الدورة المستندية للمشتريات المحلية :-
• يتم إرسال طلب الشراء من الجهة الطالبة إلى إدارة المشتريات ويحرر من أصل وصورة :
الأصل : يرسل إلى إدارة المشتريات .
الصورة : تحفظ بالدفتر .
• تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها و يحرر من أصل 3 صور:
الأصل : يرسل إلى المورد .
الصورة الأولى : ترسل إلى قسم الحسابات .
الصورة الثانية : ترسل إللا إدارة المخازن للإستلام بواسطتها
الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر
دورة المشتريات الخارجية :-
1 - يتم تحرير طلب إستيراد ( Importation Request ) بالأصناف المطلوبة و اعتماده من رئيس مجلس الإدارة ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصناف الثابتة المطلوب شراءها للمصنع .
2 - بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة .
3 - ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى و وضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد و التى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .
4 - يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة و كذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة و تاريخ شحن البضاعة . و يتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك .
5 - بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية .
6 - يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية و انهاء اجراءات التخليص و التأكد من عدم وجود عيوب و نقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .
• عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة و التأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن إذن لإضافة البضاعة مع موافاة الإدارة التجارية و المخازن بصورة من الفاتورة التجارية و قائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة .
• فى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .
• تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية و قفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .
• يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية و التخليص و الجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .
• يحرر من اصل صورة وتوزيع كالتالى:
الأصل : .. قسم الحسابات.
الصورة : .. قسم التكاليف.
• تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف و تسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف .
• فى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد و الشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .
