هل من الممكن الاستغناء بشكل كامل الاستغناء عن الوثائق الورقية ام ان الارشفة الالكتروني تساعد في حفظ الوثائق؟

لايمكن الاستغناء عن  الوثائق الورقية إلا في حالة وجود نظام يعتمد ويعترف بالوثائق الالكترونية وبشكل خاص استلامات الأعمال وغيرها من المراسلات الهامة مع الاشراف ( الاستشاري )

الارشفة الالكترونية اكبر حل لمشكلة تكدس الأوراق بالاضافة الى سرعة ايجاد المعلومة في الوقت المناسب، فاذا افترضنا تم قطع الكهرباء معظم الشركات لديها مولد كهربائي احتياط، نحن في عصر التكنولوجيا حاليا

لا يمكن أبدا ، لأنك ببساطة عند انقطاع الكهرباء أو تلف الكومبيوتر لا يمكنك الوصول الى الوثائق الالكترونية و لا يبق لك الا الوثائق الورقية ، فالوثائق الالكترونية هى عامل أمان و مساعدة للوثائق الورقية

حتى ومع استخدام الفضل طرق التوثيق والارشفة الالكترونية الا انه لا يمكن الاستغناء او اهمال  الارشفة الورقية

ان الارشفة الالكترونية حالياص تستخدم في معظم الدوائر كعامل مساعد وهذه الواجب ليس سهلاً اذ ان الارشفة الالكترونية للوثائق الورقية بشكل عام تساعد في سهولة وسرعة ودقة عدد كبير من استرجاع صور الوثائق المصورة اليكترونياً وهذه عملية مهمة جداً لدى جهات اتخاذ القرار لسرعة ودقة اتخاذ القرار المناسب .

هناك نوعان من الوثائق.

الوقائق الداخلية :

 مثل الدفاتر والمستندات المالية ، القرارات والتعاميم من الادارة الى الموظفين، والكتب والمراسلات المتداولة بين الادارات والاقسام المختلفة وبين الموظفين وبعضهم .

الوثائق الخارجية :

وهى ايضا تنقسم الى :

          حكومية : مثل مستندات وتراخيص صادرة من جهات حكومية متعلقة بممارسة الشركة لنشاطها، اعلاناتها ، موظفيها ، المستنداث الموثقة توثيقات حكومية وشهادات تسجيل الشركة فى المنظمات والهئيات المختلفة -كالمناقصات و سجل المصدرين ، ..... الخ .

        عرفية ( غير حكومية ) : مثل ايصالات دفع الالتزامات المالية تجاه الجهات الختلفة (كموردين، مقدميى خدمات ، ....)

                                      أو العقود التى تكون بمثابة اثبات التعاملات والتعاقدات.

وبصفة عامة : فان المستندات المؤرشفة :

                     يمكن اعتمادها كوسيلة اثبات داخلية - أعنى داخل الشركة أو المؤسسة فقط .. وهذا بالطبع يعتمد على النظام المتبع به ، ونوع البرنامج المستخدم فى الارشفة ومدى اعتماديتة.

                     ولا يمكن اعتمادها اطلاقا كوسيلة اثبات لجهات خارجية ( حكومية أو قضائية).

                    ويمكن اعتمادها جزئيا أو كوسيله مساندة بين الشركات غير الحكومية وبعضها