ما هي مراحل كتابة التقرير؟

يمكن تقسيم مراحل إعداد التقرير إلى مراحل أربعة هي : المرحلة الأولى : الإعداد المرحلة الثانية : الترتيب والتصنيف . المرحلة الثالثة : الكتابةالمرحلة الرابعة : المراجعة

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

المرحلة الاولى: الإعدادو هي عملية ذهنية في الأساس يتم من خلالها تحديد أهدافك و أهداف القارئ من التقرير 

المرحلة الثانية: الترتيب والتصنيف :من  الممكن إعداد تقرير واضح ودقيق ومنطقي ومرتب بمراعاة النقاط التالية والتي يتم تجهيزها قبل الانطلاق لمرحلة كتابة التقرير ككل :1- الغاية : سجل هدفك في عبارة واحدة موجزة وجامعة بحيث توضح مدى فهمك للمهمة الموكلة لك ( أو التي قدرتها أنت)، لكي تعفيك من تقديم أفكار أو توصيات لا تخدم هدفالتقرير ، ثم اختر عنوانا يوضح هدفك من التقرير

2- ادرس ، سجل ، تخلص : ادرس الحقائق التي جمعتها وتخلص من كل فكرة ترى أنها غير مفيدة أو غير ضرورية أو ليست من شأنك ، وسجل أي أفكار تبدو هامة أو مفيدة أو لا تتعارض مع موقعك .

3- راجع التقسيمات الرئيسية مراجعة دقيقة

4- رتب أجزاء التقرير : أعط رقما إن رغبت ,,,

5- رتب المحتويات الداخلية في كل قسم بأسلوب يسهل على القارئ فهمه ومتابعته 

6- تأكد من أن الاستنتاجات أو التوصيات التي تتوصل إليها تنسجم مع الحقائق وتتفق معها، وأنها تتفق مع اللوائح والأطر والنظام

7- راجع العنوان الرئيسي وعناوين الأقسام بدقة

8- الأشكال والهوامش والملاحق : قد يكون من المفيد الاستعانة بالصور أو الأشكال أو الإحصائيات في بعض التقارير , وكذلك استخدام الهوامش بذكر مصادر الاقتباس أو المراجع أو المحاضر أو الأشخاص الذين من الممكن الحصول منهم على معلومات إضافية أو تأكيديه أو إضافات و شروحات . 

المرحلة الثالثة: كتابة التقرير1- الأسلوب: يجب مراعاة دقة وإيجاز وسلامة اللغة وسلاستها ووضوحها وسرعة فهمها في أسلوب الكتابة كما أن الالتزام بالخطوط العامة للتقرير من أهم متطلبات أسلوب الكتابة

2- الترتيــب : من المناسب كثير من الأحيان وضع أرقام أو حروف للفقرات الواردة في التقرير

3- الأشكال التوضيحية : أثناء كتابة التقرير يجب أن تفكر في الرسوم والأشكال التوضيحية التي يمكنك الاستعانة بها فكثيرا ما يكون هناك تلازم أو ارتباط بين المادة المكتوبة والأشكال التوضيحية 

4- الغلاف والمحتويات : من المحبذ أن يحتوي التقرير على ورقة غلاف ومحتويات واحدة أو منفصلين حيث يتضمن الغلاف اسم التقرير وكاتبه وتاريخه ومكانه والجهة المخاطبة بالتقرير

5- المقدمة : مع إن المقدمة دوما في صدر التقرير إلا أنها كثيرا ما تكتب بعد الانتهاء من كتابة كل أجزاءالتقرير وتعتبر المقدمة المجال الطبيعي لعرض الأفكار العامة والتمهيد لما يجيء في التقريرمثل تعاقب الأحداث الماضية التي أدت لظهور المشكلة أو الموضوع مجال التقرير

6- الأقسام الرئيسية والملاحق : لا تشغل نفسك بكتابة أكثر من جزء واحد أو ملحق واحد في نفس الوقت

7- الخاتمة الشاملة والمناسبة

المرحلة الرابعة: المراجعةبعد الانتهاء من الصياغة النهائية للتقرير وكتابته ينبغي إعادة مراجعة التقرير من حيث ترابط المادة المكتوبة وتسلسل عرض المعلومات فيها ودقتها ووضوحها وتعبيرها بشكل صحيح عن مضمون الأفكار المطلوب توصيلها ، ومراجعتها من جهة أخرى بما يتعلق بحسن العرض والخط أو الطباعة وخلوها من الأخطاء الفنية أو اللغوية أو الطباعية والتي قد تربك القارئ ، وتفقد التقرير قيمته .... كما أن أهمية المراجعة تنبع من ضرورة التثبت مرة وأخرى من صحة الأرقام والبيانات والمصادر والمعلومات ومن الضروري قيام كاتب التقريرنفسه بمراجعة ما كتبه حتى لو تم مراجعته من قبل آخرين .