دور المراجع الخارجي في تقييم نظام الرقابة الداخلية؟

شكرا على الدعوه الكريمه

من أهم الأدوار التى يقوم بها المراجع الخارجى ، هو دوره فى الإطلاع على أنظمه الرقابه الداخليه بالمنظمه ، وتقييم عملها وفاعليتها ، وأيضا وضع تصور دقيق لعلاج آى نقاط ضعف أو أوجه قصور أو خلل تعانى منها تلك الأنظمه بصفه خاصه ، سواء من ناحيه المسئؤلين على التنفيذ لتلك الأنظمه ، أو الأجراءات التنفيذيه التى تتطلبها تلك الأنظمه ، أو سلامه ودوريه النتائج والتقارير الناتجه عنها .

 ولذا فأنه على المراجع الخارجى أن يضمن تقريره النهائى عن المنظمه جزء خاص بتقييمه الفعلى لمدى فاعليه وكفاءه أنظمه الرقابه الداخليه بالمنظمه موضوع مراجعته

للأسف غالباً يقتصر هذا الدور فى بعض الدول على التقييم المالى والرقابة المالية فقط دون ربطه بتقييم النظام الادارى وانعكاسه وعلاقته على النظام المالى اما بسبب تحجيم الصلاحيات او قصور فى خطة المراجع الخارجى او ضعف خبرة المراجع الخارجى

ولعل وجود نظام مراجعة داخلية متعاون مع المراجعة الخارجية قد يحقق هذا التوازن الى حد ما اذا توافرت الخبرة اللازمة للمراجع الخارجى

اما بالنسبة لدور المراجع الخارجى فى الغالب على سبيل المثال

• - المراجعة المالية للمستندات والدورة المالية والنظام المالى للشركة
• - كشف القصور الموجود بالنظام المالى والرقابة المالية للشركة واعطاء التوصيات اللازمة واستخراج الاخطاء لمعالجتها
• - التحليل المالى واعداد القوائم المالية للمؤسسة وتقديم التوصيات التى تصاعد على معالجة الصغرات ورفع الكفاءة
• - مساعدة المؤسسة فى التقييم المالى وكفاءة الادارة المالية فى حالة طلب ذلك منه
• - بعض المؤسسات تستعين بالمراجعة الخارجية فى عمليات الجرد الدورى للمخازن والاصول
• - فى النهاية تقديم التقرير النهائى للاداء والرقابة المالية .. والقوائم الختامية والتقارير المالية اللازمة
• هناك ادوار اخرى تختلف من مؤسسة لأخرى حسب ما هو متفق عليه

بعتذر جداً جداً على التأخر فى الرد لعدم المتابعة منذ العيد

شرفت بالدعوة واذا هناك اى استفسار أخر ارجو عدم التردد

رد اخر من منظور ادارى

اذا كان الغرض تقييم نظام الرقابة الداخلية ككل .. اذا نحن بحاجة لفريق متنوع الخبرات لديه المهارات المالية والادارية متصلة لاعطاء القرار المتزن الرشيد فى النظم الرقابية .. ولعل الافتقار الى احدهم دون الاخر قد يعجز عن تقديم خطط اصلاحية او اكتشاف ثغرات النظام

اولاً : يتم استعراض نظام المؤسسة ودورة التشغيل والعمل ككل للوقوف على نقاط الارتكاز لوضع الخطة المناسبة للتقييم بعد الانتهاء بناء على العلاقة القائمة بين الادارات الداخلية بالمؤسسة والادارات الخارجية

ثانياً : يتم التواصل مع الادارة المختصة بالتعاون لتيسير عملية المراجعة والطلبات اللازمة لخطة التقييم والتنسيق لها

ثالثاً : يتم توزيع المهام والبدء بعملية التقييم بناء على الخطة الموضوع مع الوضع فى الحسبان ضرورة المرونة للتعامل مع المواقف المختلفة للخروج بأقصى فائدة ممكن نظراً لما يستحدث من معلومات نتيجة المراجعة

رابعاً : يتم تقديم التقارير اللازمة وتقارير الانجاز للمشرف المسئول عن فريق المراجعة لتحليلها باستمرار ومناقشة الادارات المختصة وبعض الاوقات يترك هذا الأمر بتفويض المراجع المسئول للمناقشة مباشرة اول بأول وتقديم التقرير النهاشى بعد المناقشة مع خطة الانجاز مع تقييمها وتحفظاته والعقبات التى قابلته

خامساً : ما يتبع ذلك من خطوات ثم يأتى فى النهاية تقديم التقرير النهائى للاداء والكفاءة لنظام الرقابة الداخلية ومطابقته للمعايير وما يتضمنه من اخطاء او تحفظات او بدائل ونصائح .. الخ

تم الاختصار بقدر ما يمكن

شكرا لدعوتك

سؤال مهم جدا

المراجع الخارجي يلعب دورا محوريا في تقييم كل العمليات الداخلية ( على حد سواء) بسبب

1. الحيادية كونه ليس من ضمن الطاقم وبالتالي لا تربطه علاقات شخصية مع افراد العمل من موظفين وفنيين الخ
2. النظرة من خارج الدائرة يعطي انطباع اوضح للشخص عن نظرته وهو في داخلها لانشغال المقيم  او المراجع الداخلي بالعمليات اليومية عن المراجع الخارجي
3. الموضوعية والتحديث , حيث ان غالبا المراجع الخارجي يأتي بما هو جديد ليراجع به الاداء عن المراجع الداخلي الذي يبني معاييره على اساس اداء فرق العمل العاملة ضمن المؤسسة وليس على اساس المعايير القياسية التي يجب انم يقاس بها الاداء

وبناءا على ماتقدم من اسباب يعتبر دور المراجع الخارجي دورا محوريا مهما لانه يقيم عمل المنظمة بشكل موضوعي يعود بالفائدة على المنظمة نفسها , وهنا نجد ان اغلب الشركات الكبرى والمتوسطة في اوربا وامريكا الشمالية وكذلك الشركات الكبرى في الشرق الاوسط وشمال افريقيا تعتمد على مراجعين خارجيين لكي يقفوا على نقاط الضعف لديهم ولكي يحددوا مراكز قوتهم ويكتشفوا مكامن ضعف الاداء وطرق تحسين الانجاز

ونظام المراجعة كما اسلفت يشمل كل العمليات سواء التنفيذية او الادارية منها , ولكن من اهم نظم المراجعة الخارجية هو مراجعة عمليات التقييم والرقابة على الاداء والانجاز

(1) دور المراجع عن دراسة وتقييم نظام الرقابة الداخلية :-

• أدى ظهور الشركات المساهمة والشركات القابضة ذات الفرو ع المنتشرة في مختلف أنحاء القارات في العقد الثاني من القرن الماضي إلي زيادة الاهتمام بنظام الرقابة الداخلية وذلك من أجل وضع حماية كافية على أصول وممتلكات هذه الشركات لمنع السرقة الاختلاس والعبث ، ومن أجل الحصول على البيانات المالية الدقيقة لاستخدامها في عمليات التخطيط واتخاذ القرارات حيث انفصلت الملكية عن إدارة هذه الشركات . 

• كما أدى التطور المستمر للرقابة الداخلية إلي زيادة اعتماد مراجع الحسابات الخارجي عليها ، إن نتائج تقييم المراجع لنظام الرقابة تؤثر على طبيعة إجراءات المراجعة المطلوب استخدامها ، والمدى المطلوب لمثل هذه الإجراءات أي أن نتيجة فحص وتقييم نظام الرقابة الداخلية تحدد مدى ونطاق الفحص الذي يقوم به مراجع الحسابات . 

• ويتطلب تقييم نظام الرقابة الداخلية معرفة الإجراءات والطرق الموضوعة ، والتأكد من أن تلك الإجراءات والطرق تستخدم كما هو مخطط ، فالمراجع يجب أن يحدد :-

مدى ملائمة نظام الضبط الداخلي . 

ما إذا كان النظام يتم تشغيله وفقاً لما هـو مخطط له . 

• فإذا كان قسم المراجعة الداخلية بالمنشأة يمارس فحصاً منتظماً لنظام الرقابة الداخلية ، فإن مراجع الحسابات يأخذ ذلك في اعتباره عند تصميم إجراءات المراجعة ، إن المراجع الخارجي سيخطط برنامج المراجعة اعتماداً على نظام المراجعة الداخلية بالنسبة للمجالات التي تكون قوية في هذا النظام ، وبذلك يتجنب الازدواج في الإجراءات التي تم القيام بها بكفاءة بواسطة إدارة المراجعة الداخلية . 

• وتقع مسؤولية إنشاء وتنفيذ نظام الرقابة الداخلية على عاتق إدارة المنشأة ، ومع ذلك فإن مدى تأثير الرقابة والحالة التي تمارس فعلاً بها تكون هامة بالنسبة لمراجع الحسابات ، كما أن من مسؤولية المراجع الخارجي أن يحدد مدى إمكانية الاعتماد على هذا النظام وإلي أي مدى يستطيع إن يحد من إجراءات المراجعة . 

• كما يجب على المراجع الخارجي التأكد من أن الحسابات والسجلات منظمة بطريقة تعكس أداء نظام الرقابة الداخلية ، كما يجب أن توضح التقارير المقدمة للإدارة كيفية تشغيل واستخدام أساليب الرقابة المختلفة ، ومن ناحية أخرى فإنه من الضروري أن يخضع نظام الرقابة للفحص المستمر لتحديد مدى ملاءمته في ظل ظروف التشغيل المنفذة ، والتحقق من أنه يعمل وفقاً لما هو مخطط أم لا ، ويكون هذا الفحص المستمر جزء هام من وظيفة المراجعة الداخلية . ويجب أن يقوم المراجع الخارجي بفحص العناصر المختلفة لنظام الرقابة ويتأكد من توافر الاعتبارات السابقة ، ومن أن أساليب الرقابة تعمل بكفاءة لأن ذلك سيوفر لديه المبرر لتحديد حجم اختباراته إلي المدى الملائم في ضوء ذلك. 

• وقد استقر الرأي بين المعاهد والهيئات المهنية الرائدة في العالم على أن مراجع الحسابات الخارجي المستقل يعتبر مسؤولاً عن تقييم ودراسة نظام الرقابة الداخلية المحاسبية وخاصة للشركات المسجلة في بورصة الأوراق المالية ، مع تزويد تلك الهيئات بتقرير مفصل عن أي عجز أو قصور في هذا النظام .

• اولا الرقابة الداخلية تعرف علي انها "النظام الذي يتم تصميمه بواسطة ادارة المشروع لكي يمدنا بتاكيد معقول فيما يتعلق بتحقيق الاهداف الثلاثة الاتية الثقة في التقارير المالية ؛الامتثال للقوانين السارية والقواعد المنظمة للعمل ؛واخيرا توافر الكفائة والفاعلية للمعملات"

1. ثانيا نص المعيار الثاني من معايير  العمل الميداني على ضرورة تفهم المراجع لنظام الرقابة الداخلي وذلك للاتي يمكن من تخطيط عكلية المراجعة وتحديد ،طبيعة والتوقيت المناسب لاجراء الاختبارات والصول الى راي فني محايد
2. كلما كان نظام الرقابة الداخلي ذو جودة مرتفعة ادى الى تقليل الاختبارات المطلوبة اما اذا كان نظام الرقابة الداخلي ضعيف ادى الى زيادة عدد الاختبارات لانه غير قادر على امداد المراجع بمعلومات سليمة ثالثا تقييم انظمة الرقابة الداخلية هناك عدة طرق لتقيمها منها مايلي

          1- قوائم الاستقصاء : وهي عبارة عن مجموعة من الأسألة عن السياسات والاجراءات والتي تكون ضرورية لتجنب التجاوزات المؤثرة في القوائم المالية ويكون الاجابة على هذه الاسالة بالايجاب او النفي وفي بعض الاسالة يكون ملحق تعقيب للاجابة ولكل شركة من الشركات وصناعة من الصناعات اسئلتها الخاصة بها غير انه توجد قوائم استقصاء نمطية وتشمل هذه الاسئلة على المعاملات مثل المدفوعات النقدية المبيعات وما شابه ويجب على المراجع انا ياخذ في الحسبان انطباع العميل عند الاجابة على القائمة من عصبية هدوء توتر وغيره 

     2 - قوائم التدفق : وهي عبارة عن تصميم هندسي انسيابي يستخدم اشكالا تظهر الخطوات المتبعة في تشغيل البيانات من خلال النظام المحاسبي ويتم اعداد خرائط التدفق للنظام المحاسبي ككل او دورة وعملية معينة مثل الدخل  وغيره وتظهر هذه القائمة بعض العناصر 1 طرق التشغيل يدوية او الكترونية 2 مدى الفصل بين الاختصاصات وعلاقة كل عملية بالمجال الوظيفي القسم او الشخص 3 المصدر ، التدفق ، النسخ المناسبة للمستندات ،المعاملات ،التقارير المستخدمة في التشغيل