ماهي مهام المساعد الإداري؟

من مهام المساعد الاداري الاهتمام بالامور لوجستيه للمكتب وايضا  تنسيق الجداول الزمنيه بين الناس والاهتمام بالبريد و الاوراق التي لديها علاقه بخارج وداخل المنشا..

المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الدليل،

إدارة جرد الأصول والإمدادات، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للموردين، وتقديم الفواتير

التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًا

جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المماثلة

إرسال وتلقي البريد والطرود

إعداد المراسلات التجارية (غالبًا باستخدام برامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر)

إرسال الفاكسات

إدارة الملفات

البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية

أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه

إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي.

إرسال واستقبال استمارات الشركة

القيام بالمساندة الإدارية وأعمال السكرتارية.من المهام والواجبات :• تنظيم ملفات المكتب• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين• الإشراف على عمل موظف الإستقبال والمراسل• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين.• عمل جدول عمل مع مدير المبيعات وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها.• تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات وبيانات التحصيل ... إلخ).• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية .• استقبال الفاكسات والرد عليها .• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم .• المساعدة في تجهيز مواد التدريب.• متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.• القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.

العلاقات الوظيفية:

الإتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال، المدير الإداري، المدير التنفيذي، مديرالفرع، مديرالمبيعات، موظفي المبيعات.

الدور التكاملي والمكمل للمدير

تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية . استقبال الفاكسات والرد عليها . الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم 

مكمل المدير