كمدير ادارة هل تفضل ان توقع كل موظف على عهدة ما يستخدمه خلال يومه في العمل ام ان تضع العهدة على روؤساء الفرق ومدراء الاقسام لانهم هم المسؤولين ؟

تنقسم العهدة إلى قسمين: مستهلكة وغير مستهلكة. بالنظر للنوع الأول، نجد أن ليس من المناسب بمكان التوقيع على كل ورقة أو قلم يتم استهلاكه. يكون من السهل على المدير إسناد هذا العمل لأي موظف (مثل الكتبة)،   وبمكن تحديد كمية المستهلكات على أساس شهري/أسبوعي وتكون الكمية معروفة ما لم تحدث زيادة في استهلاكها لأسباب مقبولة، و فيما يتصل بالعهدة الغير مستهلكة، يمكن القيام بإعداد استمارة يوقع عليها كل موظف بما استلم من أغراض. تقيد هذه الاستمارة /الاستمارات في أعمال المراجعة الداخلية والمحاسبية وعند تسليم العهدة بصورة نهائية بسبب التقاعد أو الاستقالة..الخ.

تحية واحترام وبعد ...

مدير الادارة عليه أعباء كثيرة يجب الانتباه لها والتفرغ لما هو أكثر أهمية ,, ومن الطبيعي أن يكون هناك قسم متخصص لمثل هذه المسؤلية وغالبا ما يطلق عليها ( مخزن العهدة ) فمن واجب هذا القسم صرف مستلزمات العمل - المستهلكة والغير مستهلكة - ويتم صرف هذه العهدة حسب طبيعة عمل الموظف إن كانت ميدانية أو إدارية ,, وما ورد في شرح السؤال تعد من المستلزمات الادارية حيث تستخدم داخل الشركة أو المؤسسة أو المنظمة أما المستلزمات الميدانية غالبا ما تختلف عن الادارية حيث من المحتمل صرف مركبة وعدد يدوية وغيرها لتسهيل تنفيذ الأعمال الخارجية وهناك المستلزمات المستهلكة غالبا ما تصرف لموظف الادارة والموظف الميداني وغالبيتها تكون قرطاسية ,, وبالتالي واجب مدير الادارة هو المتابعة الادارية لقسم العهدة من خلال طلبات الشراء ومعرفة إذا ما كان الأمر موجب للصرف أم لا 

وتقبلوا احترامي وتقديري

يجب على المدير أن يتفرغ إلى مهامه الخاصة و يجعل مرؤوسين يتحملون مسؤولياتهم

علّم موظفيك أنه من واقع خبرتهم الخاصة يمكنهم فهم أفضل للحقائق الأساسية

• اجعل موظفيك "الرؤوساء و مدراء الأقسام و غيرهم من المسؤولين" يتحملون مسؤولياتهم
• يجب عليك أن تجعل الموظفين يساهمون في كفاءتهم الخاصة
• يجب تمكين المرؤوسين من تحمل السلطة
• تدريب المرؤوسين على تحمل المسؤولية ليتمكنوا من إكتساب المهارات التسييرية و رفع قدراتهم الإدارية
• يجب على المدير أن يثق بمرؤوسيه
• تحفيز الرقابة الذاتية على الأداء "رقابة الضمير"
• تقديم المشورة لموظفيك  و مساعدتهم على التقدم
• دع مرؤوسيك يقومون بعملهم حتى يتعودون على تحمل المسؤولية

يتوقف الأمر على النوع والتكلفة

ولكن طالما الأصل او الاداة لا تدخل ضمن العهدة الشخصية التى يسمح بخروجها خارج الفرع فلا يوقع عليها الموظف تكون عهدة رئيس الادارة او الفرع 

على خلاف ان كانت متحركة بالشكل الذى قد يضر اهمال الموظف بها او يسمح باستخدامها بمواقع مختلفة داخل او خارج الفرع كاللاب توب او الادوات المحمولة الأخرى

على سبيل المثال مكنة التصوير واللاب توب

يوقع الموظف على اللاب والموبايل كعهدة شخصية لكن لا يوقع على مكنة التصوير والماسح الضوئى

وان كان كمبيوتر غير متحرك ديسك توب لا يوقع الموظف عليه حيث انه لا يمكن خروجه خارج الفرع او الادارة بسهولة الا بموافقة مدير الادارة وهو يتعرض لظروف الاهلاك الطبيعية

وربما تختلف النظرو والتقييم للنوع والتكلفة من مؤسسة لاخرى 

شكرا على الدعوه الكريمه

الأمر يتوقف على  من سيقوم بإستخدام تلك العهده ، بمعنى 

هل الموظف وحده ، ولا أحد غيره ، وهناك وسائل تأمين لذلك ؟ ، فى هذه الحاله يكون هو المسئول عنها ، تحت إشراف رئيسه المباشر

أم سيتم إستخدامها من جانب مجموعه عمل مكونه من أكثر من موظف ؟ وفى هذه الحاله يكون رئيس مجموعه العمل هو المسئول عنها تحت إشراف مدراء الأقسام

بحسب التوضيح 

يتم توقيع العهده على رؤوساء الاقسام كونهم المسؤوليين عن الموظف

أنا شخصيا أفضلأن تضع العهدة على رؤساء الفرق و مدراء الأقسام

العهده هي على القسم فمدير القسم هو المسئول عنها والتوقيع اليومي هذا يعتبر عدم الثقه التوقيع فقط عند استلام عهده القسم متى ماكان الطلب مني التوفير 

على الموظف المختص بعهده لتسهيل امور الشغل

اضع كل العهدة على رؤساء الفرق والمدراء للوحدات كونهم هم المباشرين والمسؤولون عن الموظف وعمله اليومي