أسمع كثيراً عن أنظمة إدارة المستودعات ولا أدري ما هي. هل يمكنك تزويدي ببعض المعلومات عنها؟

عندما نتكلم عن نظام اداري لجزء من مؤسسة ما يجب ان نتعرف على ماهية هذا الجزء وماذا يحويه والمستودعات هي غالبا مستلزمات تخص الشركة او انها أماكن لتحزين البضاعة المطلوب بيعها او شرائها او المواد الخام  ونظام ادراتها هو ان تكون قادر على معرفة الكمية والنوعية المتوفرة فيها والوصول الى تلك المستلزمات او البضاعة بسهولة و يسر سواء كانت لمستخدمي المؤسسة او الشركة او للمستهلكين او التجار 

إن إدارة المستودعات هي من الإدارات الهامة في أي منشأة حكومية ، ولا تخلوا أي منشأة حكومية منها ، و الدور الأساسي لإدارة المستودعات هو حفظ وإدارة الأصناف المختلفة التي تقوم المنشأة بشرائها والاحتفاظ بها سواء أكانت أصنافا مستديمة (موجودات ثابتة) أو أصنافا مستهلكة. وتعمل إدارة المستودعات كنقطة تحكم رئيسية لانسياب الأصناف المختلفة من الموردين إلى المستفيدين من هذه الأصناف ، ويتم الاحتفاظ بها في المستودعات بكميات مختلفة حسب اللزوم ويتم صرفها عند طلبها.  وتقوم إدارة المستودعات بمراقبة ما لديها من مخزون ، وتلبية طلبات الصرف التي تردها من الإدارات المختلفة. ويمثل نظام المستودعات الحكومي ، نظام معلومات متكامل ومترابط مع الأنظمة الحكومية الأخرى حيث سيتم ربط نظام المستودعات ونظام مراقبة المخزون بشكل آلي مع نظام المشتريات الآلي بحيث يمكن الحصول على التعميدات التي تمت (أمر الشراء) وقائمة بالأصناف والكميات والأسعار التي تم تعميدها.  كذلك الربط مع نظام الموارد البشرية بشكل آلي بحيث يستطيع الحصول قائمة بأسماء الموظفين وأرقامهم كما يحتاج نظام الموارد البشرية معرفة إذا كان هنالك عهد على الموظفين حتى لا تتم عملية نقلهم أو ترقيتهم إلا بعد تسليم العهد والربط مع النظام المالي بشكل آلي بحيث يتم تزويدهم بقائمة الأصناف وكمياتها وأسعارها التي تم استلامها بناءً على تعميدات معينة ليتم صرف مستحقات الموردين. و لتحقيق ذلك قامت شركة بحر العرب لأنظمة المعلومات بتطوير نظام الحكومة الالكترونية GIC حيث تم الاعتماد في تطويره على أساس متطلبات الأجهزة الحكومية لضمان تسهيل عمليات إدارة المستودعات 

يعد المخزونات لأي شركة أو مصنع صورة من صور رأس المال المدخرة في صور سلع أو منتجات أو مواد خام تقوم الشركة بتخزينها لحين الحاجة إليها و تتوافر عدد من العناصر الأساسية لسلامة التخزين و منها توافر المكان المناسب و الذي يحتوي المساحة المناسبة للتخزين و يضم ظروف التخزين المناسبة من درجة الحرارة و التهوية و الرطوبة و عوامل الأمان الصناعي و تواجد المعدات الخاصة بالأمن الصناعي بما يتيح الفرصة للتعامل مع أية مشكلات طارئة للحافظ على سلامة المواد المخزنة كما يفترض بالمخازن و المستودعات أن تكون قريبة التواجد من خطوط الإنتاج حتى يسهل الوصول إليها عند الحاجة لها مع التحقق من توافر الموارد البشرية اللازمة للعمل بالمخازن و المستودعات و أن تكون تلك العمالة مدربة و على نحو جيد من الخبرة يمكنها من العمل بالمخازن و المستودعات و تتسم إدارة المخازن بالدقة و الانتباه لعديد من العوامل المرتبطة بالمخازن و المستودعات و منها ضرورة التحقق من مطابقة كميات المواد المخزنة مع السجلات و عمل جرد دوري لمتابعة حال المخزون كذلك و تدوين الهالك أو التالف حتى لا يؤثر على باقي المخزون كما تقوم إدارة المخازن و المستودعات بصياغة تقارير تضم معلومات حول كميات و نوعيات المخزون يوضح الكمية الحقيقية للمواد المخزنة و مدى مناسبتها لحاجات العمل و يتم التنسيق بين إدارة المخازن و المستودعات و إدارة المشتريات و الإدارة المالية في هذا الشأن و تحصل الإدارة على نسخة من تلك التقارير كذلك و تقوم إدارة المخازن و المستودعات بتسجيل كل نوع من أنواع المواد المخزنة و فور استلام المواد المخزنة يتم فحصها بشكل جيد قبل الاستلام و التحقق من مطابقتها للشروط المتفق عليها و في حال وجود اختلاف في الشروط أو الكميات أو الأنواع يتم إبلاغ الإدارة على الفور لاتخاذ الإجراءات اللازمة و عند التحقق من سلامة المواصفات و الكميات تبدأ عملية التصنيف للمنتجات و يتم عمل كود لكل صنف و تدوين تلك المعلومات في سجلات ورقية و رقمية كذلك يسهل الوصول إليها و مراجعتها عند الحاجة لذلك كما تقوم إدارة المخازن و المستودعات بتحديد الأرصدة المتاحة من المخزون و الحد الأدنى و الأعلى للكميات الواجب توافرها و حد الطلب الاقتصادي ( و هو الحد الواجب توافره و أقل منه يؤدي لتوقف العمل و الأكثر منه يؤدي لارتفاع تكلفة التخزين و زيادة نسبة الفاقد من المخزون ) كما تختص إدارة المخازن و المستودعات كذلك بعمل الجرد الشهري و السنوي و التحقق من مطابقة كميات المواد المخزنة و التي تم السحب منها و كل العمليات التي تمت على المخزون مع المتاح و التأكد من تطابق البيانات و يفيد ذلك في تجنب حالات السرقة أو الإهمال و كذلك يوضح الرصيد المتاح من المواد المخزنة على نحو دقيق و سليم.

يمكنك ايضا قراءة المزيد عن ادارة المخازن بعد الضغط علي اللينك التالي :

http://mdcegypt.com/Site-Arabic/Material%20Management/Inventory1_arabic.asp

أدارة المستودعات من أهم الادارات فى اى مؤسسة أو شركة سواء خاصة أو قطاع عام والدور الرئيسى لإدارة المستودعات هو حفظ وأدارة الاصناف المختلفة التى تقوم المؤسسة بشرائها أو الأحتفاظ بها سواء أكانت أصناف مستدامة أو مستهلكة وهى تقوم بدور  همزة  الوصل بين الموردين والمستفيدين وتقوم ادار المستودعات وتقوم أدارة المستودع بمراقبة حركة المخزون وتلبية طلبات الصرف من الأدارات المختلفة ويرتبط نظام المستودعات برابطة قوية مع قسم المشتريات والمبيعات .

"لذلك فالمستودعات من اهم الاقسام فى أى مؤسسة لأنها هى وبحق "عصب أى المؤسسة