ماهى اهداف المراجعة المستندية التى يقوم بها مراقب الحسابات ؟ وماهى شروط سلامة وصحة مستندات القيد الدفترى فى سجلات المالية للمشروع ؟

تعد المراجعة المستندية من أهم إجراءات المراجعة وتتم بقيام المراجع بفحص المستندات المؤيدة للعمليات المدرجة بسجلات المؤسسة أو المنشأة محل الفحص والتأكد من عدة أمور :

1-  ان تواريخ ومبالغ المستندات تتطابق مع التواريخ والمبالغ المقيدة في الدفاتر.

2-  ان المستندات مستوفية لجميع التوقيعات .

3-  التأكد من ان المؤسسة او المنشاة محل الفحص احد طرفي المستندات على الأقل وان المستندات تخصها وفي نطاق عملها ونشاطها.

4-  التأكد من صحة وسلامة التوجيه المحاسبي المقيد في الدفاتر لهذه المستندات.

5-  التأكد من ان المستندات تخص الفترة محل الفحص وانه لا يخص فترة سابقة.

6-  التأكد من تواجد جميع المستندات وتسلسلها.

المراجعة المستندية ليس معناها الفحص العابر للمستندات ولكن المقصود منها فحص عمليات المشروع وما يؤيدها من مستندات بحيث يقتنع المراجع بأن هذه العمليات سليمة وأنها اعتمدت من الجهات المختصة بالمشروع وأنها قيدت في الدفاتر بطريقة صحيحة وبهذه الطريقة يذهب المراجع إلى ما وراء القيود الدفترية وتتبع القيود إلى مصادرها الأصلية وبذلك يستطيع تفهم طبيعة العمليات والظروف المحيطة بها وفي كثير من الأحيان قد لايتم اكتشاف بعض أنواع الغش إلا بالمراجعة المستندية.   

أهداف المراجعة المستندية

1-التحقق من أن العمليات المالية تم اثباتها بدفاتر المنشأة بطريقة سليمة وفق القواعد المحاسبية المتعارف عليها.

2-التحقق من كون العمليات المالية المثبتة بالدفاتر تخص المنشأة محل الفحص (ولا تخص حسابات شخصية لأصحاب المنشأة مثلا ).

3-التأكد من صحة التوجيه المحاسبى للعمليات المالية.

4-التاكد من أن جميع العمليات المالية الثابتة بالدفاتر مؤيدة بمستندات سليمة من الناحية القانونية والموضوعية وتكون معتمدة و موقعة من المسئولين.

وشروط سلامة و صحة المستندات هى :- 

1-استيفاء المستند للاعتبارات القانونية المطلوبة ( على سبيل المثال التحقق من توثيق عقود الملكية أو الايجار أو البيع والشراء وأية عقود أخرى وتسجيلها بالشهر العقارى – والتحقق من كون هذه العقود نهائية و ليست ابتدائية ).

2-أن يكون المستند خاص بالمنشأة و موجها اليها و ليس لأحد العاملين بها او لأحد ملاكها أو لمنشأة أخرى – بما يدل على أن المستند يشير الى أحد عمليات المنشأة و ليس عمليات تخص أحد العاملين أو الملاك.

3-أن يكون تاريخ المستند ضمن الفترة محل الفحص – ولا يكون هناك فجوة زمنية كبيرة بين تاريخ المستند و تاريخ اثبات هذا المستند بالدفاتر.

4-أن يكون المستند مرتبط بعمليات المنشأة التى تدخل فى نظام النشاط العادى لها المحدد و المنصوص عليه فى عقد التأسيس أو القانون النظامى للمنشأة.

5-أن يكون المستند معتمد من المسؤلين و مستوفى لجميع التوقيعات المطلوبة حسب نظام الاعتماد المطبق فى المنشأة.

6-ضرورة التأكد من استيفاء المستندات لرسوم الدمغة اللازمة التى من الضرورى الغاءها حتى لايعاد استخدامها مرة اخرى.

*وبعد التحقق من صحة المستند لابد وأن تم التأشير عليه بعلامة المراجعة المميزة للمراجع بما يفيد المراجعة حتى لايعاد استخدام هذا المستند مرة أخرى.