هل تعتبر السكرتارية من المهام التنفيذية أم الادارية؟ ولماذا؟

من رأيي السكرتارية تعتبر تنفيذية لأنها متخصصة في الرد على التليفونات والتعامل مع العملاء وإدارية لأنها بتسجل كل بيانات العملاء

تعتبر من المهام التنفيذية والادارية التنفيذية كأن تتلقى الأومر من المدير في مجال العمل فقط اما الادارية فتتمثل في تسجيل المراسلات والارساليات وغيرها من المهام الادراية الأخرى

في المسميات والتوصيفات الحديثة اصبح هناك فرق بين سكرتير وسكرتير تنفيذي فالأول هو سكرتير اداري بالدرجة الأولى ولكن من الممكن ان يقوم ببعض الاعمال التنفيذية ولكن النوع الثاني هو تنفيذي فقط مشمول بمتابعة ادارية من مسمي وظيفي اخر

تعتبر السكرتارية بجميع انواعها من المهام التنفيذية 

لانه الوظيفة تعتبر من الوظائف التي تتلقى المهام وتنفذها ولا دخل لها في الادارة ووضع القرارات

السكرتارية هي الجندي المجهول التي تقوم بإظهار الاعمال التنفيذية بصورة واضحة ،كما انها تقوم بالتنسيق بين الاعمال التنفيذية والاعمال الادارية حتى لاينشغل المنفذ باعمال اخرى خارجه عن عمله ، وبالاجابة عن السؤال فالسكرتارية هي مهام ادارية بالاساس وعندما يتدخل بالأمور التنفيذية فإنه يتدخل بناءً على تعليمات مديره المباشر ليتابع مهام تنفيذية وليس تنفيذها بحد ذاتها ولهذا يسمى سكرتير تنفيذي.

تعتبر السكرتارية من المهام الادراية لانها تعتمد بشكل كلى على التنظيم والتخطيط للجهات التنفيذية 

مهام السكرتير   Secretary

تنظيم العمل بالمكتب

تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال 

تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة

استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة

حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج

متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى

رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين

الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العملعرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى

مهام السكرتير التنفيذي Executive Secretary 

 تحضير المراسلات والتقارير

 تحضير مواد العروض التقديمية

تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام

تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين

متابعة أجندة Calendar المدير العام

إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف

تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها

استقبال الزوار والعملاء

أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات

إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني

التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex

الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته

 

هنا يظهر الفرق بين المهام التنفيذية والإدارية

ارى انه اداري وتنفيذي في نفس الوقت

ماهو السبب عدم نجاح مؤسسات المقاولات الصغيرة اذكان العامل يعمل بالراتب في المؤسسه وليس شريك كما هو معتاد وتنجح المؤسسه بعد استيلاء العامل على كامل المؤسسه ..ماهو الحل صاحب مؤسسه مقاولات ...