هل هنالك دور التخطيط الاستراتيجي في مواجهة الأزمات وتحسين الأداء ؟

التخطيط الاستراتيجي يضع اهداف استراتيجية ومنها مواجهه المخاطر والتهديدات التي قد تعترض سير العمل وانتظامه وهنا يكون دور التخطيط التشغيلي في دراسة المخاطر والتهديدات والأزمات من خلال نموذج سوات

طبعا فالتخطيط الاستراتيجي عبارة عن تخطيط على مستوى المنظمة ككل و بعيد المدى و يسعى إلى إيجاد حلول و إجراءات بالإستعانة بخبراء لتجنب الأزمات و تحقيق الكفاية و الربح و إستمرار المنظمة في عملها

التخطيط الاستراتيجي  هو المهارات الأساسية للقيادة وهو عبارة عن خارطة تُرشدك إلى الطريق الصحيح في المستقبل وكيف يمكنك أن تحقق ذلك

تتكون عملية التخطيط الاستراتيجي من عدد من المراحل المتتابعة والمترابطة وذات التأثير فيما بينها والتي تكون نظاما متكاملا لإعداد الخطط وتنفيذها ومتابعتها وتقويمها..ومن المفيد قبل تناول مراحل عملية التخطيط الإشارة بإيجاز إلى المجالات -المداخلات -العمليات -والمخرجات التى يتعامل معها نظام التخطيط والتى تتمثل فيما يلى:(0)تجميع المعلومات وتقدير الموقف, سواء كانت هذه المعلومات تاريخية أو حاضرة أو مستقبلية متوقعة, ويبرز ذلك وجود نظام معلومات إدارية متكاملة للتأكد من استمرارية ودقة أعمال التحليل والتنبؤ البيئي لكافة جوانب بيئة المنظمة.(0)تحديد وصياغة التوجهات الاستراتيجية والأهداف العامة والفرعية والتنفيذية إستنادا على ما تم تجميعه وتحليله من بيانات ومعلومات عن موقف المنظمة, ويتطلب ذلك توفير كافة متطلبات التجهيز لوضع الخطة الاستراتيجية بما فيها مراجعة وتطوير رسالة المنظمة ودستور العمل بها.(0)إعداد وصياغة الاستراتيجيات لتشمل إتجاهات المنظمة لإستغلال الموارد وإستثمار الفرص لتحقيق رسالتها وأهدافها ويتطلب ذلك وضع الإفتراضات وتحديد سبل وتوظيف نقاط القوة والتغلب على نقاط الضعف وضع كافة الأساليب والأدوات وتحديد الجهود وتوزيع الأدوار التى توفر الدفع الاستراتيجي لإنجاز الخطط وتحقيق أهداف المنظمة ورسالتها..(0)إعداد خطط وبرامج الأعمال لتحويل الاستراتيحيات إلى خطط أعمال محدودة لتشمل كافة ونشاطات وقطاعات أعمال المنظمة الفنية والإنتاجية والتسويقية والتنظيمية والإدارية والمالية, ويتطلب ذلك مراجعة الأهداف والتأكد من دقة تحديد الأزمنة وتوفير متطلبات تحقيقها ووضع أدوار الجهات والأطراف ذى العلاقة.وضع وتنفيذ أسسى ومعايير وأدوات المتابعة والرقابة للتأكد من أنتظام ودقة أعمال المتابعة ورصد النتائج وتحليلها وتقويم الأداء بما يحقق رسالة المنظمة وأهدافهاوتتميز هذه المراحل التى تشكل في جملتها عملية ذات خمس خصائص أساسية وهي:أ: أنه لايمكن البدء في مرحلة إلا بعد الإنتهاء من المرحلة السابقة لها ب- أن وجود كل مرحلة تتوقف على جودة المرحلة السابقة لها,أي أن التغيير الذى يحدث في أي منها يؤثر في المرحلة الأخرى.-أن الإدارةالاستراتيحية عملية مستمرةج-د- ينبغى النظر إلى الإدارة الإستراتيجية بإعتبارها عملية ضرورية تتطلب وجود تدفق مستمر للمعلومات تتم بواسطته مراجعة مراحل هذه العمليات وإجراء الخطوات التصحيحية في أي من مكوناتها.التخطيط الاستراتيجي ينقسم إلى ثلاثة مراحل رئيسية وهي:-مرحلة التصميممرحلة التنفيذ(التطبيق)مرحلة التقييمأولا:- مرحلة التصميم:تهتم هذه المرحلة بوضع رسالة المنظمة وتقييم البيئة الداخلية ومن ثم تحديد نقاط القوة والضعف وكذلك البيئة الخارجية من حيث تحديد الفرص والتهددات , وبعد ذلك تحديد الفجوة الاستراتيجية ووضع الأهداف طويلة الأجل ,واختيار أفضل الاستراتيجيات الكلية واستراتيجيات الوحدات والوظيفية. وتتطلب عملية التصميم تجميع المعلومات وتحليلها واتخاذالقرارات بإختيار أفضل البدائل في كل خطوة من خطواتها ,وتنبغي أن تمارس بأعلى درجة من الكفاءة حيث أن نتا ئجها ذات أثر طويلة الأجل يحدد لفترة طويلة نوع النشاط الذى تخدمها والتكنولوجيا المستخدمة والبحوث التى سوف تجرى والموارد التى سوف تستخدم.ويمكن أن نقسم هذه المرحلة إلى مرحلتينمرحلة التحليل والرصد البيئيمرحلة صياغة الاستراتيجيةمرحلة التحليل والرصد البيئيالتحليل البيئي هو إستعراض وتقييم وتوزيع المعلومات التى تم الحصول عليها من البيئة الخارجية والداخلية إلى المدير ين الاستراتيجيين في المنظمة التى سوف تحدد مستقبل المنظمة. وأبسط طريقة لإجراء مثل هذه التحليل هو سووت(swot analysis) .تعد البيئة من العوامل الهامة التى تحدد نجاح المنظمة, تواجه المنظمات اليوم بيئة أعمال على درجة عالية من التركيب والتغيير والتعقييد, لما يحدث فيها من تغيرات وتعديلات في القواعد والسياسات والأساليب, هذ بجانب العوامل البيئة الأخرى التى يؤدي تجاهلها عادة إلى تقليل فرص النجاح نقود وضغوط بعض الأفراد أو المنظمات او الهيئات السياسية والإجتماعية ومما تلتزم به من اتجاهات ومفاهيم وأخلاق وأذواق وعقائد.إلا أنه رغم تزايد هذ التركيب والتغيير والتعقيد البيئي فإن هناك تزايد مماثل في الإتجاه نحو الإهتمام بنشاط التحليل والتشخيص البيئي بهدف تحقيق نوع من التكيف بين الإمكانيات الداخلية والمتطلبات الخارجية لبيئة المنظمة.وفى ضوء بيئة المنظمة ومكوناتها وخصائصها يمكن تقسيم بيئات عمل اي منظمة إلى ثلاثالبيئة الداخلية للمنظمة:- وتتضمن العناصر البيئة داخل المنظمة والتى تنفرد بها المنظمة دون غيرها من المنظمات.البيئة الخارجية للمنظمة:- وتتضمن العناصر البيئة خارج المنظمة ذات العلاقة أو التأثير على المنظمة والتي تشترك فيها المنظمة مع المنظمات الأخرى بالمجتمع عامة وفي مجالات العمل خاصة.البيئة الكلية للمنظمة:- والتي تشمل على كل من عناصر البيئة الداخلية والخارجية معا.وبصفة عامة يجب النظر إلى هذه البيئات الثلاث على أنها ذات كيانات متميزة تتفاعل فيما بينه للتأثير على أداء المنظمة وقدرتها على تحقيق أهدافها ورسالتها.مرحلة صياغة الاستراتيجية:يقصد بصياغة الاستراتيجية وضع خطط طويلة الأمد لتمكن الإدارة العليا من إدارة الفرص والتهديدات ونقاط القوة والضعف بأسلوب فعًال. وتتضمن عملية الصياغة الاستراتيجية التحديد الدقيق لكل من المجالات الأتيةتحديد رسالة المنظمةتحديد الأهداف القابلة للتحقيقوضع الاستراتيحيات وتطويرهاوضع السياسات الكفيلة بتحقيق الأهداف والاستراتيجيات ضمن إطار رسالة المنظمة.وإليك نبذة لكل من هذه المجالات :-تحديد رسالة المنظمة missionتكمن الخطوة الجوهرية الأولى في عملية الإستراتيجية في صياغة رؤيا شاملة للمنظمة إذ يجب أن يكون لكل منظمة فلسفة وفكر خاص بها يميزها عن المنظمات الأخرى.فرسالة المنظمة هي الغرض أو سبب وجود المنظمة في بيئة معينة إنها وثيقة مكتوبة تمثل دستور المنظمة والمرشد الرئيسي لكافة القرارات والجهود وتغطي عادة فترة زمنية طويلة الأمد.تحديد الأهداف القابلة لتحقيق:تظهر الحاجة إلى وجود الأهداف في جميع المنظمات بغض النظر عن الخصائص الإدارية والتنظيمية التي تتميز بها. أن عملية إقامة غايات منهجية لا تضمن فقط توجيه المنظمة نحو تحقيق أهداف معينة, بل يمنع الإنحراف والنشاط غير الهادف والإرتباك عما ينبغي تحقيقه وصياغة الغايه من وجود المنظمة.وضع الاستراتيجيات وتطويرها:الاستراتيجية الخاصة بالمنظمة هي خطة رئيسية شاملة تحدد كيف ستنجز المنظمة رسالتها وأهدافها وذلك من خلال الإستفادة القصوى من الميزات التنافسية وتقليص الآثار السلبية للمخاطر والمساوى التي تعززها المنافسة إنها مجموعة الأفعال والقرارات التي يضطلع بها المديرون من أجل تحقيق مستوى متفوق من الأداء للمنظمة.وضع السياسات:ليس اختيار الاستراتيجية الملائمة حاليا لوضع المنظمة هو نهاية المطاف لصياغة الاستراتيجية بل لا بد من وضع السياسات من قبل الإدارة العليا لكي تصف من خلالها القواعد الأساسية للتنفيذ وتنبع السياسات من الاستراتيجية المختارة لتشكل خطوط إرشاد عريضة يسترشد بها العاملون في اتخاذ القرارات الجوهرية ذات المدى الزمني البعيد في مختلف أجزاء المنظمة.إنها مجموعة المبادئ والمفاهيم التي تضعها الإدارة العليا لكي تهتدي بها مختلف المستويات الإدارية عند وضع خططها وتنفيذها. ويسترشد بها المديرون عندما يتخذون قراراتهم في نشاطهم اليومي, ويلتزم بها المنفذون أثناء قيامهم بواجباتهم الوظيفية. وتستخدم المنظمة السياسات لكي تضمن قيام العاملين منها بإتخاذ القرارات بأساليب تدعم رسالة المنظمة وأهدافها وإستراتيجيتها وتبقى سياسات لمدة طويلة من الزمن وقد تظل باقية حتى زوال الاستراتيجية التي أدت إلى وضعها , وقد تصبح مثل هذه السياسات جزءا من ثقافة المنظمة.( مرحلة التطبيق (التنفيذ)يقصد بتنفيذ أو بتطبيق الاستراتيجية العملية التي بواسطتها يتم وضع الاستراتيجيات والسياسات موضع التنفيذ من خلال البرامج والميزانيات والإجراءات ويتم قبل مديري الإدارة الوسطى والإشرافية ولكنها تراجع من قبل الإدارة العليا. ويشار إليها أحيانا بالتخطيط التشغيلي وهي تهتم بالمشكلات اليومية لتوزيع الموارد.وقد تتضمن هذه العمليات تغيير في ثقافة المنظمة والهيكل التنظيمي , ونظام الإدارة وإليك شرح مختصر لكل من البرامج والموازنات والإجراءاتالبرامج programsالبرنامج هو مجموعة من النشاطات والخطوات اللازمة لتحقيق خطة ذات غرض محدد. انها تعمل على تفعيل الاستراتيجية , وقد تتضمن إعادة هيكلة المنظمة أو تغيير في ثقافتها أو البدء بجهود بحثية جديدة.الميزانيات budgetsهي ترجمة البرامج إلى قيم نقدية. أنها تتضمن وضع قوائم للتكاليف التفصيلية لكل برنامج لأغراض التخطيط والمتابعة.كأن نضع ميزانية للإعلان وأخرى للحوافز وثالثة للبحث والتطوير.الإجراءات procedudresيشار إليها أحيانا بالإجراءات التشغيلية المعيارية.) أنها تصف تفصيليا) الأنشطة المختلفة التى يجب القيام بها لإنجاز البرامج .على سبيل المثال قد تضع المنظمة إجراءات محددة لكيفية استيراد الموارد الأولية من السوق المحلية أو الأجنبية .وقد تتضمن الإجراءات قائمة بالموردين الذين يجب الإتصال بهم وطرق كتابة نموذج موافقة وتفاصيل الدفع.تهدف هذه المرحلة إلى تنفيذ الاستراتيجيات وتتضمن وضع أهداف قصيرة الأجل ورسم السياسات وتخصيص الموارد البشرية والمادية وتوزيعها بين بدائل الإتفاق ,كما تتطلب تهيئة المنظمة من الداخل بما قد يتطلبه ذلك من تعديل الهيكل التنظيمي وإعادة توزيع السلطات والمسؤليات ووضع الأنشطة واهتماماتها, وتحديد خصائص القوى العاملة وتدريبها وتنميتها بما يساعد على تنفيدالاستراتيجيات وفي حين تحتاج مرحلة التصميم إلى نظرة فلسفية فإن هذه المرحلة تحتاج إلى نظرة عملية وقدرة على تحريك الموارد البشرية وغير البشرية بطريقة منظمة ومرتبة تعمل على تنفيذ الاستراتيجيات التي وضعت في المرحلة السابقة.وأهم أسس نجاح هذه المرحلة هو تحقيق التكامل والتعاون بين الأنشطة والوحدات الإدارية المختلفة في المنظمة لتنفيذ الاستراتيجيات بكفاءة وفاعلية. ويحتاج التطبيق إلى أفكار جديدة وخلاقة ليست تقليدية..لايعتبر الإعداد الناجح للاستراتيجية ضمان نجاح تنفيذها عادة ما يكون من الصعب أن تفعل شياء(تنفيذ الاستراتيجية) عن أن تقول أنك ستفعل(إعداد الاستراتيجية) وبالرغم من التشابك والتداخل بين وضع الاستراتيجية وتنفيذها إلا أن تنفيذ الاستراتيجية مختلف تماما عن وضعها, ويمكن توضيح أوجه الإختلاف بين وضع الاستراتيجية وتنفيذها من خلال الأتى:وضع الاستراتيجية بمثابة تحديد موقع للقوات قبل التحركوتنفيذ الإستراتيجية بمثابة إدارة القوات خلال التحرك- يركز وضع إعداد الاستراتيجية على الفاعلية - يركز تنفيذ الاستراتيجية على الكفاءة- إعداد الاستراتيجية أساس عملية ذهنية- تنفيذالاستراتيجية أساس عملية تشغيلية - يتطلب وضع الاستراتيجية مهارات تحليلية وذهنية- يتطلب تنفيذ الاستراتيجية مهارات خاصة في مجال فعلية والقيادة- إعداد الاستراتيجية تنسيق بين عدد محدود من الأفراد- تنفيذالاستراتيجية تنسيق بين الكثير من الأفرادثالثا:- مرحلة التقييم:التقييم والمتابعة الاستراتيجية هما عملية مراقبة يحدد فيها مديروا الإدارة العليا مدى تحقيق التطبيق الاستراتيجي لإختيارهم أهداف المنظمة وغاياتها ومدى نجاحهم في ذلك, ويتم تقويم على مستوى المنظمة ومستوى وحدات الأعمال أيضا. ويستخدم المدراء في جميع المستويات الإدارية المعلومات المتوفرة عن الأداء من أجل اتخاذ الإجراءات التصحيحية وحل المشكلات. وبالرغم من أن التقويم والرقابة يمثلان المرحلة النهائية في الإدارة الاستراتيجية ,فإنهما يخدمان في تحديد نقاط الضعف في عملية تنفيذ الاستراتيجية السابقة وهذ يحفز الإدارة على عملية التصحيح.تخضع كل الاستراتيجيات لعملية تقييم لمعرفة مدى تناسبها مع التغيرات التى تحدث في البيئة الداخلية والخارجية ولتقييم مدى دقة التنبؤات التى تحتويها الخطط. ويتطلب ذلك مقارنة النتائج الفعلية بالأهداف المتوقعة من تطبيق الاستراتيجية أوفي مرحلة تطبيق الاستراتيجية.ومن أجل ضمان فاعلية كل من التقويم والرقابة لابد أن يجعل الإداريون على معلومات دقيقة وموضوعية وسريعة من العاملين تحت رئاستهم عن طريق ما يسمى بالتغذية العكسية وبإستخدام هذه المعلومات يستطيع المدراء مقارنة ما يجرى فعليا مع ما تم التخطيط له مسبقا في مرحلة صياغة الاستراتيجية. وهناك ثلاثة أنشطة رئيسية لتقييم الاستراتيجية.مراجعة العوامل الداخلية والخارجية قياس الأداءاتخاذ الإجراءات التصحيحية يترتب على تغيير كل من البيئة الداخلية والخارجية للشركة تقادم الاستراتيجيات بغض النظر عن جودتها وتميزها. ولذا فمن الضرورى قيام الاستراتيجيين دوريا بمراجعة, وتقييم الاستراتيجيات والرقابة على تنفيذها. ويمكن أن ينتج من عملية التخطيط الاستراتيجي عواقب على المدى الطويل فإذا كانت القرارات الاستراتيجية خاطئة قد تؤدى إلى فرض عقوبات قاسية ويصبح صعبا تغييرها. لذا فالتقييم في الوقت المناسب ينبه الإدارة إلى مشاكل محتملة قبل أن يصبح الموقف حرجا .يعد تقييم الاستراتيجية هام خاصة وإن المنظمات تواجه حاليا بيئة ديناميكية تتغير فيها العنصر الرئيسية بسرعة كبيرة , ولا يعد النجاح الحالي ضمانا للنجاح في المستقبليعد تقييم الإستراتيجية ضروري لكل أحجام وأنواع المنظمات يترتب على تقييم الاستراتيجية تساؤلات من قبل المديرين عن طبيعة التوقعات والافتراضات كما ينبغي أن تدفعهم لمراجعة الأهداف والقيم, وينبغي أيضا أن تؤدي إلى الخلق في مجال توليد البدائل وصياغة معايير التغيير. بغض النظر عن حجم المنظمة, فإن درجة معينة من التجول في كل المستويات ضروري من أجل تقييم الاستراتيجية بصورة فعالة. وينبغي أن تتم أنشطة تقييم الاستراتيجية بالإستمرارية وإلا تحدث في نهاية فترة محددة فقط أو بمجرد ظهور المشاكل.فالإنتظار حتى نهاية العام مثلا قد يترتب عليه فوات الأوان

بالطبع له دور هام , فتوقع المشاكل المستقبلية و العقبات و وضع و اقتراح الحلول المناسبة لها يساعد في الحد من المشكلة و ربما لتلافيها . و ذلك بالتأكيد افضل من المفاجآت