كيف تخبر العميل أنه تم رفض طلبه؟

أبدأ معه بالأمور التي تم قبولها .. وأنه هناك أمر يعيق تنفيذ طلبة بالوقت الراهن

ووضح للعميل أن طلبه محل اهتمام الإدارة وسوف يتم قبول طلبه حال معالجة ما يعيق تنفيذه بالوقت الحالي

لا تنسى أن تعتذر منه بخجل وتبتسم له أثناء الحديث معه وأن كانت المحادثة هاتفية

يتم رفض طلب العميل هذا يكون في الحالات القصوي التي تعجزي عنها كممثله لخدمة العملاء ان تؤديها بمعني انك كجزء من المؤسسة التي تعملين بيها ومع معرفة لسياسة الشركة واللوائح الداخلية جيدا جدا سوف تقومين بتحديد اذا كان الطلب مرفوض اما لا واذا كان الطلب مرفوض يتم ابلاغ العميل بهذه الطريقه ان طلبك سيادتكم لا يتفق مع اللوائح الشركة فيما تؤدي انتي كخدمة عملاء وهناك امر اخر هام جدا ضرورة التحدث باسلوب يليق ونبرة صوت تليق وتعبر عن شخصك المحترم وشخص شركتكم واظهار كثير من التعاطف بالاسلوب اثناء الرد وانتقاء الكلمات جيد جدا

اولا يجب الاعتذار للعميل وبعدها يجب ذكر متطلبات الموافقه ، ثالثا يجب ان تشكر للعميل كل المحاولات التى قمتا بها لمساعدته فى الحصول على الموافقه 

اولا تخبرى العميل بمتطلبات الموافقه ع الطلب ومن ثم توضحي له ان هذه المتطلبات لم تحقق ف طلبه لهذا لم يتم اجابة طلبه 

شكراً عى الدعوة .

سؤال مهم بالنسبة لخدمة العملاء

إن أخبار العميل برفض طلبه يعتبر من الأمور الصعبة 

ولكن أمر لابد منه لذلك يتم أخبار العميل عن أسباب رفض طلبه بشكل واضح

والأعتذار منه لعدم التمكن من خدمته بطريقة مهذبة و تحمل رد فعل العميل على الرفض 

ويجب عدم مقاطعنه والاستماع له بشكل جيد مما يخفف غضب العميل.

 

 

السيد الفاضل

شكرًا لاهتمامك للعمل معي، ولكن للأسف لا أستطيع قبول عرضك [واذكر السبب]

إن كنت ترغب بإمكاني الإشارة لك إلى مستقل آخر [فقط في حالة أنك تعرف مستقل على استعداد للعمل معه]

متأسف لعدم تمكني من مساعدتك