرة لإلقاء المسؤولية ، أو للمراوغة بأسلوب الإرغاء والتراجع ، وقد تقوم فرق العمل بوضع تصور لسير عمل الفريق إلا أن ذلك يحتاج لبعض الخيال ، كما أن توصيل ذلك التصوّر يتم من خلال الكلمات ، والأفعال فقط ، فالتصور بدون خطة عمل واضحة المعالم ، هو ضرب من الهلوسة ، والمدراء الذين يحاولون مشاركة الآخرين في تصوّرهم دون تحديد خطة العمل ، تقل فرص نجاحهم ، وعندها تبدأ الفرق بالتخبّط والسير على هواها .

تطبيق الخطط :

عندما تنتهي من وضع التفاصيل الأولية لمبادرة تأسيس الفريق ، طبّق الخطة على مجموعة من الموظفين ، قبل أن تنفّذها من السهل تشكيل مجموعة تركيز ، أطلب من الموظفين التطوّع بساعة أو اثنتين من وقتهم . يمكنك عقد الاجتماع أثناء فترة الغداء ، مع تقديم الوجبة لهم . تأكد أن المتطوعين يمثلون شريحة متنوعة من مجموعات الموظفين التي ستتأثر بذلك .

اختر شخصاً للتنسيق وآخر لتدوين الملاحظات ، يمكن أن يقوم أي سكرتير بالمهمة الثانية ، ولكن من هو الشخص الأفضل كمنسّق ؟ إنه شخص يستطيع طرح أسئلة محايدة ، يحقق في المسألة دون تهويل ، يوضّح النواحي الغامضة ، ويجيب على التساؤلات. ثم أبعد المدراء واحضر مجموعة التركيز . وبعد الاجتماع ، تأكد من توجيه الشكر لهم ، فربما يكونون قد أنقذوا مؤسستك من كارثة صغيرة !

الإعداد المادي :

جهّز الموارد قبل أن تضع التصوّر ، فليس أسوأ من أن تبدأ مشوارك نحو الفرق ، ثم تفقد القدرة على مواصلة السير في المراحل الأولى ، لأن كثيراً من الكتب ، والمقالات تحدثت عن كون الفرق توفّر الأموال ، وترفع مستوى الجودة ، والإنتاجية ، وتساعد في التخفيف من الطبقات الإدارية ، غير أن غالبيتها أخفقت في تناول البرامج المكلفة اللازمة لذلك . وحيث إنّ معظم تلك التكاليف تأتي في المقدمة ، فلا تتوقع أية فائدة على الفور . وتوقع بالمقابل الكثير من التكاليف ، خصص نسبة من ميزانية العمليات لفعاليات الفريق . وضع في اعتبارك أنه مقابل كل () ساعة عمل ، ستذهب (4-6) ساعات ما بين تدريبات الفريق ، والاجتماعات ، وتخطيط الإجراءات ، والتطوير الشخصي ذي الصلة ، فإذا لم تكن الرغبة ، والموارد المالية الكافية ، فلا تتورط في مسألة الفرق.

إيجاد مبررات لإنشاء الفريق :

حدد أسباب عمل واضحة تستدعي وجود فرق العمل ، إذ لا يكفي أن تضع خطة ، لا تعدو كونها بعض الأفكار المكتوبة كخطة فريق ، فالفرق تحتاج لنفس القدر من التخطيط ، وتحديد الأهداف ، كما لو كنت بصدد إنشاء مصنع جديد ، وربما أكثر في بعض الحالات ، وهكذا عليك أن تضع خطة عمل ، تحدد فيها لماذا تريد فرق العمل ، وما الذي تتوقع أن تسهم فيه تلك الفرق ، وما هي الأهداف أو الشواهد التي ستستخدمها لتقييم النجاح .

كن قدوة لفريق العمل :

يتحسّر كثير من المدراء لعدم قدرتهم على تشكيل الفرق ، وممارسة العمل الجماعي الذين ينادون به ؛ بسبب القيود التنظيمية . ولكن ذلك يجب أن لا يقلقهم فعلاً ؛ بنفس القدر بالنسبة لحقيقية موقفهم. والحقيقة أنهم يعملون الآن كنموذج . فعندما يجتمع المدراء لساعات ، ويخرجون بالقليل ، أو لاشيء ، فإنهم نموذج لموظفيهم في ذلك . وعندما يمارسون لعبة السياسة ، أو يعبّرون عن اختلافهم بتصرفات سلبية ، عدوانية ، فهم في ذلك أيضاً نموذج لموظفيهم ، فأي نوع من النماذج أنت ، والمدراء لديك ؟ وبإيجاز ، فهنالك سبل مختصرة للتفويض ، غير أن معظمها تعترضها عقبات . والفرق ذاتية الإدارة سوف تزدهر وتنمو ، ولكن فقط عندما يخطط لها المدراء جيداً ، ويشركون كافة الأوساط ذات التأثير ، ويغيّرون من ثقافة المؤسسات ، حاول أن تبحث عن أفضل السبل لتفويض أعمالك وأن تكون نموذجاً يحتذى به لفريق العمل في مؤسستك .

وازن بين التفاؤل والواقع :

إن أفضل طريقة لتفادي الخطأ عند إنشاء الفرق ، هي : الموازنة بين التفاؤل والواقع ، صحيح أنه يجب أن يكون لديك إيمان بالعمل الجماعي ، ولكن يجب أن تفهم أيضاً طبيعة البشر ، يجب أن تكون لديك ثقة بنجاح الفرق في نهاية الأمر ، ولكن يجب أن تدرك أيضاً أن ذلك لن يتم بسرعة ، وأنها قد تكون عادية جداً . 

ضاعف منذ البداية من أهمية العمل الجماعي . لا تشرك فقط المدراء المناصرين لهذه الفكرة ، أو من هم مثاليين بصفة عامة ، وازن فريقك الإداري ببعض الأفراد الذين يعمدون عادة لطرح الكثير من الأسئلة ، يسعون لإبراز المشكلات ، وحتى إنّهم يبدون متشككين إزاء الفكرة . فسوف يتوفر لديك بذلك وجهة نظر أكثر توازناً ، وينعكس مثل هذا الاختلاف في نهاية الأمر بما فيه مصلحة الفرق.

توزيع الأدوار :

أخبر الفرق ما الذي تتوقع منهم عمله ، وأثناء قيامك بذلك ، أخبر نفسك أيضاً . عندما لا يحدد المدراء خط السير الذي يجب على الفرق سلوكه نحو الاضطلاع بالمسؤولية ، فإنها غالباً ما تبالغ في تحمسّها لذلك ، مما يوقعها في المتاعب ، ويدفع الإدارة للتراجع ، وسحب المسؤوليات ، والسلطة ، جرّب استخدام " مخطط حدود " يضم عدة دوائر ، تمثل كل منها مدة (3-6) شهور ، ناقش ، وحدد بالضبط الفعاليات التي تتوقعها من الفريق خلال الأشهر القليلة الأولى ، ودوّنها في الدائرة الأولى . ثم حدد الفعاليات للدائرة الثانية والتي تليها ، حتى تشمل الفعاليات لمدة سنة ، أو أكثر ؛ والتي تغطي نطاقاً واسعاً من المسؤوليات . يستطيع الفريق بعدها استخدام ذلك المخطط لزيادة مسؤوليات الإدارة الذاتية لديه ، بطريقة تدريجية ومنظّمة . كما انه من الأهمية بمكان كذلك ، تحديد الفعاليات خارج نطاق الفريق . فإذا لم ترغب بأن يتعامل الفريق مع المبيعات ، والتسويق ، والشؤون المالية ، والأفراد ، طلب المواد ، فأوضح ذلك وحدده خارج نطاق فعاليات الفريق .

مقاومة السلبيات :

عند اعتراض أحد أعضاء الفريق على مقترحـات عضو آخر ومحاولـة إبعاده عن النقاش فإن على مدير الفريق تجاهل التعليقات وإعطاء المتحدث قدر أكبر من الوقت ، ولذلك بإمكانك أن تقول :" لقد استمعت لما أردت قوله عن المشروع ، لكنني أرغب أيضاً في الاستماع لما يفكر فيه باقي أعضاء الاجتماع ، فهلا حجبت عنا تعليقاتك لفترة ما ، لنستمع للآخرين". أو " نعم ، أتفق أنه توجد أسباب لعد نجاح هذا العمل ، لكنني مقتنع باحتمالية نجاحه ، لذا أحب الآن أن أستمع إلى أسباب إمكانية نجاح مثل هذا العمل".

تحية احترام وبعد ...

ارى أن تم الاجابة بصورة مفصلة من قبل الاستاذ هشام الرائع واشكرك على السؤال المهني 

وتقبلوا مني فائق الاحترام والتقدير