ما هي وسائل حفظ الملفات ؟

الكمبيوتر:

احتفظ بملفات منفصلة لكل موضوع ولكل جزء ولكل نقطة في خطابك مثل " أنواع المقدمات "و " أنواع الافتتاحيات" ويقترح " توم " في حال عدم توافر جهاز كمبيوتر أن بوسعك استخدام بطاقات حجمها3×5 بوصات، ووضعها في صندوق أو خزانة.

قد تتكرر بعض  المعلومات الموجودة في ملفات "توم" مع موضوعات في ملفات أخري، فعلي سبيل المثال ،هناك بعض القصص التي تحمل توقيعه تتشابه مع بعض القصص الشخصية التي تتضمنها خطب معظم الخطباء المحترفين عن أنفسهم، وغالبًا ما تدور حول الكلب "توم" الذي يطلق "فريوأي". ويستخدم "توم" قصص الكلب "فريوأي" للتحدث عن خدمة العملاء من أجل توضيح فكرة السير لمسافة أطول أو التصرف تحت ضغط، أو التفكير بسرعة، لذا ستجد قصص "فريوأي" متكررة في العديد من ملفات موضوعات "توم"

 إن استخدام الكمبيوتر له مميزات عدة ،فعندما يريد "توم" إعداد خطبة، فكل ما عليه هو فتح الملف الذي يتعلق بموضوع الخطبة ويختار المعلومات التي يود استخدمها ، ثم يقوم بنسخ المادة إلي ملف آخر يسميه باسم المجموعة التي سيتحدث إليها، مثلا  "نادي الروتاري"، وعندما يسافر " توم" يكون بإمكانه أخذ معلومات خطابه مخزنة علي بعض  الأقراص المرنة أو علي الكمبيوتر المحمول، ومن ثم يتسنى له إعداد خطب مفاجئة، أو يستدعى ملفات أخري إذا ما اضطر إلي إلقاء خطبة أخري وهو في الطريق.

إن الاحتفاظ بالعديد من القصص في القاعدة بياناتك يسهل عليك الوصول إلي القصص التي تلائم الجمهور الذي سوف تتحدث إليه. ويقوم العديد من الخطباء المحترفين بإجراء تحليل دقيق للجمهور للتعرف علي المعلومات التي تتعلق بهم مباشرة قدر المستطاع. وعندما ترتب قصصك ترتيبًا ملائمًا وتخزنها علي جهاز الكمبيوتر ستجد كل ما تريد بمجرد أن تضغط علي الفأرة، وبالتالي يمكنك وضع ما تريد في الجزء الملائم من عرضك. علي سبيل المثال، عندما أتحدث إلي مجموعة من العاملين في مجال التأمين، أستخدم قصصًا تتعلق بصناعة التأمين، وإذا كنت أتحدث إلي مجموعة من المهندسين فإني أستخدم إحدى قصصي عندما كنت أعمل في مجال الهندسة، ولا أكتفي بهذا بل أقص بعض القصص التي تتضمنها الصحف، وأكتب ملخصًا بالنقاط الأساسية التي أود استخدمها واخزنها علي جهاز الكمبيوتر، وعلاوة علي هذا، أدون ملاحظات عن المكان الذي أحتفظ فيه بالمقال الأصلي، ومن ثم يمكنني الرجوع إليه ومراجعته متي شئت.

النسخة الورقية

يستخدم "توم" أيضًا ملفات يحفظها في خزانة يخزن فيها الرسوم الكرتونية والقصاصات وغيرها. كما أنه يخزن الشرائح الضوئية وغيرها من المواد المرئية المسموعة في ملفات واقية ذات ثلاث حلقات. ويمكنك استخدام ملفات ذات ثلاث حلقات من أجل الاحتفاظ بأشياء مختلفة مثل أقلام الرصاص وأقلام الحبر والملصقات وغيرها.حتي لو كانت طريقة التخزين الورقي أبطأ من الكمبيوتر، فإن لها ميزتين عظيمتين:

1. الخزانة لا تظهر مطلقًا لـ"توم" رسالة تقول "لا توجد ذاكرة كافية للتخزين" أو "يوجد خطأ "، كذلك لا يتعين عليه قضاء ساعات مع الفني وهو يصلح عطلا في الكمبيوتر، ولا يجد صعوبة قط في إيجاد الملف الذي يريده. كما أن الخزانة تعمل جيدًا أثناء العواصف الرعدية وانقطاع الكهرباء.

2. إن وجود ملفات ورقيه وصندوق يحوى العديد من المواد المختلفة يجبرك علي البحث في تلك المواد حتي تجد ضالتك المنشودة، ويذكرك بالعديد من الأشياء التي نسيتها، وربما يكون الوقت قد حان لمراجعة بعض الأشياء القديمة.