ماهي الاسس و القواعد التي يجب علي اتباعها لانشاء طلبية stock order بمعني ماهي البيانات التى ساحتاجها لاعداد الطلبية

أتفق تماما مع ما ذكره الاستاذ محمد امام. و أود الإشارة إلى نقطة هامة جدا لا يعلمها أو يغفلها الكثيرين سواء في المشتريات او المخازن . و هي الحقوق الخمسة للمشتري.

السعر, النوعية, الكمية, المكان, الوقت.

والتي يقدمها اغلب الموردين على انها خدمات اضافية بينما هي حقوق للمشتري.(buyer five rights)

أولا يجب معرفة القسم الذى تتبعينه بالشركة فإن كان تابع لإدارة المخازن فيجب إتباع الآتى

تحديد مستويات المخزون:

مستويات المخزون:

هي المستويات التي توضح حالة الأصناف داخل المستودعات. وتتكون مستويات المخزون مما يلي:

الحد الأدنى: وهو المستوى الذي يجب أن يبقى المخزون من الصنف ثابتا عنده في المستودعات.

حد الطلب: وهو المستوى المخزون من الصنف الذي يجب إعادة طلب الصنف عنده لتموين المستودع قبل انخفاض المخزون منه إلى مستوى الحد الأدنى.

الحد الأعلى: وهو مستوى المخزون من الصنف الذي يعتبر تجاوزه إسرافا في التخزين.

ويمكن توضيح مستويات أو حدود التخزين من خلال كالتالي:

المعادلات المستخدمة لتحديد مستويات التخزين:

فترة الانتظار = معدل الاستهلاك اليومي من الصنف × فترة الانتظار ( فترة الشراء )

كمية الطلب ( هي الكمية الاقتصادية للشراء ).

الحد الأدنى للمخزون = معدل الاستهلاك اليومي للصنف × عدد الأيام المرغوب الاحتفاظ فيها بالمخزون.

نقطة إعادة الطلب = الحد الأدنى للمخزون + ( معدل الاستهلاك اليومي للصنف × فترة الانتظار )

الحد الأقصى للمخزون من صنف معين = الحد الأدنى للمخزون + كمية الطلب.

*********************************************************************************************************

 وإن كان القسم الذى تتبعينه هو إدارة المشتريات فيجب اتباع بعض التعليمات ومنها على سبيل المثال

• ·        الحصول عل جودة أعلى بنفس السعر أو الحصول على نقس الجودة بسعر أقل.

• ·        معرفة سعرالسوق من خلال الآتى

1.    قوائم الأسعار الموجوده بإدارة المشتريات

2.    قوائم أسعار الموردين

3.    المعلومات التى تنشرها الشركات عبر وسائل الإعلام المختلفة

4.    إجراء المناقصات المحدودة وطلب الأسعار بالفاكس أو البريد الإلكترونى ومن خلال ذلك يمكن حساب متوسط السعر.

• ·        إختيار المورد . المورد المناسب هو المورد القادر على تحقيق أهداف إدارة المشتريات  ويقدم أفضل عروض مقارنة بمنافسيه فى السوق وفى نفس الوقت  يستطيع تحقيق أرباح تمكنه من الإستمرار فى تقديم سلعته أو خدمته للجهة المشترية فالمورد الأفضل لايعنى بالضرورة صاحب أقل سعر  ولكنه الذى يستطيع أفضل مزيج تسويقى ( المنتج – سعره – ترويجه – توزيعه ) بالإضافة إلى الخدمات الأخرى مثل التدريب الفنى وخدمات ما بعد البيع على المدى الطويل.

• ·        الكمية ( يجب تجميع كل اوامر الشراء من الإدارات المختلفة لأمر شراء واحد صادر من إدلرة المشتريات لتقليل التكلفة.

• ·        يجب تحديد وقت ومكان التوريد (يفضل أن يكون مكان التوريد مقر الشركة لتقليل مخاطر النقل)

• ·        التخلص من الوسطاء (السماسرة) بقدر ما أمكن والتعامل مع المورديين ارئيسيين مباشرة.

• ·        تقليل الجهود الشرائية وذلك بتبسيط إجراءات الشراء والدورات المستندية.