ماهى الطريقة المثلى لكتشاف الاخطاء فى الارصدة؟

الجرد العشوائي واخذ اكبر قدر من العينات المشكوك في اصدتها

اجراء المقارنات دائما وابدا بين ارصدة الحسابات من واقع الاستاذ العام  وارصدتها بميزان المراجعه  بالاضافه الى القيام بعملية المراجعه الداخليه

على ارصدة الحسابات

ينص القانون التجاري على ضرورة خلو دفتر اليومية من الكشط أو التحشير وبالتالي فإن تصحيح الأخطاء يجب ألا يتم عن طريق الكشط أو التحشير ولكن يتم التصحيح عن طريق قيو د محاسبية لتصحيح الخطأ وبدون كشط أو تحشير .*خطأ في اسم الحساب :قد يحدث هذا الخطأ في مرحلة القيد بدفتر اليومية أو في مرحلة الترحيل من دفتر اليومية إلى حسابات الأستاذ ويحدث هذا النوع من الأخطاء في حالات تعامل المشروع مع عملاء يوجد تشابه في أسمائهم .وبفرض أن المنشأة تتعامل مع العميلين " خالد طاهر " و " طاهر خالد " وبفرض أن المنشأة قامت بشراء بضاعة من خالد طاهر بمبلغ 4000 ريال وقيدت باعتبارها مشتريات من طاهر خالد على النحو التالي :4000 من ح المشتريات4000 الى ح طاهر خالدوالخطأ واضح هو جعل ح طاهر خالد دائناَ بدفتر اليومية بدلا من ح خالد طاهر وهذا الخطأ لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة وذلك بسبب أن ح طاهر خالد سوف يظهر رصيده دائناَ بقيمة العملية بدلاَ من ح خالد طاهر وبالتالي لا يتأثر التوازن في إجمالي أرصدة الحسابات المنقولة ، أما حساب المشتريات فهو صحيح وسوف يظهر مديناَ بقيمة العملية وبالتالي لا يتأثر التوازن في إجمالي أرصدة الحسابات بالميزان وسوف يرحل إلى ح المشتريات بدفاتر الأستاذ إلى الجانب المدين وهنا لا يوجد خطأ لكن الخطأ هو في جعل ح طاهر خالد دائناَ بدلا من ح خالد طاهر ، ولتصحيح هذا الخطأ نتبع إحدى الطريقتين الآتيتين :1- الطريقة المطولة :تعتمد هذه الطريقة على إجراء قيد عكسي بدفتر اليومية حيث يتم إلغاء أثر القيد الخطأ وذلك في تاريخ اكتشاف الخطأ ثم إجراء قيد جديد صحيح للعملية وترحيله إلى دفتر الأستاذ وبالتالي تصحيح الخطأ وإلغاء الأثر من الدفاتر ولتصحيح المثال السابق نقول :*إلغاء القيد الخطأ بقيد عكسي بدفتر اليومية :4000 من ح طاهر خالد4000 الى ح المشتريات*إجراء القيد الصحيح :4000 من ح المشتريات4000 الى ح خالد طاهر2- الطريقة المختصرة :تعتمد هذه الطريقة على إجراء قيد يعالج الخطأ في العملية السابقة من طرف واحد على النحو التالي :4000 من ح طاهر خالد4000 الى ح خالد طاهرويظل حساب المشتريات مدينا كما هو واضح في القيد الأول لأنه لم يحدث خطا بالنسبة له ، وهذا النوع من الأخطاء يكتشف عادة عندما يرسل كشف حساب من خالد طاهر الى المنشأة للمطالبة بمستحقاته طرف المنشأة متضمناَ مبلغ 4000 ريال قيمة المشتريات وفي هذه الحالة قد تعترض المنشأة نظراَ لعدم ثبوت ذلك في حساباتها ثم يكتشف الخطأ بمطابقة فواتير الشراء .ومن الواضح أن الخطأ في اسم الحساب حسب ما سبق ظهر بدفتر اليومية وأمتد أثره بترحيله إلى دفتر الأستاذ وأن المعالجة المحاسبية السابقة صححت الخطأ سواء في دفتر اليومية أو بدفتر الأستاذ ولكن قد يحدث أن يكون القيد صحيحاَ في دفتر اليومية ويحدث الخطأ عند ترحيل العملية إلى حسابات الأستاذ فقط وبالتالي يتطلب الأمر تصحيح الخطأ بدفتر الأستاذ .وإذا كانت القوانين التجارية في معظم دول العالم تمنع الكشط أو الشطب بدفاتر اليومية إلا أنها لم تتعرض لتصحيح الأخطاء في دفتر الأستاذ ولذلك يمكن إجراء التصحيح اللازم بدفتر الأستاذ بإتباع الشطب أو الإضافة في الحواشي والتوقيع بجواره من الموظف الذي أجرى التصحيح ومع ذلك يفضل دائماَ التصحيح عن طريق القيود المحاسبية وذلك حتى لا يعطي انطباع بعدم انتظام الدفاتر المحاسبية ولا يلجا إلى التصحيح بدفتر اليومية عن طريق الشطب أو الإضافة بالحواشي إلا إذا تعذر التصحيح عن طريق استخدام القيود المحاسبية .*أخطاء الحذف :يقصد بالحذف أو السهو الإهمال في قيد عملية مالية بكامل أطرافها وفي هذه الحالة لا يتأثر توازن ميزان المراجعة وتبقى الأطراف المدينة والدائنة متساوية .يفترض أن منشأة الحبابي اشترت بضاعة بمبلغ 50000 ريال من منشأة سد مأرب وفقد المستند الذي يثبت العملية وهو فاتورة الشراء ويترتب على ذلك أنه لن يقيد شي في دفتر يومية منشأة الحبابي وبالتالي لا تؤثر العملية على حسابي المشتريات ولا حساب منشأة سد مأرب ونتيجة ذلك لا تظهر أرصدة في ميزان المراجعة متضمنة هذه العملية ولا يتأثر توازن ميزان المراجعة.وبفرض أن العملية تمت بتاريخ 1/2/2009 وفي 11/4/2009 اكتشف الخطأ نتيجة مطالبة منشأة سد مأرب بمستحقاتها طرف منشأة الحبابي وبمراجعة فواتير الشراء ظهرت فاتورة الشراء المفقودة فإن تصحيح هذا الخطأ يكون على النحو التالي :50000 من ح المشتريات50000 الى ح سد مأرب*الأخطاء المتكافئة :يقصد بالأخطاء المتكافئة حدوث خطأ أو أخطاء تساوي أثارها على الأطراف المدينة والدائنة بمعنى حدوث أخطاء في القيود المحاسبية يترتب عليها زيادة أو نقص في مجموع الأطراف المدينة تساوي الزيادة أو النقص في الأطراف الدائنة وبالتالي لا يتأثر توازن ميزان المراجعة ويتعذر في هذه الحالة اكتشاف الخطأ فعلى سبيل المثال :يفترض أن منشأة الحبابي باعت بضاعة إلى منشأة الذانبي بمبلغ 6000 ريال وقيدت هذه العملية بدفتر يومية الحبابي صحيحة ولكن عند الترحيل إلى حسابات الأستاذ رحل المبلغ إلى منشأة الذانبي على أنه 600 ريال فقط ورحل إلى المبيعات سليماَ وفي تاريخ لاحق اشترت منشأة الحبابي من شركة الأحمد بضاعة بميلغ 9300 ريال وقيد صحيحاَ بدفتر يومية الحبابي ولكنه رحل إلى حساب شركة الأحمد بمبلغ 3900 ريال بدلا من 9300 ريال وبالتالي تظهر المعالجة المحاسبية لهاتين العمليتين كالأتي :*قيد عملية البيع :6000 من ح الذانبي تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 6006000 الى ح المبيعات تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 6000*قيد عملية الشراء:9300 من ح المشتريات تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 93009300 الى ح شركة الأحمد تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 3900مما سبق يتضح أن ترحيل مبلغ 600 ريال إلى ح الذانبي بدلا من 6000 ريال أدى الى نقص في الأرصدة المدينة بقيمة قدرها 5400 ريال وأن ترحيل مبلغ 3900 إلى ح شركة الأحمد بدلا من مبلغ 9300 ريال أدى إلى نقص في الأرصدة الدائنة بقيمة قدرها 5400 ريال وبالتالي لن يتأثر توازن ميزان المراجعة وهذا ما يطلق عليه الأخطاء المتكافئة .ولتصحيح الأخطاء السابقة فإن الأمر يتطلب زيادة مديونية حساب الذانبي بمبلغ 5400 ريال وذلك لتعويض النقص في الحسابات السابقة وبالتالي يتم التصحيح عن طريق قيد محاسبي بدفتر اليومية يجعل حساب الذانبي مدينا بمبلغ 5400 ريال وحساب شركة الأحمد دائنا بنفس المبلغ ويكون القيد المحاسبي كالتالي :5400 من ح الذانبي5400 إلى ح شركة الأحمدوبترحيل القيد إلى الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ يلغي أثر الخطأ السابق في ترحيل المبالغ من اليومية إلى حسابات الأستاذ وبتوازن ميزان المراجعة .في المثال السابق كان الخطأ عبارة عن نقص في رصيد حساب مدين ونقص مساو له في حساب دائن ولكن قد يحدث الخطأ في الترحيل زيادة في حساب دائن يقابلها زيادة في حساب مدين وفي هذه الحالة يجرى قيد يجعل فيه الحساب الدائن مدينا بقيمة الزيادة ويجعل الحساب المدين دائنا بنفس القيمة ، فإذا فرضنا أن منشأة وليد باعت بضاعة إلى محلات النصر بمبلغ 1000 ريال وقيدت العملية في دفتر اليومية بقيمتها الصحيحة لكن عند الترحيل إلى الحسابات المختصة رحلت بالخطأ إلى ح محلات النصر بقيمة قدرها 10000ريال وفي تاريخ لاحق اشترت المنشأة من شركة نبيل بضاعة بمبلغ 156000 ريال وقيدت العملية بصورة صحيحة بدفتر اليومية ولكن عند الترحيل إلى ح الأستاذ رحل مبلغ 165000 ريال .ويتضح من المثال السابق أن الخطأ حدث في عملية الترحيل الى حسابات الأستاذ وتم ترحيل مبلغ 9000 ريال بالزيادة الى الحساب الدائن لشركة نبيل .ولتصحيح هذا الخطأ فلا بد من إجراء قيد بدفتر اليومية ويكون على النحو التالي :9000 من ح شركة نبيل9000 إلى ح محلات النصرالأمثلة السابقة وضحت أخطاء متكافئة حدثت في عملية الترحيل من دفتر اليومية إلى حسابات الأستاذ وكانت القيود في دفتر اليومية صحيحة ولكن قد تحدث أخطاء متكافئة عن قيد العملية في دفتر اليومية .وعلى سبيل المثال إذا افترضنا أن منشأة محمد اشترت بضاعة من الشركة اليمنية بمبلغ 3000 ريال وذلك بتاريخ 10/4/2009 وتم القيد بدفتر اليومية في منشأة محمد كالأتي:3000 من ح المشتريات2000 إلى ح الشركة اليمنية فالخطأ في المبلغ الدائن بنقص 1000 ريالوبتاريخ 15/4/2009 باعت المنشأة إلى محلات عسير بضاعة بمبلغ 4000 ريال وتم القيد كالأتي :3000 من ح محلات عسير فالخطأ في المبلغ المدين بنقص 1000 ريال4000 إلى ح المبيعاتلا يؤثر هذا الخطأ على توازن ميزان المراجعة حيث يوجد نقص حساب مدين ونقص يساويه في حساب دائن وبفرض أنه تم اكتشاف الخطأ السابق بتاريخ 25/4/2009 ولتصحيح هذا الخطأ فإنه يتم اللجوء إلى إحدى الطريقتين في تصحيح الأخطاء الطريقة المطولة أو الطريقة المختصرة .باستخدام الطريقة المطولة :*إلغاء القيد الخطأ2000 من ح الشركة اليمنية3000 إلى ح المشتريات4000 من ح المبيعات3000 إلى ح محلات عسير*إجراء القيود الصحيحة :3000 من ح المشتريات3000 إلى ح الشركة اليمنية4000 من ح محلات عسير4000 إلى ح المبيعاتوبترحيل القيود الصحيحة إلى حسابات الأستاذ يلغي أثر الأخطاء السابقة ويمكن أيضا استخدام الطريقة المختصرة لمعالجة الأخطاء السابقة وذلك كالتالي :1000 من ح محلات عسير1000 إلى ح الشركة اليمنية*الأخطاء الفنية :يشمل هذا النوع من الأخطاء تلك الأخطاء التي تنتج بسبب المعالجة المحاسبية غير السليمة للعمليات التجارية التي يقوم بها المشروع وذلك مثل الخلط بين المصروف الإيرادي والمصروف الرأسمالي نتيجة الجهل بالمبادئ المحاسبية ، ولتوضيح هذا النوع من الأخطاء وكيفية تصحيحه فإنه يفترض أن منشأة طاهر اشترت اثاثا بمبلغ 9000 ريال وبدلا من ان تحمل القيمة على ح الأثاث كأصل من الأصول حمل بها ح المشتريات واعتبرت كبضاعة وكان هذا القيد المحاسبي في 1/1/20099000 من ح المشتريات9000 الى ح الصندوقوفي تاريخ 30/3/2009 تم اكتشاف الخطأ الفني وبالتالي يمكن تصحيحه إما باستخدام الطريقة المطولة أو الطريقة المختصره كالتاليالطريقة المطولة :*إلغاء القيد الخطأ9000 من ح الصندوق9000الى ح المشتريات*إجراء القيد الصحيح9000 من ح الأثاث9000 الى ح الصندوقالطريقة المختصرة :9000 من ح الأثاث9000 الى ح المشترياتالأخطاء التي يظهرها ميزان المراجعة :*الأخطاء الناتجة عن عدم ترحيل أحد طرفي العملية :ينتج هذا الخطأ من عدم ترحيل طرف عملية مسجلة بطريقة صحيحة في دفتر اليومية وينعكس أثر هذا الخطأ على توازن ميزان المراجعة حيث يؤدي إلى نقص في مجموع أرصدة الميزان بقيمة تساوي الطرف الذي لم يرحل فينقص مجموع الأرصدة بالميزان بقيمة الطرف الذي لم يرحل إذا كان مدينا ونفس الشئ قد ينقص مجموع الأرصدة الدائنة بالميزان بقيمة الطرف الذي لم يرحل إذا كان مدينا ونفس الشئ قد ينقص مجموع الأرصدة الدائنة بالميزان بقيمة الطرف الذي لم يرحل إذا كان مدينا ويصحح الخطأ عن طريق إتمام عملية الترحيل للطرف الذي لم يرحل .*الأخطاء الناتجة عن الترصيد غير الصحيح للحساب:يحدث هذا النوع من الأخطاء نتيجة عدم الدقة الحسابية في ترصيد الحسابات ويترتب على ذلك خطأ في رصيد الحساب وبالتالي عدم التوازن في ميزان المراجعة ويصحح هذا الخطأ عن طرق تصحيح الخطأ الحسابي سواء في جمع أحد جانبي الحساب أو عملية استخراج رصيد الحساب وبالتالي يتم ترصيد الحساب بطريقة صحيحة .*الحساب المعلق :في حالة تعذر اكتشاف الخطأ وكان الفرق صغيرا ويراد سرعة إعداد القوائم المالية فإنه يستخدم الحساب المعلق وهو حساب يتم فتحه ويجعل مدينا أو دائنا بالفرق في الميزان وذلك بهدف إيجاد توازن مؤقت لميزان المراجعة وإعداد الحسابات الختامية والمركز المالي ويظل هذا الحساب مفتوحا حتى يتم اكتشاف الأخطاء ثم يقفل عن طريق ترحيل قيود التصحيح إليه .ويفضل دائما العمل على كشف الأخطاء قبل إعداد القوائم المالية وعدم ترحيل رصيد الحساب المعلق الى الميزانية لان هذا يعتبر دليلا على عدم دقة البيانات المحاسبية وعدم وجود وسائل رقابية محاسبية داخلية كافية في النظام المحاسبي كما أنه قد يؤدي الى عدم الجدية في البحث عن الأخطاء وتأجيلها وبالتالي تراكمها .ويفتح الحساب المعلق دون اللجوء إلى إجراء قيد باليومية وذلك بسبب عدم معرفة طرفي العملية التي يراد إثباتها ، ويجعل الحساب المعلق مدينا بالفرق في ميزان المراجعة اذا كان مجموع الأرصدة الدائنة يزيد عن مجموع الأرصدة المدينة والعكس يجعل الحساب المعلق دائنا بالفرق في ميزان المراجعة اذا كان مجموع الأرصدة المدينة يزيد عن مجموع الأرصدة الدائنة وعند اكتشاف الأخطاء تعالج بقيود يومية يمثل الحساب المعلق احد طرفيها وتنتهي العملية بقفل الحساب المعلق .

1. التحقق من جمع خانتي ميزان المراجعة ويمكن إجراء ذلك بإعادة جمعها بطريقة مختلفة مثل الجمع من أسفل إلى أعلى هذا في ظل استخدام النظام اليدوي, أما في ظل استخدام نظام الكمبيوتر مثل الإكسل فإنه في العادة لا يتم جمع أحدى خلايا الميزان وبالتالي يتم مراجعة صيغة الجمع للتأكد من ذلك.

2. أما إذا لم يكن الخطأ ناتجا من جمع خانتي الميزان و يجب تحديد الفرق في الميزان والذي غالبا ما يرشدنا إلى مصدر الخطأ فإذا كان الفرق يقبل القسمة على رقم (9) فعندئذ قد يكون سبب الخطأ كتابة مبلغ معين بطريقة عكسية , فعلى سبيل المثال إذا فرضنا أن رصيد حساب الصندوق هو 2,175 ريال وتم نقله إلى الميزان بطريقة عكسية حيث كتب 2,157 ريال, ففي هذه الحالة يكون الخطأ (الفرق) هو 18 ريال وهو يقبل القسمة على رقم (9) مثل غيره من الأخطاء المماثلة. وهناك طريقة أخرى نستخدم فيها فرق الميزان للكشف عن سبب الخطأ فإذا فرضنا أن رصيد حساب المعدات المكتبية كان مدينا بمبلغ 420 ريال , وأثبت خطأ في خانة الدائن بميزان المراجعة, ففي هذه الحالة سوف يكون الفرق قي مجموع الميزان ضعف مبلغ 420 ريال أي 840 ريال , ومثل هذه الأخطاء التي تنتج من إثبات مبلغ مدين في خانة الدائن أو العكس, ويمكن الكشف عنها بسهولة إذا راجعنا المبالغ المثبتة في خانتي ميزان المراجعة وبحثنا عن مبلغ يعادل مبلغ الفرق تماما, فقد يحدث هذا الخطأ نتيجة ترحيل الطرف المدين لعملية معينة دون ترحيل الطرف الدائن لها.

3. مقارنة المبالغ المثبتة في ميزان المراجعة مع تلك الموجودة في دفتر الأستاذ, بحيث نضمن أن أرصدة كل حساب في دفتر الأستاذ تم إدراجه في الخانة الصحيحة بميزان المراجعة.

4. إعادة ترصيد كل الحسابات بدفتر الأستاذ.

5. تتبع كل عمليات الترحيل من دفتر اليومية إلى الحسابات بدفتر الأستاذ.

أشار المعيار الدولي رقم 240 إلى أن الغش هو " فعل مقصود من قبل شخص أو أكثر في الإدارة وأولئك المكلفين بالرقابة والموظفين أو أطراف خارجية. ويتعلق هذا الفعل باستخدام الخداع من اجل الحصول على مصلحة غير عادلة أو غير قانونية, والذي ينتج عنه تحريف في القوائم المالية ".

أخطاء كتابية: وهي ناشئة عن خطأ في القيد أو الترحيل، ومنها ما يؤثر على توازن ميزان المراجعة ومنها ما لا يؤثر إطلاقاً. ومن الأمثلة عليها:

ü الترحيل إلى الجانب العكسي من الحساب المعني، وهذا يؤثر على توازن ميزان المراجعة، ويمكن اكتشافه من خلال تدقيق عملية الترحيل.

ü الترحيل إلى نفس الجانب لكن إلى حساب آخر، وهذا لا يؤثر بالطبع على توازن ميزان المراجعة.

ü قيد عملية ما مرتين، وهذا لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة. وإن المراجعة الحسابية كفيلة باكتشاف مثل هذه الأخطاء.

- هذا ويمكن تقسيم الأخطاء بأنواعها السابقة جميعاً إلى أخطاء قابلة للاكتشاف تلقائيا, وغير قابلة للاكتشاف تلقائياً. أما النوع الأول فهي تلك الأخطاء التي تظهر بسهولة نتيجة القيام بالتدقيق الداخلي أو الخارجي، ويعود ذلك إلى إتباع المشروع لأنظمة أو سياسات معينة.

- وسائل التحقق من صحة التسجيل واكتشاف الأخطاء قبل عملية المراجعة:

1. القيد المزدوج

2. ميزان المراجعة.

3. استعمال حسابات المراقبة مع دفاتر الأستاذ المساعدة. " مثل إجمالي أرصدة العملاء, وإجمالي العملاء"

4. مذكرة تسوية البنك.

5. إرسال كشوف الحسابات الشهرية للعملاء.

- ينص معيار التدقيق الدولي رقم (240) بشأن مسؤولية المدقق في اعتبار الاحتيال والخطأ بأن المسؤولية الرئيسية لمنع واكتشاف الخطأ والاحتيال تقع على كل الأشخاص المكلفين بالرقابة في المنشأة وإدارتها، والمسؤوليات الخاصة بكل من الأشخاص المكلفين بالرقابة والإدارة يمكن أن تختلف حسب المنشأة ومن بلد لآخر، وتحتاج الإدارة وبإشراف الأشخاص المكلفين بالرقابة إلى وضع الأسلوب الصحيح.

- إن إعداد القوائم المالية واستخراج موازين المراجعة ليس من وظيفة المراجع, وإنما من مسئولية الإدارة, لذلك فإن الإدارة هي المسئولة عن الكشف عن الأخطاء, وعرض القوائم المالية بصورة صحيحة, وعرضها على المراجع.

- عمل المراجع ليس اكتشاف الخطأ وإنما العمل على تقليل حدوثه, فإذا استطاع المراجع تحديد مواطن الضعف في الرقابة الداخلية, أو الأخطاء قبل أن ترتكب. واقترح علاجها فإن عمله يصبح أكثر فائدة للمشروع.

- على المراجع أن يكون حريص عند تقديمه لكشف الأخطاء على إظهاره بأن أسباب الأخطاء الواردة في الكشف هي أسباب لا تتعلق بسوء تقدير الموظف و غير مقصودة وذلك لتسهيل قبولها من قبل الموظف المختص.

- على المراجع أن لا يقوم بتصحيح الأخطاء وتسجيلها في الدفاتر وإنما يقوم باقتراح التصحيح على موظف الحسابات المختص. مع مراعاة عدم فتح حسابات جديدة بل الاقتصار على الحسابات الموجودة بالدفاتر, وعلى ألا يتم التصحيح مباشرة على حساب الأرباح والخسائر لأنه يستعمل فقط عند إقفال الدفاتر وجميع العمليات سبق أن أثرت في الحسابات المختلفة وبالتالي أي تصحيح للخطأ في عمليات سبق وسجلت يجب أن يؤثر في هذه الحسابات.

- إجراءات المراجعة لاكتشاف الخطأ:

ü توقع الأخطاء من خلال التجارب السابقة.

ü المناقشة مع موظفي العميل.

ü الإجراءات التحليلية والمقارنات المختلفة بين المؤشرات الأساسية لحسابات المشروع.

ü إجراءات المراجعة العامة.

ü المطابقات والدراسات التفصيلية.

ü جمع أدلة الإثبات.

ü التمعن.

ü تقدير بعض قيم النفقات والإيرادات بالاستناد إلى العلاقات الخطية بينها.