كيف يواجه أمين المخزن تحديات السرقة او اهدار متعمد و تلف المواد لسوء التخزين واستهتار عمال المخزن والمشروع عامتآ ؟و ما هى الحلول العلميةوالعمليةلذلك؟

اخ احمد سوف اعيد نفس الاجابة التي اجبتها على سؤال مشابه في موقع اخر 

موضوع المستودعات كبير و شائك و انا اعتبره السهل الممتنع ، و قد تكون اكثر امور حساسية و حرجا هي موضوع العجز في المخزون بغض النظر عن اسبابه و هي متعددة ، و يجب الوقوف عند كل سبب لوضع الحل و الاجراء المناسب ، فالعجز قد يكون ناتجا اما عن خطأ في ترحيل القيود و خطأ في تسجيل الكميات الواردة و الصادرة ومع مضي الوقت يصبح من الصعب اكتشاف هذا الخطأ ، و قد يكون العجز ناتجا بسبب دخول موظفي الشركة من غير كادر المستودع للمخازن للبحث عن مادة معينة و هذا يودي للعبث بالمواد و نقل مادة مكان اخرى او عليها ، و قد يكون العجز بسبب السرقة . 

و الحلول تكون كالاتي :- 

1. يجب ان يكون امين المخزن على قناعة و ثقة بنفسه و انه ليس مجرد كاتب و انه يجب ان يكون دور واضح فيما يجري في مستودعه ، كون اي خلل يحدث سوف يتحمله هو . 

2. التركيز على موضوع التوثيق وعدم اهمال اية وثيقة ، و لا يتم صرف او استلام اية مادة بدون الوثاق المعتمدة لذلك 

3. احكام السيطرة على مداخل المستودعات بحيث لا يسمح لأي شخص بالدخول الا بعد علم و موافقة مسؤول المخزن . 

4. توفير كشوفات بموجودات المستودعات لأصحاب العلاقة في الشركة للقضاء على موضوع الدخول للمخازن . 

5. التركيز على موضوع تصنيف و توصيف المخزون ، حتى لا يكون هناك خلط عند الصرف بسبب التشابه و عدم الوضوح في الوصف . 

6. تحديد المهام و الواجبات على الكادر . 

7. اجراء مراجعة اسبوعية او شهرية للمواد الواردة و المصروفة . 

8. تخزين المواد على الرفوف بطريقة صحيحة و واضحة لا تسمح بان يكون خطأ عند عملية الصرف . 

9. التعامل بحزم مع المشاكل التي تظهر في المستودع  ، و تحميل اي شخص في المستودع قيمة ما يتلفه من مواد بسبب استهتاره .

10. امين المستودع ليس مسؤولا عن اية مواد حتى و ان كانت ضمن قيود ما دامت الشركة لا توفر الحراسة اللازمة لها ، حيث ان حماية المستودعات من الخارج هي مسؤولية ادارة الشركة . 

و لا يمكن ان ينجح أي مسؤول للمستودعات في عمله الا اذا كان هناك ادارة شركة متفهمة لحساسية هذا الموضوع ، اخي محمد انا ادير مستودع مساحته كبيرة جدا و يحتوي على عشرات الالاف من المواد و يساعدني فريق عمل نشيط و ادارة شركة متفهمة و تدعم اية توجه او اقتراح اقدمه لمصلحة العمل ، و رغم ان الاجراءات الرقابية في الشركة كثيرة و متعددة و شديدة ، لكن و بفضل الله لا اعاني نهائيا من موضوع الفاقد او العجز في المستودعات ، قد تظهر اخطأ فنية هنا او

يجب ان يكون هناك اجراءات رقابة داخلية و بالاضافة الى عمليات جرد مستمرة و بشكل مفاجىء

لا بد من تطوير و تدريب امناء المستودعات و نشر الوعي من مخاطر وجود اي نقص او زيادة و ما هي المشاكل الممكن ان تواجه المنشأه و ان الادارة المالية قادرة على كشف مثل هذه الاخطاء و بكل سهولة

عزيزي احمد سعيد / انصحك ان تبتعد من الخوف لكي تنجح100% اما التردد والخوف  هو سبب الفشل حتماً ..

اما كيف تضمن عدم وجود سرقات فهذا يضمنه لك الاسلوب الرقابي على المخازن الخاص بالشركة و اذا كان الاسلوب الرقابي المعد من قبل الشركة قاصر ولا يرفع نسبة الرقابة اليومية الى المستوى المطلوب فعليك انت ان تقوم بتطويره من خلال ادراكك و اهتمامك بعملك و مهاراتك و هذه الخصائص ان لم تتوفر لديك فعليك ان تسأل بعد ان تتعرف على الثغرات والقصور الذي يحيط بالعملية الرقابية على المخازن فلا تستبق الاحداث وتقول :  (ولكننى أرفضها بسبب تحديات مواجهة السرقة بالمخازن!ولأنى أحب وأحرص على النجاح100% فى كل عمل يسند لى) هذا المبرر لا يقود الا الى الفشل الحتمي100% اما النجاح100% هو بالابتعاد عن مثل هذه المقولات .. اتمنى لك التوفيق وسأنتظر عودتك بسؤال اثناء تحملك المسؤولية على ان يكون سؤالك بنقطة أو نقاط محددة في نظام رقابي على المخازن وتطلب مساعدة لتطوير الاسلوب الرقابي مع توضيح الثغرات التي قد تؤدي الى سرقات و قصدي من الواقع العملي .. فلا تستبق الاحداث ..

أنا مع إجابة أ/ عبد الوهاب و أ/ عبد الحكيم 

أضيف عليهما:

1- لا بد من وجود دورة مستندية قوية و مغلقة داخل المخزن

2- لا بد من زرع روح الفريق في فريق العمل المتواجد للعمل بقلب رجل واحد و إلا توفير مجموعة عمل جديدة تتميز بالنشاط و السرعة و الدقة 

3- لا بد من تفهم إدارة المنشأة لحساسية المستودعات (المخازن) و توفير كل الإجراءات الإحترازية لتأمينها و تقبل الإقتراحات البناءة من العاملين بالمستودعات 

جميع الاجابات المقدمة رائعة

أخي الكريم

لكل نقطة من النقاط التي ذكرتها يوجد لها حلول كثير ساحاول ان اشرحها بكل مبسط وسهل ولكن لاتنسى قبل ان تستلم المستودعات ان تقوم بجرد كامل البنود وان تحتفظ بنتيجة الجرد لانه لابد من ترجع لها فهي مرجعك الوحيد للبنود  بكل الاوقات

·         تحديات السرقة

1-     وذلك حب طبيعة البنود التي يتم التعامل معها وحسب طبيعة تكلفتها فمن الممكن استخدام نظام (ار اف اي دي ) فهو يقوم بضبط حركة البنود ومعالجتها على النظام مباشرة دون اي تدخل بشري.

2-     يوجد قطع صغيرة توضع على البند و ويوجد لها مدى معين عندما تجتازه يقوم الجهاز المرتبط بها بالانذار ان هناك عملية سرقة .

3-     الكميرات المنتشرة الان في المستودعات فهي تراقب كل المستودع ويمكن ان تحفظ لمدة شهر يمكن العودة اليها باي وقت واعادة الوقت والتاريخ الذي تريده .

4-     الجرد المستمر وتقارير المستودعات

·         اهدار متعمد وتلف لسوء التخزين واستهتار عمال المخزن

العمل في المستودع يعتمد على الروح الجماعية والتفاهم بين جميع اعضائه

1-  بالنسبة للهدر المعتمد ممكن معالجته بتحميل التكلفة للشخص المسبب وبذلك يكون الجميع لديه رادع بعدم القيام به

2- التلف يوجد بكل شركة حد معين للتلف حسب طبيعته ( في جمرك – اثناء النقل – أثناء التحميل والتنزيل ) ويوجد لها اجراء معين واحتياطات لمعالجة هذه الحالة  

3 - سوء التخزين من خلال البرناج المتعامل به في الشركة من الممكن اختيار نظام (فيفو) ويعتمد على تخزين البنود المستلمة وصرف البنود المخزنة  وهو من اكثر النظم المعتمدة للبنود التي لها مدة صلاحية

4  - استهتار عمال المخزن وذلك يعتمد على الاسلوب المتعامل به مع العمال وقوة الشخصية والقرارت الحكيمة في الوقت المناسب ( عقاب او مكافئة)

العمل بالمستودعات يشعرك بالتفائل وقيمة العمل عندما يكون الجميع يد واحد انصح قبل اي اجراء تريد ان تتخذه ان تنظر في الاسباب المؤدية له والتفاهم مع العمال ومابني على باطل فهو في الاساس باطل

وشكراً  

الحلول العلمية هي طريقة التخزين

الحلول العملية هي جمع الناس حول هدف واحد أن هذا حرام إتلافه وأن العمل هو هدف ويجب أن يثقوا فيك أولا لينفذوا أوامرك

امين المخزن مسؤول عن كل ما له علاقة بالمخزن فتجب المتابعة الدورية للعمال ووضع نظام رقابة داخلي فعال ويجب وضع دائما نسبة خطأ متوقع أي الاهمية النسبية 

اولا الحماية ضد السرقة / عادة ما يكون هناك عدة وسائل

1- الكمرات المزروعة داخل المخزن

2- انتباة او نركيز امين المخزن

ثانيا تلف المواد داخل االمخزن يتم مراعاات درجات الحرارة  داخل المخزن من قبل امين المخزن شخصيا

ثالثا مراقبة تواريخ الانتهاء في المواد المخزنة   تتم مراقبة المواد بحسب تاريخ الانتهاء اليا عن طريق البرامج المحاسبية الموجودة لدى الشركة او المؤسسة نفسها

بالنسبه للسرقه فإنه يجب مراعاة الدقه فى الاستلام والتسلم للبضاعه . وانه لا يوجد أحد أخر على البضاعه فى المخازن والقيام بالجرد فى حين التسلم والاستلام من شخص لاخر

  التدقيق أثناء القيام بالعمليات المحاسبيه الفتريه أثناء التسجيل بدفاتر الصرف أو الاضافه  أو طلبات الصرف والترحيل الى كرت الصنف.

اما من ناحية سوء التخزين فيجب معرفة  والالمام بمواصفاة وصلاحية البضاعة المتواجده بالمخازن وأتباع الطريقه الانسب فى التعامل معها من ناحية الوارد اولا يصرف اولا , او الوارد اولا يصرف أخيرا

اما من ناحية عمال المخازن يجب الانتباه لهم ومحاولة حسن أختيارهم لانه من المفروض انه فريق العمل لانه لو أن هناك سيئه ستعم على الجميع وعدم الاحتفاظ بأى شخص تحوم حوله الشبهات

اتبع الخطوات التالية:-

1- جرد كل صنف عند طلبه

2- الجرد الشهرى

3-جرد ربع سنوى 

4-جرد نصف سنوى

5- جرد سنوى

6- جرد عشوائى