تم تعيينك مدير عام للمشروع وطلب (اصحاب الشركة) إعداد خطة تقديرية (أولية) للمشروع ..ماهي الخطوات الأساسية التي تتبعها لإعداد الخطة التقديرية الأولية ؟

أن تكون الخطوات الأساسية مبنية على رؤية  وأهداف أصحاب الشركة ، وأن تكون الخطة أقرب لتشخيص الواقع ومشمولة بتحليل موضوعي  لأن أصحاب الشركة بحاجة لمعرفة الحقائق والنتائج  أكثر من غيرهم.

إجابات الأخوة الزملاء الأفاضل كلها جيدة وصحيحة وأحببت أن أشرح أكثر فقط :

أولى المهام :

هي الإجتماع مع مدراء الفروع لتحديد التقديرات الأولية للمدخلات وتقدير المدة الزمنية وكذلك تكلفة (هيكل تجزئة العمل ) مع ملاحظة أن هذا التقرير يكون تفصيلي ومن أسفل الهرم إلى أعلاه بالتفصيل .

ويجب على المدير مقارنة التقديرات هذه مع القيود الموضوعة في خطة المشروع (ميثاق المشروع) وتدوين جميع الملاحظات التي تتعارض معه من خلاف بين التقديرات والخطة الأساسية .

ولاننسى أهمية القاعدة الحسابية وهي ( الموارد البشرية / الزمن ) والتكلفة وكذلك يجب على المدير تحديد الطريقة التي استخدمها بإعداد التقرير 

1) تحديد متطلبات المشروع

2) تحديد القيود

3) تحديد أهداف المشروع و مخرجاته

4) العمل علي تقسيم الأعمال بشكل عام يتيح فيما بعد أن يتم تكسيرها لمهمات بسيطة

5) وضع إطار زمني و تكلفة تحتوي علي حد كافي للطوارئ

1- توفير بيانات حقيقية من نتائج عدة سنوات سابقة (لا تقل عن خمس سنوات)

2- دراسة البيانات المحققة للوصول إلى متوسطات قياسية لعناصر النشاط

3- وضع خطة تقديرية طموحة بزيادة مناسبة (نسبة نمو ) تزيد عن المتوسطات القياسية وتحقق اهداف المؤسسة

4-وضع خطة الاحتياجات من الموارد (بشرية -مواد -معدات ) اللازمة لتحقيق مستهدفات الخطة القادمة

5- عمل البرنامج الزمني اللازم موزعا على شهور العام وإعتبار التوقفات وخطط الطوارئ

ان تكون الخطة مبنية علي اسس وخطوات سليمة

في اعداد خطط المشاريع يجب ان يتم تحديد الاهداف الواضحة للمشروع - smart  ومن خلالها يتم تقدير الموارد البشرية والمادية اللازمة لتنفيذ الخط ومن ثم توضيف المصاريف والايرادات المتوقعة خلال الفترة المستقبلية من اعداد الخطة