ماذا يمكن عمله لإنجاز مشروع ببرنامج زمنى مضغوط فى وجود مدير تنفيذ سئ ومهندسين تنفيذ دون الخبرة المطلوبة مع وجود مكتب فنى قوى ؟

لو اديت المكتب الفني صلاحية مدير المشروع ممكن تحصل علي نتائج مقبوله

التكامل ضروري للنجاح، هذه المعادلة ستتسبب في اعاقة العمل وتحوله لكارثة، الحل بتحييد المدير التنفيذي ما أمكن في اتخاذ القرارات والاعتماد على قليلي الخبرة بتنفيذ المهام حرفياً تحت وصاية المكتب الفني البارع

سأفترض أنه لا مجال لتغيير أي موظف 

سأعتمد على المهندسين وسأستغل رغبتهم في اكتساب الخبرة لتكون حافز مهم بالانتاجية ولربما أرشح من يثبت جدارته منهم لمنصب مشرف 

بالنسبة للمدير الفني السيء يجب حصر تأثيره السلبي قدر الامكان و محاولة استغلال أي نقاط قوة لديه 

لابد فى البداية من تحليل جميع البدائل المتاحه ويتضح  ابرز البدائل المتاحه

1 - احلال العماله الغير مدربه بعماله اكثر كفاءة وانتاجيه مع دراسة تواريخ تسليم المشروع والوقت المستغرق لعملية الاحلال ومقارنته بالوقت المتاح ومراعاة اثر هذا البديل على عمليه التسليم فى المواعيد المحدده للمشروع

2- رفع كفاءة العمالة الحالية من خلال التدريب والرقاية.

3 - زياده ساعات العمل على المشروع مع مراعاة اثر ذلك على التكاليف المخططه للمشروع مع امكانيه ضخ عماله مؤقته اكثر كفاءة فى الساعات المضافة

4 - دراسة وتحديد بدائل اخرى وفقاً للبيانات والمعطيات المتاحه

ثم يتم عمليه اتخاذ القرار فى العمل على اكثر البدائل ملائمة للظروف والامكانيات المتاحه والجداول الزمنية للمشروع

هذا الموقف يحدث كثيرا وللخروج من هذاالموقف الحرج ،.. عليك أوﻻ بإستبعاد هذاالمدير السئ وإذا كان النشروع كبير عليك تعيين مدير جيد يتم إختياره بعناية على أن يكون في تنسيق كامل مع المكتب الفتي خطوة بخطوة .. كما يجب تعيين كبير مهندسيين لﻻشراف المياشر على المهندسيين ذو الخبرة  البسيطة .. أما إذا كان المشروع صغير فسيكون مهمة كبير المهندسيين ضمن مهام المدير  الجديد

من واقع خبرتي لابد

• حصر السلاسل الحرجة  Critical chaines
• سرعة اتخاذ قرار قوية و سريعة بدعم المشروع و لو من الخارج.
• مضاعفة الجهد.
• اعتماد اليات تحفيز فورية مبنية علي الجودة و الإنجاز و الخطط الزمنية.
• استبعاد العناصر السلبية فورا بعد جمع البيانات و تنظيمها..
• توسيع دائرة التفويض و الصلاحيات و بخاصة للشئون الفنية القوي.
• وضع و تقييم خطط بديلة للمخاطر المحتملة بالتوازي مع ما سبق.
• العمل علي ايجاد فترات مرونة Buffers بشتي السبل و تخزينها كبديل للأزمات.

بناء على تجربتي الشخصية مع موقف مشابه تماما قمت بالاتي :

-توليت زمام الامور في عملية القيادة لافراد فريق العمل ، واود ان اشير الى ان جميع افراد فريق العمل اللذين كنت اتولى عملية ادارتهم حيث كنت امثل لهم المكتب الفني واجهت معهم ثلاثة تحديات (اولا – عدم الرغبة في التغيير  ، ثانيا – القدرات و الامكانيات الفنية الضعيفة جدا بانسبة لكفاءاتهم ، ثالثا – عدم وجود نقطة اساس للبدء منها )

طبيعة المشروع تطبيق نظم آلية للعمل بادارة الموارد البشرية

نطاق التنفيذ على6 مصانع –8000 عامل

الجدول الزمني12 شهر

اوجه التنفيذ:

- قاعدة بيانات لكل العاملين الحاليين ومايلتحق بالعمل خلال فترة التنفيذ للمشروع .

-ميكنة عماليات تسجيل الحضور و الانصراف باستخدام البصمة .

-تهيئة البرنامج ليتوافق مع متطلبات اعمل في العديد من التطبيقات (الحضور و الانصراف- التعيينات و التصفيات – الهيكل الاداري و هيكل الدرجات الوظيفية – الاجور (المرتبات الشهرية ، الحافز ، الاضافي ، بدل الطبيعة ) الصرفيات المنفصلة و التسويات – ورديات العمل – الوصف الوظيفي و الكفاءات و المهارات – الاهداف الوظيفية – نظام تقييم الاداء – انظمة التنبيه للمستخدم – الموازنة – الربط التلقائي بانظمة الحسابات.الخدمات الزاتية للمستخدمين .. و غيرها

تتلخص رؤيتي للحل في الخطوات التالية :

اعفاء المدير التنفيذي السيئ من مهامه و مسؤلياته.

اعطاء توعية كافية و تفصيلية orientation  بكافة نواحيى المشروع .

اشراك كافة افراد فريق العمل اثناء عمل الخطوة السابقة بخطوة business analyses حتى وان كانت في صورة وهمية ، الا ان كافة افرادفريق العمل يتولد لديهم احساس بكونهم مؤثرين وصانعي قرار مما يحفزهم ويولد لديهم شعور بان هذا المشروع ملك لهم.

 التحفيز لافراد فريق العمل بواسطة ربط مسؤلية كل منهم بحافز خاص وفقا للجدول الزمني.

المتابعة اليومية لخطة التنفيذ و اعلان نتائج المقارنة بين كل افراد فيق العمل بشكل يومي مما يزيد روح المنافسة .

المشاركة المستمرة كقائد و ليس كمدير حيث تتمثل في اخذ زمام المبادرة في كل خطوة من خطوات التنفيذ و تدريب افراد فريق العمل عليها ممايزيل مقاومة الرغبة في التغيير و التي تكون بسبب الخوف مما هو جديد وكذلك تكون بسبب عدم وجود الدراية و المعرفة الكافية، بالاضافة الى عدم الثقة بالامكانيات الشخصية احيانا .

 خالص تحياتي

ايهاب سيف

الاستاذ اسامة المحترم : شكراً على دعوتكم الكريمة وبعد ,

إذا استطاع المكتب الفني توجيه مهندسي التنفيذ ومتابعتهم فمن الممكن الوصول لأفضل نتيجة ممكنة لأن المكتب الفني قد لايستطيع التأثير على مدير المشروع وتوجيهه باعتباره سيء وكلمة سيء قد تحمل في طياتها معنى أنه قد يكون متسلط ولايقبل أن يتدخل أحد في قرارته  والمشكلة الأساسية في هذا الطرح أن البرنامج الزمني مضغوط وباعتفادي أن المشروع سيتأخر عن موعد تسليمه بالرغم من كل الجهود  .

إذا أردنا أن نقدم الجواب على قدر السؤال والمكتب الفني جيد فسيقوم المكتب الفني بوضع البرنامج الزمني التنفيذي للمشروع وسيعمل على متابعة ومراقبة التنفيذ وسد الثغرات التي يمكن ان يقع بها الفريق المنفذ ويجب أن يعمل المتكب الفني  اعلى تحميل المسؤولية وتحديدها للتقليل من الخسائر 

بسيطة ...تغييز فوري للمدير التنفيذي والكادر الضعيف واستبداله بكادر قوي وكفؤ وذو خبرة مناسبة لأن مصلحة العمل هي الهدف الأول يعني انجاز المشروع بالوقت المناسب وبالاتقان المطلوب.......

اذا كنت مطر لتنفيذ المشروع بهذا الشكل ويرجع ذلك للتكلفة والمدة الزمنية الخاصة بالمشروع فيجب عليك اولاً:

عقد اجتماع دوري مع اعضاء فريق المشروع، واخباهم بأهمية تنفيذ المشروع بالوقت المحدد وباقي المهام الخاصة بهم.

اخبار الفريق بعدم الاهمال والتقصير في مهامهم الوظيفية والا سوف يكون هناك جزاءات واهمها استبدال افراد غيرهم ذو كفائة.

توجية المدير التنفيذي للمشروع بجميع مهامة ومتابعتك لة باستمرار.