ما هى الاجراءات الصحيحة من اجل ضبط القيد فى سجلات الموردين ؟

1/ التأكد من طلب شراء المواد أو تادية الخدمة من الإدارة الطالبة لهذا ، موقع من شخص مسؤول . 2/ إرسال هذا الطلب إلى المورد الذى تتعامل الشركة وانتظار عرض الأسعار . 3/ بناءا على عرض السعر الأفضل يتم عمل طلب شراء داخلى من جهة ادارة المشتريات . 4/ يتم إرسال طلب الشراء إلى المورد وننتظر قدوم البضاعة إلى المخازن ومعها الفاتورة وإذن الاستلام ( يوقع من امين المخازن بعد معاينة البضاعة ومقارنتها بالفاتورة وطلب الشراء . 5/ ترسل الفاتورة وصورة من سند استلام البضاعة للحسابات لتسجيلها على حساب المورد . 6/ عند الدفع يقفل حساب المورد مع ملاحظة إثبات ضريبة الخصم والإضافة .

يجب مطابقة طلبات الشراء مع اوامر التوريد من حيث الاصناف و الكميات و مراجعة اوامر التوريد مع عروض الاسعار من حيث الأسعار ثم مطابقة محاضر الفحص و الاستلام لكميات الفاتورة و مطابقة اسعار الفاتورة لأسعار امرالتوريد و بعد ذلك مراجعة ارقام الفواتير و قيمة الضريبة و الخصم الضريبى ان وجدوا ثم يتم تسجيل الفاتورة حتى يتم اظهارها فى حـ / المورد .

-فحص الحركة على حسابات الموردين ومراجعة الأرصدة المستحقة لبعض الدائنين على المستندات المؤيدة لها.

2-التأكد من إن جميع أرصدة الموردين ناتجة عن عمليات شراء أو خدمات فعلية وبناء على فواتير مقدمة من الموردين.

3-   مراجعة ترحيل الفواتير إلى الأستاذ العام وحسابات الموردين.

4-   فحص المدفوعات النقدية والتأكد من أنها تخص فواتير الموردين وان كافة الفواتير قد سددت.

5-   مراجعة أذون استلام البضاعة مع فواتير الموردين وأذون إدخال المخازن .

6-   مطابقة رصيد حساب الموردين بالأستاذ العام مع الرصيد بالأستاذ المساعد وسجل الموردين.

7-فحص الاتفاقيات والعقود ومحاضر الإدارة واللجان التنفيذية من اجل التعرف على شروط التعامل مع الموردين

8-   فحص سجلات البضاعة الواردة لتحديد المشتريات التي لم يتم عمل مستحقات لها.

9-مراجعة الأرصدة الدائنة للموردين وفحص الفواتير غير المسددة لفترات طويلة ومعرفة أسباب عدم السداد.

10-   مقارنة أرصدة الدائنين بكشوف حساب الموردين مع المدفوعات للدائنين في وقت لاحق.

11-   تقصى الأرصدة المدينة في حسابات الدائنين وإعادة تبويبها.

12-الاطلاع على المصادقات المرسلة للدائنين وبيان الفروق بين المسجل بالدفاتر والاعتراضات الواردة من الدائنين وبحث المبررات لتلك الانحرافات  .  

13-   فحص الدفعات المقدمة للموردين وبين مدى الالتزام بالتوريد وفق شوط التعاقد .  

14-اختيار عينة من كبار الموردين ومتابعة حركة التوريد والسداد والتأكد من عدم تكرار الصرف لفواتير سابقة .

15-التأكد من عدم وجود عمليات شراء من مورد عضو مجلس ادارة بالشركة وله مصلحة مباشرة بها وفي حال حدوث ذلك الاطلاع على الموافقات من مجلس الإدارة بذلك وإظهار ذلك في إيضاحات القوائم المالية .

16-الاطلاع على عروض أسعار الشراء من الموردين ومدى الالتزام عند المقارنة بالشروط الفنية والقياسية وتوحيد المواصفات .

17-التأكد من عدم إجراء مقاصة بين حساب مورد وحساب عميل لإظهار كل حساب بطبيعته وفق العلاقة التعاقدية مع الشركة .

18-التأكد من عدم ترحيل رصيد مورد لحساب مورد اخر او خطأ اثبات فاتورة مورد الى حساب مورد اخر .

19-   التأكد ان ارصدة المصروفات المستحقة تخص الفترة المالية محل الفحص .

20-   تحديد مدى الحاجة لتكوين مخصص التزامات محتملةوتقديره ليتناسب مع تلك الالتزامات .