ما أهمية النظام في إدارة الأعمال ؟

مثال على أهمية النظام والنظافة في مكان العمل

لقد قمت بالذهاب إلى مقر إحدى الشركات لتقديم إحدى الندوات. وقد كان الممر الذي يؤدي إلى باب الشركة عنوانا لما بداخلها. فقد كانت الحديقة المحيطة بالمكان تملؤها الأعشاب الضارة والحشائش الخضراء بحاجة إلى قصها والمبني بأكمله يحتاج إلى طبقة من الدهان. وعندما وصلت إلى الباب الزجاجي (المغطى ببصمات من أصابع اليد) المؤدي إلى ردهة الانتظار، لاحظت عدداً من نسخ قديمة لإحدى الصحف خلف مجموعة من الشجيرات الصغيرة. وفي الداخل، كانت الأمور تزداد سواء عما في الخارج.

كان مكتب موظف الاستقبال عليه بقع قهوة كبيرة. وكان يوجد خلف مكتب موظف الاستقبال مجموعة من الصور التي لم تكن معلقة بثبات على النحو الصحيح. وكانت الحوائط بالية وتحتاج إلى طبقة من الدهان. كما كان الأثاث قديمًا وبالياً وتكسوه الأوساخ. علاوة على ذلك، كانت المجلات الموضوعة لكي يقوم العملاء بالتسلية فيها ممزقة وبالية ومتسخة من كثرة الاستخدام. كما كانت مفاتيح التليفون العمومي المجود بالردهة متسخة. إنه من المهم أيضاً أن تقوم بذكر نقطة مهمة في هذا الموضوع وهي أن هذه الشركة التي بها كل هذه الأوصاف لم تكن شركة صغيرة. فقد كانت هذه الشركة تقوم بتصنيع منتجات خاصة بالكمبيوتر، ويوجد بها أكثر من ألف موظف.

استقبلني أحد موظفي الاستقبال وقام باصطحابي إلى قاعة الاجتماعات (حيث المزيد من السجاجيد المتسخة). وقبل أن أقوم بوضع حقيبتي في المكان، كان يتعين على المضيف أن يقوم أولاً بتنظيف المكان من المخلفات الناتجة عن الاجتماعات الأخيرة التي تم عقدها في هذه القاعة. واعتذر موظف الاستقبال عن وجود الفوضى العارمة بالمكان وقام أيضاً بتجميع فناجين القهوة وبقايا المأكولات بالإضافة إلى منفضة السجائر. كما كانت الكراسي الموجودة حول مائدة الاجتماعات عليها بعض الفتات لكسرات الخبز أو ما شابه. هذا بالإضافة إلى وجود صور معلقة على الحائط بطريقة عشوائية.

قصة أخرى على أهمية النظافة والنظام في مكان العمل

 يجب أن يكون الحفاظ على النظام والنظافة في مكان العمل في إدارة الأعمال أحد الاهتمامات الأساسية للشركة. فالشركات الكبيرة لا تسمح بأقل من مستوي عالٍ من النظام والنظافة في مكان العمل. وقد كنت أعمل في شركة كان رئيسها يهتم جداً بوجود مستوي عالٍ من النظام والنظافة بها. وأذكر أن النظافة كانت تشكل شيئاً مهماً لهذا الرئيس لدرجة أنه كان يشترك هو وجميع المدراء والموظفين في عملية التنظيف. وفي الوقت الظهيرة بأحد أيام الأسبوع، كان يقوم كل مدير بالتجول في الشركة وتنظيفها.

كنت أشغل منصب مدير المبيعات بهذه الشركة، ولهذا كنت أعتقد أن وقتي يمكن استثماره بطريقة أفضل في الاتصال بالعملاء في محاولة مني لكي أقوم بعقد صفقات خاصة بالعمل. وقد كنت أتساءل عما إذا كان هذا الرئيس لديه أدني فكرة عن التكلفة الباهظة التي يكلفه إياها القائمون على الصيانة والنظافة في الشركة وذات يوم، قمت بالحصول على صفقة لصالح الشركة قيمتها. دولار مع إحدى شركات الاتصالات.